Kwaliteitszorg en audits

Binnen vier weken na de audit ontvangt u een rapport. Indien nodig voorzien van aanbevelingen, door te voeren verbeteringen en de daaraan verbonden termijn.

Een vorm van horizontale kwaliteitstoetsing, waarbij onderzoek door beroepsgenoten naar kwaliteit en integriteit centraal staat. Het kent enerzijds een sterk kwaliteitsbevorderende component, anderzijds is, in geval er misstanden worden geconstateerd, het tuchtrecht het sluitstuk. Met name in de medische wereld en in de advocatuur is dit een bekende praktijk.

De termen worden vaak door elkaar gebruikt. Daarnaast is de invulling die er in verschillende landen en in verschillende disciplines aan gegeven wordt dermate verschillend dat een te beperkte interpretatie onwerkbaar zou zijn. We gebruiken hier ‘intercollegiale toetsing’ voor het model, en ‘peer review’ voor de auditdag zelf.

Het model voor intercollegiale toetsing is door de KNB ontwikkeld, waarbij gebruik is gemaakt van de expertise van notarieel deskundigen. Er zijn verschillende bijeenkomsten geweest waarin de criteria en de gespreksopzet werden bepaald, getest en verfijnd. De nu voorliggende criteria vormen het uitgangspunt bij de gesprekken.

Door een beknopte lijst met relatief open normen op te stellen, en die te onderbouwen met de juridische grondslagen van de genoemde verplichtingen, doen we recht aan de opdracht van de ledenraad om de inhoudelijke kant van de kwaliteitstoetsing te ontwikkelen. Immers, op die manier wordt voorkomen dat inspanning van een kantoor slechts met een rapportcijfer wordt beoordeeld in plaats van op de werkelijke merite.

Tegelijkertijd kan niet worden volstaan met het kopiëren van een kwaliteitshandboek en er verder geen aandacht meer aan te besteden. De auditor zal de mate van bewustzijn met betrekking tot vraagstukken op het gebied van kwaliteit en integriteit, en de daaraan verbonden activiteiten onderzoeken.

In het toezichtmodel zoals vastgelegd in de nieuwe notariswet vervult het BFT de rol van toezichthouder. Naast de bestaande financiële onderzoeken zullen zij risicogebaseerd onderzoek gaan verrichten naar de naleving van wet- en regelgeving door het notariaat. De taak van de KNB is preventief en kwaliteitsbevorderend. De auditoren zijn geen opsporingsambtenaren.

Op gebied van onderzoek naar de naleving van de WWFT bestaat op dit moment het toezichtarrangement tussen BFT en KNB voort, waarbij de KNB namens het BFT onderzoek doet naar de wijze van naleving van de betreffende wetgeving.

Het BFT krijgt een geaccumuleerde rapportage per ronde peer reviews, waarbij wordt ingegaan op het WWFT-deel van het peer review.

Iedere auditor krijgt een aantal kantoren toebedeeld door het auditbureau. Streven is dat de auditoren niet uit hetzelfde arrondissement afkomstig zijn als de door hen te bezoeken notarissen. De toewijzing is willekeurig, waarbij wel gelet wordt op reisafstand en kantooromvang.

In uitzonderlijke gevallen komt het voor dat een kantoor, of soms ook een auditor, vindt dat de audit niet met de vereiste objectiviteit kan worden uitgevoerd. Dat kan verschillende redenen hebben. In dergelijke gevallen kan contact met het auditbureau worden opgenomen om de zaak te bespreken en tot een oplossing te komen.

Doel, handelswijze en reikwijdte zijn vastgelegd in de Verordening op de kwaliteit, die op 2 januari 2009 van kracht werd.

De notaris is verplicht de auditor inzage te geven in de cliëntendossiers. Hij handelt daarbij niet in strijd met zijn geheimhoudingsplicht. Dit is geregeld in artikel 61a van de Wet op het notarisambt (Wna). De auditor heeft zelf ook een geheimhoudingsplicht en verschoningsrecht.

Volgens artikel 22 Wna is de notaris tot geheimhouding verplicht, voor zover niet bij of krachtens wet anders is bepaald. In artikel 61a Wna is deze geheimhoudingsplicht opgeheven. In het derde lid van artikel 61 a staat dat de notaris en de onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen niet gehouden zijn aan de geheimhoudingsplicht van artikel 22 jegens de kwaliteitstoetsers.

In het tweede lid van artikel 61a zijn verschillende artikelen over toezicht uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van overeenkomstige toepassing verklaard. Bijvoorbeeld 5:16 en 5:17, die bepalen dat een toezichthouder bevoegd is inlichtingen te vorderen en inzage te vragen in zakelijke gegevens en bescheiden. En artikel 5:15, dat de toezichthouder de bevoegdheid geeft elke plaats te betreden, en zich te doen vergezellen door personen die hij daartoe heeft aangewezen.

De kring van notariële geheimhouding is bij de wetswijziging Hammerstein per 1 januari 2012 verbreed. De auditoren of kwaliteitstoeters, zoals de wetgever ze ook noemt, hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht gekregen, waaraan het verschoningsrecht is verbonden. Telkens wanneer de geheimhoudingsplicht ‘overgaat’ op een ander dan de oorspronkelijke geheimhouder bij wijze van afgeleide geheimhoudingsplicht, is daar ook het verschoningsrecht aan verbonden. Dit geldt voor de toezichthouder, een onderzoeker van het BFT, de tuchtrechter, of een kwaliteitstoetser, wanneer zij kennis nemen van een cliëntdossier. Aldus de parlementaire geschiedenis.

Ja, de assistent van de auditor heeft ook geheimhoudingsplicht en verschoningsrecht. De principes van geheimhoudingsplicht en het daaraan verbonden verschoningsrecht gelden op dezelfde manier voor personen die zijn betrokken bij de uitvoering van kwaliteitstoetsing. De wetgever noemt in dit verband bijvoorbeeld het bestuur van de KNB. Ook de assistent van de auditor opereert als afgeleid verschoningsgerechtigde binnen de kring van notariële geheimhouding.

De toetsers die de peer reviews uitvoeren worden opgeleid in auditvaardigheden en in gesprekstechnieken. Zij voeren een simulatie peer review uit waarbij gebruikt wordt gemaakt van oefendossiers. De opleiding wordt afgesloten met een oefen peer review op een kantoor dat zich hiervoor heeft aangemeld, waarbij de toetser vergezeld wordt door een ervaren auditbegeleider.

Na afronding van de opleiding worden de auditoren voor een periode van drie jaar aangesteld. Er is een groep van 25-30 auditoren actief, waarvan jaarlijks een derde deel de fakkel overdraagt aan een groep nieuwe toetsers.

Als een kantoor meerdere vestigingen heeft, worden al deze vestigen bezocht, niet noodzakelijkerwijs in hetzelfde jaar. Alle vestigingen worden eens per drie jaar bezocht.

Dat is enerzijds afhankelijk van de omvang van het kantoor dat bezocht wordt, maar anderzijds ook van de wijze waarop bijvoorbeeld het personeel is geïnstrueerd en op de hoogte blijkt, of de dossiers geordend zijn en gevraagde documenten snel kunnen worden getoond. Bij de opzet gaan we vooralsnog uit van de volgende indicaties:

• kantoor met 1-4 (kandidaat-)notarissen: ongeveer 6 uur
• kantoor met 5-8 (kandidaat-) notarissen: ongeveer 8 uur
• kantoor met meer notarissen, of IDS-kantoor: bezoek met auditteam van twee of meer personen, ongeveer 8 uur.

Vooraf ontvangt de auditor uitsluitend informatie over de omvang en de vestigingsplaats van het kantoor.

Wanneer de afspraak wordt gemaakt stuurt de auditor het kantoor een korte vragenlijst toe, met een aantal vragen over de aard van de praktijk, en, in verband met het Wwft onderzoek dat in de toetsing is opgenomen, vragen over de naleving van de Wwft.

Vervolgens kan de auditor openbaar toegankelijke bronnen raadplegen (internet). Er wordt door de KNB geen aanvullende informatie verstrekt.

Dossierinzage heeft uitsluitend tot doel inzicht in de handelwijze van kantoor en notaris te verkrijgen, en heeft nooit betrekking op de handelwijze van cliënten. Op basis van de aard van de praktijk en de vragenlijst die vooraf is gestuurd selecteert de auditor een aantal dossiers. De auditor zal in ieder geval dossiers willen inzien wanneer een Wwft-melding is gedaan of overwogen.

De dossiers worden - eventueel samen met de notaris en/of de behandelaar - doorgenomen, waarbij aan de hand van de criteria gekeken wordt naar de wijze waarop de notaris voldoet aan de geldende normen van kwaliteit en integriteit De auditor verricht geen opsporing van fouten, maar zal wel een geconstateerde omissie gebruiken als leidraad voor een vervolgvraag. Steeds zal hij daarbij trachten te bepalen of het een incidentele tekortkoming betreft, dan wel een van structurele aard.

Ja, dit verdient zelfs de voorkeur aangezien er zodoende snel en adequaat toelichting kan worden gegeven.

Tijdens het eindgesprek worden de bevindingen van de dag besproken. Soms wordt door het kantoor nog aanvullende informatie verschaft, en ook kunnen eventuele onduidelijkheden worden toegelicht. Bij voorkeur zijn bij het eindgesprek, naast de notaris(sen), degenen met wie een gesprek is gevoerd aanwezig. Uiteraard is dat ook afhankelijk van de omvang van het kantoor. Vaak is op een klein kantoor het merendeel van het personeel aanwezig (5 tot 10 personen). Bij een groter kantoor zal in overleg met de auditor een keuze kunnen worden gemaakt. Immers, in een al te omvangrijk gezelschap zou het gesprek minder diepgang kunnen krijgen.

Nee, dat zou strijdig zijn met de aard van het peer review. We denken dat de criteria en de documentatie voldoende handvatten voor de eigen invulling van een zelfevaluatie bieden, en verwachten dat het meer effect sorteert wanneer de betrokkenen hier zelf mee aan de slag gaan. Op die wijze wordt actieve omgang met de thema's kwaliteit en integriteit bevorderd.

Ja, we weten dat sommige marktpartijen daarbij behulpzaam kunnen zijn. Het voordeel daarvan is, dat je een beoordeling verkrijgt van een onafhankelijke maar wel gespecialiseerde partij. Om het effect daarvan te maximaliseren moet je als kantoor wel open staan voor de bevindingen, en ze vervolgens ook daadwerkelijk aanpakken.

Notarissen en kandidaat-notarissen gebruiken de auditrapporten soms om reclame mee te maken of om zich te verdedigen bij de tuchtrechter. De auditrapporten zijn echter geschreven voor de geaudite kantoren en niet voor buitenstaanders.

• Is een positief auditrapport bruikbaar in een tuchtprocedure? Het is aan de tuchtrechter zelf om de relevantie te beoordelen van een positief auditrapport, gezien het feit dat het een momentopname betreft. Het vertrouwelijke karakter van het peer review, waarmee ook de kantoorgenoten van de beklaagde notaris zijn getoetst, verzet zich ertegen dat de tuchtrechter een volledig auditrapport zou kunnen opeisen.
• Is een positief auditrapport bruikbaar als marketinginstrument? Dat is aan de kantoren zelf om te beoordelen, waarbij terughoudendheid wordt aanbevolen.

De KNB vertrouwt erop dat alle betrokkenen zich rekenschap zullen geven van de status van de auditrapporten.

Mocht de auditor het gefundeerde vermoeden hebben dat er sprake van klachtwaardig gedrag is, of wanneer klachtwaardige handelingen worden geconstateerd, dan meldt hij dit in het rapport, waarbij de misstand omschreven wordt, en de aanbeveling tot een nader onderzoek wordt gedaan.

Het auditbureau zal dan op korte termijn een team van drie of meer auditoren samenstellen die een nadere toetsing zullen uitvoeren. Zij zullen vast stellen of het vermoeden voldoende gefundeerd is om het bestuur een onderzoek door de Kamer van Toezicht te doen vragen, of een klacht in te dienen. Bevindingen uit het peer review zullen dan gebruikt worden om een dergelijk verzoek te onderbouwen.

Bekijk ook de procedure die in een dergelijk geval zal worden gehanteerd.

Ja. De geschillenregeling vindt u het Reglement op de kwaliteit Geschillen.

Nee, er worden geen certificaten verstrekt. Er wordt niet gepubliceerd welke kantoren al bezocht zijn. Het opgezette model van peer review betreft alle kantoren in gelijke mate.

Nee, een garantie biedt het niet, maar we verwachten wel dat de kantoren die volgens een dergelijk (management)systeem werken en dus hun processen beter op orde zullen hebben, ook inhoudelijk beter toegerust zullen zijn. Die verwachting is deels gestoeld op ervaringen uit andere bedrijfstakken, maar wordt ook gesteund door bevindingen die uit de WID/MOT-auditrondes zijn gecondenseerd.