De AVG heeft geen wijziging aangebracht op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 25 maart 2014, 2014-0000169853.
Het autorisatiebesluit beschrijft op welke grond de notaris gegevens mag opvragen uit de BRP. De notaris mag alleen die gegevens opvragen die noodzakelijk zijn voor het verlijden van authentieke akten als bedoeld in artikel 2 Wna. De notaris mag alleen gegevens opvragen van personen ten behoeve van wie een authentieke akte wordt verleden of opgemaakt, of van de persoon die als vertegenwoordiger optreedt voor een partij ten behoeven van wie een akte wordt verleden of opgemaakt. Ook mag hij de gegevens van een persoon opvragen wanneer dit noodzakelijk is voor het bepalen van de erfgenamen.
Daarnaast schrijft de AVG voor dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden verzameld (beginselen van doelbinding, minimale gegevensverwerking, opslagbeperking: zie artikel 5 AVG).
Een voorbeeld is het doen van een BRP-aanvraag 'Uitgebreid met ouders' voor een leveringsakte van een meerderjarige. Het opvragen van de ouders is daarvoor in beginsel niet nodig. De standaardinstellingen van een softwareprogramma dat deze gegevens opvraagt moeten niet op de meest uitgebreide aanvraag staan ingesteld, maar in beginsel altijd op de beperkte aanvraag tenzij uitgebreider noodzakelijk en toegestaan is (privacy by design art. 25 AVG).
Nee, tenzij de cliënten daarvoor toestemming hebben gegeven. De makelaar/adviseur is immers geen partij bij de akte. De toestemming mag niet worden verondersteld, maar moet uitdrukkelijk zijn verleend. Het is bij het verkrijgen van toestemming van belang dat de verwerkingsverantwoordelijke (de notaris) moet kunnen aantonen dat de cliënt met een duidelijke actieve handeling toestemming heeft gegeven. Toestemming kan worden verkregen door een mondelinge of schriftelijke toestemming dan wel door middel van het aanvinken van een vakje.
De AVG schrijft geen bewaartermijnen voor. Wel geeft de AVG aan dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het doel van de verwerking (art. 5 AVG). Gegevens die niet meer nodig zijn voor dat doel moeten in beginsel worden verwijderd, tenzij daarvoor een langere bewaringstermijn geldt. De bewaring kan een wettelijke grondslag hebben, bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht, of één van de andere grondslagen van art. 6 AVG, zoals toestemming, noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene of gerechtvaardigd eigenbelang.
Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als de gegevens bewaard moeten worden voor een verweer in een eventuele tucht- of aansprakelijkheidsprocedure. In dat geval zal de grondslag van de bewaring 'gerechtvaardigd eigenbelang van de verwerkingsverantwoordelijke' zijn en zal de termijn zijn gekoppeld aan de periode waarin de claim of vordering kan worden ingediend.
Elke keer als u persoonsgegevens verwerkt, wordt dat gezien als een inbreuk op de privacy van de mensen over wie het gaat. Daarom mag u alleen persoonsgegevens verwerken als het echt niet anders kan. Dit betekent dat u een grondslag moet hebben om persoonsgegevens te verwerken.
Als u een grondslag heeft voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van art. 6 lid 1 AVG, en deze gegevens zijn ook noodzakelijk om uw doel te behalen (zoals bepaald in art. 5 lid 1 sub c AVG), dan mag u deze persoonsgegevens verwerken.