Veelgestelde vragen bewaren en archiveren niet-protocolstukken

Raak niet in paniek maar handel snel. Dan voorkomt u mogelijk meer schade. Het Nationaal Archief heeft een calamiteitenplan geschreven. Lees dit plan, hou het bij de hand en gebruik het in geval van nood. U kunt ook een salvage- of recoverybedrijf inschakelen.

De notariële akten moeten van papier zijn en eeuwig worden bewaard. Zie artikel 41, tweede lid, Wet op het notarisambt en artikel 3 Archiefwet en daarop gebaseerde uitvoeringsregelingen. De dossiers met overige documenten mogen digitaal of elektronisch worden gearchiveerd.
In de Selectielijst voor het notariaat (Staatscourant 2005, nr 212) staan de termijnen waarna u de documenten moet vernietigen. Voor de meeste documenten uit de notarisdossiers geldt een termijn van 20 jaar, voor milieuzaken is de termijn 30 jaar.

Juridische gevolgen digitaal archiveren

De KNB heeft advies gevraagd aan mr. F. van der Woude, advocaat bij Kennedy Van der Laan te Amsterdam, over de juridische gevolgen van het digitaal archiveren. Dit advies is op 14 april 2009 uitgebracht. Het toetst de verschillende manieren van archiveren aan de kernwaarden van het notariaat, te weten rechtsbescherming, rechtszekerheid, bewaarfunctie en verifieerbaarheid. Het advies concludeert onder meer het volgende op basis van deze kernwaarden.

• Conversie van onderhandse akten van papier in een digitale vorm tast de rechtszekerheid en verifieerbaarheid aan, zodat deze documenten ten minste ook in de originele vorm bewaard zouden moeten worden.
• Ten aanzien van ondertekende stukken die geen onderhandse akten zijn, geldt dat het origineel nodig kan blijven in verband met de wettelijke vormvereisten die gelden voor de specifieke rechtshandeling, of voor het geval van betwisting van de handtekening.
• Ten aanzien van alle documenten die geen onderhandse akten zijn en ook niet zijn ondertekend geldt, dat aan dergelijke stukken vrije bewijskracht toekomt. Conversie van papier naar digitaal tast in beginsel de kernwaarden niet aan.

De KNB vindt deze conclusies, dat onderhandse akten en ondertekende stukken ook in de originele vorm bewaard zouden moeten worden, aan de strenge kant en kan zich voorstellen dat kantoren het risico nemen en alleen de digitale vorm bewaren.

Hierover is niets geregeld. In de nota n.a.v. het verslag bij artikel 15 Wna zegt de minister dat naar zijn mening alle bescheiden, zoals dossiers, aan een opvolger moeten worden overgedragen. In de Verordening overdracht protocol staat hier niets over geschreven. Dat zou misschien bij reglement moeten, maar dat is nog niet geregeld. Daarom kan beter worden aangesloten bij wat bij overdracht is afgesproken. Vaak blijkt dat er niets vast ligt. In dat geval kunt u beter niets vernietigen zolang de voorganger of diens rechtsopvolger er met het oog op de beroepsaansprakelijkheid belang bij hebben.

U moet ervoor zorgen dat de documenten binnen een redelijke termijn kunnen worden gevonden en binnen een redelijke termijn leesbaar zijn. Conversie is nodig als u verwacht dat een digitaal document binnen afzienbare tijd niet langer leesbaar is. De Archiefregeling stelt specifieke technische standaarden verplicht voor digitale opslag. Er zijn verschillende programma’s verkrijgbaar op de markt. De leveranciers kunnen u desgevraagd laten zien dat hun product voldoet aan de eisen van de Archiefregeling.

Daarover bestaat in de praktijk veel onduidelijkheid. Niet iedereen realiseert zich dat e-mail onder de Archiefwet valt. Daardoor hebben overheidsorganisaties nog nauwelijks procedures voor de informatiehuishouding van hun e-mail.

E-mail bewaren

E-mail wordt vaak beschouwd als een persoonlijk communicatiemiddel. De mappen met mail worden dan ook meestal op persoonlijke schijven beheerd. Daarnaast komt het voor dat de afdeling ICT een medewerker verzoekt om zijn postbus te legen omdat de limiet van opslagruimte is bereikt. E-mail heeft een functie in het werkproces en valt daarom onder hetzelfde regime als alle andere archiefbescheiden. E-mails mogen dus uitsluitend vernietigd en bewaard worden op basis van een geldige selectielijst.

Er is op dit moment nog geen eenduidige richtlijn voor het langdurig bewaren van e-mail. Vooralsnog is de beste manier het gebruik van XML. Dit is een coderingstaal die wereldwijd gebruikt wordt en platformonafhankelijk is. Met XML kan de gebruiker inhoud en opmaak van teksten onafhankelijk van elkaar opslaan. Dit betekent dat deze gebruiker niet steeds allerlei conversies en migraties hoeft uit te voeren.

Met behulp van XML kan ook de headerinformatie van het e-mailbericht vastgelegd worden. In de header staan bijvoorbeeld de naam en het e-mailadres van de afzender, maar ook de datum en het tijdstip waarop het bericht is verzonden. Een aantal jaren terug heeft het Testbed Digitale Duurzaamheid onderzoek gedaan naar de bewaring van e-mail.

E-mail beheren

Ervoor zorgen dat e-mail na twintig jaar nog gelezen kan worden, is niet voldoende. Net als andere archiefbescheiden moet e-mail ook toegankelijk en terug te vinden zijn. Volgens de Archiefwet moet de te bewaren informatie in toegankelijke staat worden beheerd en overgedragen.

Het bewaren van e-mail heeft dus niet alleen een technische kant, maar raakt ook aan de informatiehuishouding van de organisatie. Daarom doen organisaties er goed aan om e-mail- applicaties uit te breiden met de mogelijkheid uitgaande berichten direct te generen in XML. Met behulp van invoervelden kunnen dan bij aanmaak direct metadata worden ingevuld, zoals bijvoorbeeld het werkproces en het dossier waar de e-mail bij hoort. Dat komt ten goede aan de terugvindbaarheid.

Afkomstig van de erfgoedinspectie.

Volledige vraag: 
Stukken die samenhangen met het legaliseren van handtekeningen mogen na een jaar worden vernietigd. Betekent dat voorschrift, dat ik voortaan een aparte administratie moet aanleggen? En moeten ik kopieën bewaren als ik bijvoorbeeld voor een andere notaris een volmacht legaliseer?

Volgens de Archiefwet mag u niets vernietigen, tenzij het is geregeld in de Selectielijst voor het notariaat. Dat betekent het volgende:

• Normaal gesproken vernietigt u stukken met gelegaliseerde handtekeningen, of kopieën van de stukken met de gelegaliseerde handtekeningen na 1 jaar.
  Veel kantoren gebruiken een aparte ordner waarin zij per jaar de gelegaliseerde handtekeningen bewaren. Als uw kantoor geen stukken produceert of kopieën maakt, bijvoorbeeld in geval van een volmacht voor een andere notaris, valt er niets te bewaren of te vernietigen.
• Gaat het om het legaliseren van handtekeningen ten dienste van activiteiten buiten Nederland waarmee tevens een legal opinion of bevoegdheidsverklaring is gemoeid? Dan mogen de stukken pas na 20 jaar worden vernietigd.

Ja dat mag op grond van de Archiefregeling. U moet er wel voor zorgen dat u de documenten binnen een redelijke termijn kunt vinden en binnen een redelijke termijn leesbaar kunt maken. De bewijzen moet u 5 jaar bewaren.

Nee, er zijn geen richtlijnen voor of eisen aan een externe back up. Hier geldt het algemene advies dat de veiligheid goed geregeld moet zijn, back ups niet overschreven moeten worden en dat het terugzetten van een back up regelmatig getest moet worden Zie hiervoor ook de Gedragscode Informatiebeveiliging Notariaat. Vraag bij de externe partij hoe die veiligheid gewaarborgd is en bespreek met uw systeembeheerder of die regeling voldoende is.

Het is voor u van belang dat u kennisneemt of kunt nemen van de inhoud van aangeboden stukken die u in uw protocol opneemt. Dan kunt u pas beoordelen of er redenen zijn om dienst te weigeren. Als u dat niet kunt, mag u het stuk niet in uw depot opnemen. Maar er zijn uitzonderingen. voor holografische testamenten, die u gesloten ter hand zijn gesteld, en besloten of geheime testamenten. Hiervan kunt u uiteraard niet kennisnemen, maar hiervoor geldt echter de regeling van artikel 4:95 BW. Dit soort testamenten mag u wel in depot nemen.

Met milieuzaken worden bedoeld de zaken, waarbij aansprakelijkheidstelling kan plaats vinden op grond van artikel 3:310, tweede lid, BW. Dat artikel luidt: "Is de schade een gevolg van verontreiniging van lucht, water of bodem, van de verwezenlijking van een gevaar als bedoeld in artikel 175 van Boek 6, dan wel van beweging van de bodem als bedoeld in artikel 177, eerste lid, onder b, van Boek 6, dan verjaart de rechtsvordering tot vergoeding van schade, in afwijking van het aan het slot van lid 1 bepaalde, in ieder geval door verloop van dertig jaren na de gebeurtenis waardoor de schade is veroorzaakt." Voor deze zaken geldt een bewaartermijn van 30 jaar.

Nee, u moet de minuten in een speciale archiefruimte bewaren. U mag de gewone dossiers wel in de speciale archiefruimte bewaren, maar dat is wel kostbaar omdat die ruimte aan strikte eisen moet voldoen. Bovendien is het ook lastiger voor de beveiliging als er continu wordt in- en uitgelopen. Voor de dossiers kunt u beter een andere plek zoeken.

Het verdient aanbeveling dat u originele stukken meteen teruggeeft aan uw cliënt. U kunt de kopieën van deze stukken bewaren in het dossier. Er geldt een uitzondering van de bewijzen van eigendom die aan de koper worden overhandigd (art. 7:9 BW). Als u tóch originele stukken van uw cliënt bewaart, kan uw cliënt deze tot vijf jaar na de beëindiging van de zaak opvragen (artikel 16 Wna en artikelen 7:400 en 7:412 BW).

Ja, dat moet op grond van artikel 10 Verordening overdracht protocol. U moet inzage geven in de door de oud-notaris opgemaakte akten en de daarbij behorende dossiers en andere relevante stukken. Ook de boekhouding valt onder andere relevante stukken.