‘Audits voegen kwaliteit toe’

‘Sommige mensen hebben op meerdere kantoren gewerkt en kunnen daarom verschillende notariële werkmethoden met elkaar vergelijken. Maar sinds ik hier in 2001 begon, ben ik nooit meer weggegaan. Misschien doen ze elders wel dingen waarvan wij kunnen leren, dacht ik weleens. Dat ik auditor werd, heeft daarmee te maken. Ook de prettige manier waarop de laatste audit bij ons plaatsvond, inspireerde mij om ook auditor te worden en op die manier kwaliteit aan het notariaat te kunnen toevoegen. Audits in het notariaat vind ik zinvol en als ik daarmee ook nog onze eigen werkstandaarden kan verbeteren, beschouw ik dat als een win-winsituatie.  

Digitaal auditeren – vanwege corona – werkt trouwens naar mijn idee niet. Ik wil notarissen en hun medewerkers graag kunnen aankijken. Een kantoor bezoeken geeft een totaal ander beeld dan een zoommeeting en live vertellen mensen andere dingen dan online.’

Verbazing

‘Logisch als een notaris mij licht gespannen ontvangt. Ik kom een kijkje nemen in zijn kantoor en bekijk ook diverse akten en dossiers. Stel dat er net een tussen zit waarmee iets aan de hand is. Ik probeer mij zoveel mogelijk in de situatie van de notaris in te leven en begrijp dat er weleens dingen niet goed gaan: waar gehakt wordt vallen spaanders. Dit themanummer gaat over toezicht, maar als auditor heb ik natuurlijk niet de intentie iemand onderuit te halen. Ik hoop vooral dat een negatief aspect door het kantoor of de notaris wordt opgepakt. Op die manier hoop ik een positieve bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het notariaat.    

Dit gezegd hebbend, zie ik ook wel zaken die mij verbazen. Sommige notarissen gaan er voetstoots vanuit dat hun medewerkers alles regelen en goed doen, terwijl ik dan bijvoorbeeld constateer dat het Kadaster en de faillissementsregisters niet eens zijn geraadpleegd. Of dat er recherches zijn verricht, terwijl de registers nog niet waren bijgewerkt.’

Zwart-wit

Ik praat met diverse medewerkers waaronder die van de boekhouding. Wie signaleert het hier als er ineens geld wordt gestort door een andere persoon dan de klant? Uit deze gesprekken krijg ik een goed beeld van een kantoor en de manier waarop wordt gewerkt: wie draagt welke verantwoordelijkheid? Er kan best eens wat tussen wal en schip vallen, maar als wordt gezegd: daar kijken wij niet naar, wordt het een ander verhaal.

Als notaris moet je ervan doordrongen zijn dat niet al jouw medewerkers punctueel werken en dat er slordigheden in jouw organisatie kunnen plaatsvinden. Let erop dat jij jouw eigen lijstjes afvinkt, zeg ik dan. Is het geld er, zijn de juiste recherches gedaan, klopt het allemaal? Want áls het misgaat ben jij als notaris verantwoordelijk.

Sommige dingen zijn zwart-wit: je hebt het geld wel of niet ontvangen. Maar vaak komt het aan op een afweging van de notaris en dat maakt het lastig. Tijdens mijn audits zie ik dossiers met zo weinig notities dat ik geen idee heb hoe de zaak is ontstaan en aangepakt. Leg de overwegingen waarom je een bepaalde keuze hebt gemaakt goed vast in het dossier. Laat zien dat je erover hebt nagedacht, er met collega’s over hebt gesproken, mogelijk zelfs de vertrouwensnotaris hebt gebeld. Goede verslaglegging ontslaat je misschien niet van een negatieve beoordeling, maar het werkt in je voordeel als je kunt aantonen dat je niet zomaar wat deed.’

Gevaarlijk

‘Tijdens bijeenkomsten van de auditors staat de werkdruk prominent op de agenda. Elke notaris wordt geconfronteerd met veel regels en werk. Alleen heeft daarover klagen zo weinig zin. Je kunt het beter zo organiseren dat het de klant, jouw medewerkers en jezelf zo min mogelijk last bezorgt. Gestructureerd werken biedt rust en overzicht. Begin op tijd en geef jouw cliënt een tijdpad, zodat die weet wanneer je wat nodig hebt.

Regelmatig vertellen medewerkers mij tijdens audits dat ze al maanden op hun tenen lopen. Daar moet je als notaris iets mee, want werk blijven binnenhalen en dat vervolgens niet kunnen bolwerken, is gevaarlijk. Een ander belangrijk onderwerp voor sommige kantoren is de continuïteit en opvolging van notarissen. Het komt dikwijls voor dat het werk zo veel tijd opslokt dat notarissen hieraan geen serieuze aandacht besteden, terwijl ze dat wel zouden moeten doen.’

Waardevol

‘In een van de onlangs door mij bezochte kantoren werd zeer geordend gewerkt en er hing een goede werksfeer. Elk dossier was gedigitaliseerd en het systeem was zo ingericht dat ik als niet-gebruiker alles moeiteloos kon terugvinden. Dat riep bij mij de vraag op of wij bij ons op kantoor niet ook een aantal veranderingen op het gebied van digitalisering zouden kunnen doorvoeren. Van alle audits leer ik, positief of negatief. Dat ik mogelijkheden zie waarmee wij hier onze kwaliteit kunnen verhogen, maakt ze extra waardevol.’