Veelgestelde vragen elektronische handtekening

Bij een elektronische handtekening moet worden gelet op de volgende dingen:

• Is het document niet gewijzigd sinds ondertekening?
• Hebben de juiste personen het document ondertekend?
• Is de manier waarop de ondertekenaars zich bij het ondertekenen hebben geïdentificeerd voldoende betrouwbaar?
• Indien relevant: het tijdstip van ondertekening

Wanneer een notaris een elektronisch ondertekend document ontvangt, zoals een koopovereenkomst, dan moet deze vaststellen of de ondertekening rechtsgeldig is. Een notaris mag er dus niet van uitgaan dat bijvoorbeeld de makelaar dat heeft gedaan. Doet de notaris dat niet, dan kan een cliënt ontkennen dat hij de handtekening heeft gezet.

De KNB heeft de digitale omgeving waarmee notariële akten gepasseerd kunnen worden, ook geschikt gemaakt om onderhandse stukken elektronisch te ondertekenen. Zodra de notariële softwareleverancier deze dienst gekoppeld heeft, kunnen notariskantoren deze dienst gebruiken om onderhandse stukken elektronisch door cliënten te laten ondertekenen. Hierbij worden direct dezelfde privacy- en veiligheidswaarborgen toegepast als bij het ondertekenen van een elektronische notariële akte:

• Het te ondertekenen document wordt tijdens het ondertekenproces beveiligd tegen ongewenste wijzigingen.
• Alleen elektronische handtekeningen van het hoogste betrouwbaarheidsniveau, gekwalificeerde elektronische handtekeningen, kunnen geplaatst worden.
• De notariële verplichting tot geheimhouding van informatie is gewaarborgd.
• Cliënten moet zich, net als voor het digitaal passeren van een akte, eerst identificeren op het hoogste betrouwbaarheidsniveau. Vervolgens kan de notaris de identiteit van de cliënten controleren. Pas daarna kan het elektronisch ondertekenen starten.
• Tijdens het ondertekenen houdt de notaris contact met zijn cliënt via een audiovisuele verbinding, zodat hij kan volgen of zijn cliënt de ondertekening daadwerkelijk zelf uitvoert.
• Zodra de cliënt elektronisch ondertekend heeft, worden de identificerende gegevens uit de handtekening aan de notaris getoond en kan hij controleren of die gegevens overeenkomen met de gegevens uit het eerder doorlopen identificatieproces.
• Omdat de notaris nog samen met zijn cliënt in een audiovisuele verbinding zit, kan hij desgewenst nogmaals vragen of de cliënt daadwerkelijk zelf zijn handtekening heeft gezet. Zo kan de notaris zich ervan vergewissen dat de handtekening door de juiste persoon is gezet.
• Automatisch wordt het document na ondertekening ook voorzien van een gekwalificeerd tijdszegel. Daarmee wordt het moment van ondertekening nauwkeurig vastgelegd.
• De ondertekende documenten worden zodanig opgeslagen dat de documenten na verloop van veel tijd nog steeds geopend en gelezen kunnen worden. Daarbij wordt rekening gehouden met het voortschrijden van techniek en veranderingen in technische standaarden.
• Er wordt gewaarborgd dat in de verre toekomst nog steeds aangetoond kan worden dat de elektronische handtekening op het moment van ondertekenen in orde was.

Elektronisch ondertekenen betekent vooral gemak voor de cliënt. Steeds meer processen kunnen digitaal of online en dus neemt ook elektronisch ondertekenen een hoge vlucht. Voor de notaris is een voordeel dat een digitale handtekening de notaris meer informatie geeft dan een natte handtekening.