Logo KNB.nl
English

Niet uit het oog

Regina van Rijswijk
Regina van Rijswijk2Regina van Rijswijk

Weet u het nog, de stortvloed aan privacyreglementen van (sport)clubs en nieuwsbrieven vorig jaar in de mailbox? Als u eerder nog niet van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) had gehoord, was u in een klap op de hoogte. Bij de notaris is de AVG op twee momenten nadrukkelijk aanwezig. Het eerste moment is bij de identificatie, het tweede wanneer de makelaar vraagt om een ontwerp van de akte van levering. En dat laatste zorgt nog weleens voor discussie.

Bij identificatie? Ik hoor het u denken. Ja, de notaris heeft immers een kopie van het legitimatiebewijs nodig voor de wettelijke identificatie. En daarin staan persoonsgegevens. De meeste cliënten zijn inmiddels goed opgevoed en weigeren geregeld hun legitimatiebewijs te laten kopiëren. Na een korte uitleg dat de notaris een van de weinige is die wel een kopie nodig heeft met het BSN-nummer en de pasfoto laten ze het toe. Het kopieerapparaat staat op ons kantoor in het zicht, dus cliënten verliezen hun legitimatiebewijs niet uit het oog.

Not amused
Daarna worden de persoonsgegevens uit de koopakte verwerkt in de akte van levering. Dat doen we vanwege een wettelijke verplichting. De makelaar vraagt de notaris dan om een ontwerp van die akte. Het verzenden van het ontwerp naar de makelaar is geen wettelijke verplichting, dus hebben we daar specifiek toestemming voor nodig van de koper en de verkoper. Ondertussen zit het wel in onze werkwijze ingebakken dat we dat meteen na ontvangst van een koopakte vragen aan beide partijen. Meestal vinden cliënten dat geen probleem, soms echter wel. Toen een verkoper laatst nadrukkelijk geen toestemming gaf, hebben wij zowel de makelaar van de koper als de makelaar van de verkoper moeten vertellen dat we de ontwerpen niet mochten toesturen, althans niet met persoonsgegevens van de verkoper daarin. Beide makelaars waren not amused. Zij stelden dat de AVG niet geldt voor het toesturen naar de makelaars van het ontwerp van de akte van levering, omdat er geen verschil zit in de persoonsgegevens die zij hadden opgenomen in de koopakte en de persoonsgegevens die ik had opgenomen in de akte van levering.

Bijzondere situatie
Dat er nauwelijks verschil zit in die gegevens klopt. Alleen heb ik alle persoonsgegevens gecontroleerd aan de hand van de diverse verplichte registers. Ik weet dus dat ze 100 procent juist zijn. Bovendien gaat het sec om het verzenden van de persoonsgegevens, daarvoor hebben we hoe dan ook toestemming van de betrokken personen nodig. De makelaar is niet onze opdrachtgever of ‘betrokkene’, zoals dat in de AVG staat. Dat is de koper, samen met de verkoper. Het zijn hún persoonsgegevens die we in een notariële akte opnemen. Om die reden hebben we hún toestemming nodig om die gegevens weer terug te sturen naar de makelaar. Ik ben het helemaal eens dat dit een wat bijzondere situatie is. Het wordt de makelaar in zo’n geval niet gemakkelijk gemaakt de begeleiding bij een aan- of verkoop af te ronden samen met zijn cliënt. Gelukkig komt het niet geven van toestemming niet zo vaak voor en nemen makelaars de benodigde toestemming steeds vaker al op in de koopakte zelf. Zo voorkomen zij een dergelijk voorval.

Identiteit overnemen
Ik begrijp dat mensen het soms eng vinden hun persoonsgegevens af te staan. Het is schokkend als je hoort hoe iemand je identiteit over kan nemen en op jouw naam misdaden kan plegen. Maar de makelaar, notaris en andere officiële instanties hebben de gegevens echt nodig om hun werk te kunnen doen. Het gaat erom dat we met zijn allen bewust zijn van het feit dat we met persoonsgegevens werken en zorgvuldig daarmee omgaan. En dat doen wij!