Veelgestelde vragen

Regelmatig (bij voorkeur één keer per week) moet worden gecontroleerd of het saldo in het kasboek overeenkomt met het geld dat in de kas aanwezig is. Deze controle moet uiteraard niet worden gedaan door de medewerker die is belast met de kassiersfunctie. Overigens is het niet onverstandig dat de beheerder van de kas zelf dagelijks vaststelt dat het beginsaldo + alle ontvangsten van die dag -/- alle betalingen van die dag aansluit bij het aanwezige kasgeld aan het einde van de dag. De medewerker die de kas controleert (bijvoorbeeld de administrateur), laat de kasbeheerder het aanwezige kasgeld voortellen.

Van de kascontrole wordt een kasopnameformulier (zie: Voorbeeld Kasboek en Kasopnameformulier notariskantoor) opgesteld en ondertekend door de kascontroleur en -beheerder. De kascontroleur moet vaststellen dat de omvang van het kasgeld volgens het kasopnameformulier overeenkomt met het saldo in het kasboek. De controleur tekent het saldo in het kasboek af. Eventuele kasverschillen moeten door de notaris worden gefiatteerd en direct in de administratie worden verwerkt. Het is raadzaam om de kascontrole onaangekondigd uit te voeren. Dit om te voorkomen dat de kas (‘tijdelijk’) kloppend wordt gemaakt.

De volgende maatregelen dragen bij aan verbetering van de beveiliging van de kasgelden:

• Stimuleer zoveel mogelijk dat betalingen en ontvangsten via de bank plaatsvinden.
• Zorg dat alleen de kasbeheerder toegang heeft tot de opbergplaats van het kasgeld.
• Controleer onaangekondigd of het aanwezige kassaldo aansluit op het saldo in het kasboek.
• Maak afspraken over vervanging als de kasbeheerder met vakantie of ziek is.
• Laat kwitanties vooraf door de drukker doorlopend nummeren en zie er daarna op toe dat deze in nummervolgorde worden uitgegeven en verantwoord.

Maak gebruik van een kasboek om de contante geldstromen adequaat vast te leggen. Hierin worden op datum onmiddellijk alle contante ontvangsten en uitgaven verantwoord. Periodiek (bij voorkeur één keer per week) verwerkt de boekhouding dit in het grootboek.

De medewerker die is belast met de bewaring van het kasgeld, is bij voorkeur iemand die uitsluitend ontvangsten en betalingen verricht en het geld bewaart. Omdat het kasverkeer vaak van geringe omvang is, is het waarschijnlijk economisch niet verantwoord om deze werkzaamheden in een afzonderlijke functie onder te brengen. Hoewel de kas in de praktijk vaak wordt gedaan door de boekhouding, is het uit oogpunt van interne controle noodzakelijk dat deze activiteit bij iemand anders wordt ondergebracht (bijvoorbeeld de notarisklerk).

Neem in de instructie voor de kasbeheerder de volgende bepalingen op:

1. Verantwoord de ontvangsten in het kasboek voordat u de kwitantie afgeeft.
2. Verantwoord de betalingen in het kasboek voordat u het geld uitgeeft.
3. Verricht slechts betalingen op basis van goedgekeurde/gefiatteerde nota’s.
4. Voorzie de nota’s van een stempel ‘betaald d.d. …’.
5. Zorg dat de voor ontvangsten af te geven kwitanties zijn ondertekend door de notaris of een door hem aangewezen kandidaat-notaris.
6. Weet wat als kasgeld mag worden geaccepteerd. Alleen euro's of ook vreemde valuta? Worden cheques geaccepteerd en zo ja, welke procedures zijn er daarbij?
7. Wikkel voorschotbetalingen (als dit door de notaris is toegestaan) tijdig af en verwerk deze in de financiële administratie.
8. Weet hoe groot het kassaldo maximaal mag zijn en draag overtollige kasgelden af aan de bank van het notariskantoor.
9. Weet hoe het kasgeld moet worden bewaard (overdag en 's nachts).
10. Weet hoe vaak u de kas moet controleren.
11. Rapporteer en verantwoord kasverschillen direct aan de notaris .
12. Weet welke procedure u moet volgen bij overdracht van de kas bij (tijdelijke) afwezigheid van de kasbeheerder.