Bewaring en archivering protocol

Raak niet in paniek maar handel snel. Dan voorkomt u mogelijk meer schade. Het Nationaal Archief heeft een calamiteitenplan Lees dit plan, hou het bij de hand en gebruik het in geval van nood. U kunt ook een salvage- of recoverybedrijf inschakelen.

• U verpakt de akten in zuurvrije standaard archiefdozen. Gebruik een grotere archiefdoos als een akte niet in een standaard archiefdoos past. De maximale maatvoering van de verpakkingseenheden bedraagt: diepte 39 cm, breedte 48 cm en hoogte 28 cm.
• De archiefdozen moeten voldoen aan ICN-kwaliteitseis 3 (bewaring 30 jaar).
• Vouw de dozen met de witte zijde aan de binnenkant.
• U verpakt en nummert de akten per jaar en per notaris.
• Alleen protocollen die voldoen aan de verpakkingseisen worden in de bewaarplaats opgenomen. De kosten voor herverpakking brengt de RvIHH bij u in rekening.

Gebruik bij voorkeur een gedrukt etiket. Neem een stift als u op de doos wilt schrijven. Op het etiket zet u de volgende gegevens:

• naam van de notaris met protocolnummer
• vestigingsplaats
• jaartal
• eerste en laatste repertoriumnummer
• een oplopend, uniek doosnummer

Het unieke doosnummer zet u onderaan. Het eerste unieke doosnummer is de doos met de oudste jaargang, het laatste nummer is voor de doos met de jongste jaargang.

Bekijk het voorbeeld van etiket en plaatsing.

De volgende restauratoren kunnen een materiële toets

• Hoogduin papierrestauratoren in Delft, telefoon 015 257 44 64, info@atelierhoogduin.nl
• Helicon collection care in Zoeterwoude, telefoon 071 303 09 40, info@heliconcc.com
• VanWaarde in Beekbergen, telefoon 055 542 31 47, vanwaarde@polygongroup.com
• VanWaarde te Helmond, telefoon 0492 533990, vanwaarde@polygongroup.com
• Tresoar in Leeuwarden, telefoon 058 789 07 89, info@tresoar.nl

Als het protocol niet compleet is, moet u een proces verbaal van vermissing opmaken. Een afschrift hiervan levert u in tweevoud in bij RvIHH. Is een akte beschadigd, dan meldt u dat in de verklaring van overbrenging. In de verklaring of een bijlage geeft u aan om welke akten het gaat.

Voor u de dozen opstuurt, levert u eerst een aantal stukken aan bij RvIHH:

• uitslag van de biologische toets;
• verklaring van overbrenging;
• specificatieoverzicht van het over te brengen protocol, bij voorkeur in Excel;
• de omvang van het geheel in meters.

U kunt deze stukken mailen naar DD.interntransport@minbzk.nl. Daarna neemt RviHH contact met u op voor een bezorgdatum.

U kunt zelf een bedrijf zoeken dat het transport verzorgt naar RvIHH. Het afleveradres is:

Rijksdienst voor Informatiehuishouding
Transportbaan 38
9672 BK Winschoten

U kunt ook aan RvIHH vragen om het transport voor u te doen. RvIHH schakelt dan de huistransporteur in. De kosten voor transport en plaatsing in het archief komen voor uw rekening. Heeft u vragen? Stuur dan een e-mail, of bel 0597 431 433.

Heeft u een protocol van een voorganger overgenomen? Dan moet u de delen die ouder zijn dan 30 jaar overbrengen naar de algemene bewaarplaats (RiVHH). Maak hierbij onderscheid tussen testamenten en andere protocolstukken. Dit is nodig vanwege het verschil in termijnen bij latere overbrenging van deze stukken naar de rijksarchiefbewaarplaats.

De Belastingdienst kan dit controleren. Dit gebeurt niet vaak. Er is bij KNB één klacht bekend van een medewerker van de Belastingdienst over een notaris die zijn oude protocol had ingeleverd bij een provinciale archiefdienst in plaats van RvIHH. Ook de Rijksarchiefinspectie kan onderzoek doen. Dat is al een keer voorgekomen bij de KNB, maar kan ook bij notariskantoren plaatsvinden.

De archiefruimte moet voldoen aan de eisen die in de Archiefregeling staan. Zorg ervoor dat uw protocol veilig wordt bewaard en bestand is tegen brand, inbraak, wateroverlast en andere gevaren van buitenaf. Zo moet de deur naar het archief minstens een uur lang brand kunnen tegenhouden, de vloer van steenachtig materiaal zijn en de ruimte voorzien zijn van luchtverversing.

De op veel kantoren gebruikelijke situatie met een of meer brandkasten, in een goed geventileerde en beveiligde ruimte, komt met de eisen overeen, als er voldoende ventilatie in de kasten is.

Op de website van de Erfgoedinspectie staat een checklist op grond van de Archiefregeling. Deze kunt u gebruiken voor het toetsen van archiefruimten.

Ja, u mag uw protocol eventueel ook bewaren bij een professionele archiefruimteverhuurder. Die ruimte moet ook voldoen aan de Archiefregeling en de eisen van beveiliging en geheimhouding.