Wat is digitale dienstverlening

Inhoudsopgave

• Wat is digitale dienstverlening?
• Voordelen van digitale stappen
• Digitale afspraken en akte opstellen
• Hoe ziet het eruit?

Elk kantoor is anders

Wat een notariskantoor aan haar cliënten biedt is hulp in de vorm van zorgvuldigheid, vertrouwen en persoonlijk advies. Digitale middelen zijn geen vervanging hiervan. Ze kunnen het proces eromheen alleen maar eenvoudiger laten verlopen.

Niet elk kantoor gebruikt digitale mogelijkheden op dezelfde manier. Sommigen hebben al meerdere digitale stappen in hun werkproces opgenomen. Anderen gebruiken digitale middelen vooral in specifieke situaties, of staan nog aan het begin van die ontwikkeling. Digitale dienstverlening is daarom geen alles-of-niets vraagstuk. Het gaat er vooral om waar digitale middelen het werk in de praktijk kunnen ondersteunen.

Digitale dienstverlening in het notariaat heeft verschillende vormen. Het gaat over digitale systemen, processen en applicaties die u en uw medewerkers inzetten om uw eigen werk te ondersteunen en om cliënten beter van dienst te zijn.

Ondersteuning van het notariële proces

Enerzijds gaat het om digitale stappen binnen het notariële proces zelf. Denk bijvoorbeeld aan:

• Digitaal gegevens opvragen van cliënten

• Digitaal oprichten van een BV
• Het voeren van een adviesgesprek op afstand

Ondersteuning van communicatie richting klanten

Daarnaast kunnen notariskantoren digitale marketing- en communicatiemiddelen inzetten als onderdeel van hun dienstverlening richting klanten. Bijvoorbeeld:

• Digitale communicatie (email, website, sociale media)

• Website van het kantoor

• Chat(bot)

Bij de KNB ondersteunen we u graag bij het notariële proces, door applicaties hiervoor te ontwikkelen. We gebruiken 'Digitaal Notariaat' als label voor communicatie rondom deze ontwikkelingen en veranderingen die spelen in het notariaat wat betreft digitalisering.

Ziet u een kans voor de digitale communicatie binnen het notariaat of wilt u hier advies over vanuit de KNB? Mail digitaalnotariaat@knb.nl

Wanneer onderdelen van het proces digitaal verlopen, kan dat het werk op kantoor merkbaar verlichten. Gegevens hoeven minder vaak handmatig te worden overgenomen en dossiers kunnen sneller worden voorbereid. Daarmee neemt ook de kans op invoerfouten af.

Voor cliënten kan digitalisering het traject toegankelijker maken. Gegevens kunnen vooraf worden aangeleverd en bepaalde stappen kunnen plaatsvinden op een moment dat voor alle betrokkenen past.

Samengevat:

• Gegevens hoeven niet meerdere keren te worden overgetypt

• Het aantal administratieve handelingen per dossier neemt af

• De kans op invoerfouten verkleint

• Gegevens kunnen veilig worden opgeslagen en verzonden

• Er ontstaat meer tijd voorinhoudelijk advies en cliëntcontact

• Vergroot toegankelijkheid tot uw kantoor

• Meer mogelijkheden (fysieke en digitale identificatie) voor uw klanten

Steeds meer onderdelen van het notariële proces kunnen digitaal worden ondersteund! Met het platform Digitaal Passeren van de KNB is bijvoorbeeld veel meer mogelijk dan alleen het oprichten van een b.v. . U kunt hier ook afspraken maken voor beeldbellen of het ondertekenen van onderhandse stukken.

Daarnaast hoeft u een afspraak niet op afstand te hebben om deze digitaal af te handelen. Ook op kantoor zorgt een digitaal proces voor versnelde handeling en een veilige afwerking.

Vraag uw softwareleverancier hoe het eruitziet

U bent gewend te werken in de notaris-software van uw softwareleverancier. Een pakket dat vaak op uw kantoor en manier van werken is afgesteld. Dit helpt u bij een soepel digitaal proces.

De mogelijkheden die u op deze pagina ziet zijn ook te gebruiken via uw softwareleverancier. Is dit niet direct te vinden? Ga dan in gesprek om te vragen hoe deze applicatie er bij u uitziet en hoe u het binnen uw pakket kunt gebruiken. Het kan zijn dat er al meer mogelijkheden beschikbaar zijn dan u dacht en u hier gemakkelijk gebruik van kunt maken. Zo niet, dan kan de softwareleverancier een koppeling maken met de KNB-applicatie.

De digitale voorzieningen die op deze website worden beschreven, worden ontwikkeld in samenwerking met het notariaat en softwareleveranciers. Daarbij staat steeds hetzelfde uitgangspunt centraal: digitale middelen moeten het werk van de notaris ondersteunen en bijdragen aan een zorgvuldig en betrouwbaar proces.

Digitalisering verandert het fundament van het notariële werk niet. De verantwoordelijkheid van de notaris en het persoonlijke advies blijven leidend. Digitale dienstverlening kan er wel aan bijdragen dat het proces daaromheen efficiënter verloopt en beter aansluit bij de verwachtingen van cliënten.

Door te kijken naar de processen die bij u op kantoor lopen en naar uw digitale dienstverlening, vindt u mogelijk kansen die voor minder stress kunnen zorgen. Dit kan al beginnen met een kleine verandering of wat meer inzicht. Zodat u voorbereid bent op morgen.