Veelgestelde vragen aktepapier en schrijfwaren

Notarissen zijn verplicht aktepapier te gebruiken dat voldoet aan de voorschriften die de Verordening aktepapier geeft. Een van die voorschriften is een duurzaamheid c.q. houdbaarheid van ten minste 100 jaar. Verder stelt de verordening enkele bruikbaarheidseisen wat betreft technische kenmerken, bedrukbaarheid en beschrijfbaarheid.
Los van het materiaal moet het aktepapier zijn bedrukt met een oranje vignet linksboven met het logo van de KNB. Een ander vereiste is een watermerk.
In de Verordening aktepapier staat verder waarvoor de notaris het aktepapier moet gebruiken: akten, afschriften, grossen en notariële verklaringen.

Wanneer het kantoor enkelzijdig print wel. Volgens artikel 41, eerste lid, onder c Wna moeten in de tekst van de akte ruimten die zijn opengebleven en onbeschreven vakken vóór de ondertekening voor beschrijving onbruikbaar worden gemaakt.
U kunt ook een lijn trekken op de lege achterzijde, maar dat is duur. Ook het laten trekken van de lijn door de printer is duur, omdat het papier twee keer door de printer moet en dat kost tijd. U kunt ook dubbelzijdig printen, maar ook dat kost tijd en bovendien is daarvoor het duurdere dikke papier nodig.

Het zegel kunt u bij een graveur laten maken. De graveur maakt een soort plaatje dat in een apparaat kan worden gedaan. Daarom is er een standaardmaat. Er is echter geen voorschrift over de grootte van het zegel. Ook niet over de plek. Het afschrift van akten moet de naam van de notaris bevatten, maar hoeft geen kantoornaam te bevatten. Ook niet of het een gecombineerd kantoor betreft.

Hier is niet aan gedacht bij de totstandkoming van de huidige Wet op het notarisambt. Het gebruik van een digitale ambtsstempel is wel mogelijk. Dit zegt ook P. Blokland in zijn commentaar op artikel 51 in Teksten en toelichting op de Wet op het notarisambt. De notaris moet er wel voor zorgen dat van de zegel geen misbruik wordt gemaakt, zoals artikel 51, tweede lid voorschrijft.

Ja, het beeldmerk kan ook gebruikt worden op een digitale kopie van een notariële akte ten behoeve van de administratie van de cliënt.

De Archiefregeling stelt eisen aan papier, inkten, toners, balpennen, omslagen en mappen, archiefdozen, hechtmechanieken en films. Balpennen en balpeninkten moeten voldoen aan DIN 16554-2 of ISO 12757-2.

Een afschrift moet worden afgegeven op aktepapier. Zie de Verordening aktepapier voor de eisen die daaraan worden gesteld.
Aflijnen en paraferen van de bladen zijn voor het afschrift niet wettelijk voorgeschreven. Maar om vervalsing te voorkomen, is het raadzaam dit wel te doen in de afschriften die aan cliënten worden meegegeven. Voor de afschriften die ter inschrijving aan het Kadaster wordt aangeboden is het risico van vervalsing niet groot, zodat aflijnen en paraferen daarvoor niet nodig worden geacht.

Volgens artikel 1 Verordening aktepapier worden op het aktepapier gesteld: akten, afschriften, grossen en notariële verklaringen. Het aktepapier mag dus niet worden gebruikt voor andere stukken.
Advocaten in samenwerkingsverbanden met notarissen mogen het aktepapier niet gebruiken. Dit wordt geborgd door het depot van het oranje logo.
Kantoren mogen wel briefpapier laten drukken dat op aktepapier lijkt, met hun kantoornaam, maar het logo van de KNB en het watermerk mogen daarbij niet worden gebruikt. Ook dat is verzekerd door het depot van het oranje logo.

Ja, dat mag. In de Wet op het notarisambt (Wna) of andere regelgeving zijn geen beperkingen aangegeven ten aanzien van het gebruik van de zijden van het aktepapier.
Uit artikel 43 Wna lid 3 kan nog worden afgeleid dat zowel enkelzijdig als dubbelzijdig gebruik is toegestaan, zolang maar alle 'beschreven bladzijden doorlopend worden genummerd'.

Als waarnemer gebruikt u het zegel van de vervangen notaris. De door de waarnemer opgemaakte minuten behoren tot het protocol van de vervangen notaris. Dit staat in artikel 29 lid 10 Wna.

Ja, dat mag. De Wet op het notarisambt geeft geen voorschriften over de plaats waar het ambtszegel moet worden aangebracht.

Vermelding van de datum van uitgifte is niet wettelijk verplicht. Wel is aan te raden om de datum van uitgifte te vermelden, omdat de uitgifte van een afschrift een ambtshandeling is waartoe u op het tijdstip van afgifte bevoegd moet zijn.

Notarissen moeten op grond van artikel 51 Wna hun ambtszegel aanbrengen op hun akten en overige notariële verklaringen. Het zegel bevat het koninklijk wapen, vroeger rijkswapen genoemd. Notarissen mogen dit zegel alleen hiervoor gebruiken. Onbevoegd gebruik van het rijkswapen is strafbaar gesteld in artikel 435b Wetboek van strafrecht. Doel daarvan is dat niet ten onrechte de indruk wordt gewekt dat het optreden van betrokkene van rijkswege erkenning geniet.

Ja, dat mag. Het wapen van het Koninkrijk der Nederlanden is opnieuw vastgesteld bij KB van 23 april 1980, nr. 3 (Stb. 206). Het wapen bleef gelijk aan dat van 1907. De beschrijving is bepalend voor de vormgeving: artikel 1 beschrijft de minimale eisen waaraan het Rijkswapen moet voldoen, terwijl de uitwendige versierselen (artikelen 2 en 3) facultatief zijn. De officiële tekening uit 1907 is destijds gepubliceerd om een goed voorbeeld beschikbaar te hebben, maar vormgevers zijn vrij de beschrijving anders te interpreteren. Navraag bij stempelleveranciers leerde dat deze verschillende, meer en minder moderne, uitvoeringen leveren.
Het nieuwe Rijkslogo van de centrale overheid, dat voor de ministeries geldt, is ontworpen door een bureau uit Rotterdam. De vormgever behoudt doorgaans het auteursrecht van de specifieke stilering.

Nee, dat mag niet.