'Dossier bijhouden van essentieel belang'
Het goed bijhouden van een dossier is van essentieel belang voor een (kandidaat-)notaris. Dat blijkt uit een recente tuchtuitspraak in Amsterdam, waarbij een notaris hierin ernstig tekortschoot. Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) heeft aan de hand van deze zaak enkele tips op een rij gezet voor het goed vervullen van de poortwachtersrol.
Leg niet alleen de onderzoekshandelingen, maar ook de gemaakte afwegingen vast. In de recente tuchtuitspraak bleek de notaris niet te hebben vastgelegd welke afwegingen zijn gemaakt rondom het onderzoek naar de koopprijs, de transacties en het standaard cliëntenonderzoek. Ook over het wel of niet weigeren van diensten en of er aanleiding bestond deze op te schorten was niets terug te vinden. Daarnaast ontbrak ook de reden om een ongebruikelijke transactie niet te melden.
Voldoende onderzoek
Ook in zaken waarin niets ongeoorloofds is geconstateerd, moet uit de dossiers blijken dat er voldoende onderzoek is gedaan. Zonder dit alles goed vast te leggen, kan niet worden geverifieerd of sprake is van het vervullen van de poortwachtersrol, stelt het BFT (pdf) (pdf, 587 kB) vast.
Beperkt instrumentarium
Dat notarissen een beperkt instrumentarium hebben om de poortwachtersrol te vervullen, is geen reden om daarin tekort te schieten. Notarissen dienen de instrumenten die zij wél hebben, volledig te benutten.
Meer informatie: KNB, Lex Diks, l.diks@knb.nl, 070 3307228
Gerelateerde artikelen
De Kamer van Koophandel (KVK) is van plan haar beleid voor vestigingsadressen aan te scherpen. Notarissen moeten dan bij inschrijving van een rechtspersoon in het handelsregister in bepaalde gevallen bewijs meesturen dat het vestigingsadres mag worden gebruikt. Bij onterechte adresregistraties lopen notarissen het risico hierop tuchtrechtelijk of civielrechtelijk te worden aangesproken. Het is daarom van belang dat notarissen beschikken over het benodigde bewijs.
De Kamer van Koophandel (KVK) heeft de criteria voor het accepteren van een toestemmingsverklaring voor gebruik van een vestigingsadres door een bedrijf of organisatie aangescherpt. Voor gebruik van bedrijfspanden accepteert KVK alleen nog huurovereenkomsten en eigendomsbewijzen. De KNB roept notarissen op dit ook toe te passen bij het vestigingsadres van rechtspersonen.
De minister van Justitie en Veiligheid, David van Weel, kondigde in de Tweede Kamer maatregelen aan tegen vastgoedfraude en ondermijning. De Kamer van Koophandel (KVK) moet extra bevoegdheden krijgen om inschrijving in het Handelsregister te weigeren en als gevolg van de AML-verordening kunnen notarissen vanaf 2027 onderling gegevens delen.