Veelgestelde vragen AVG - Rechten van betrokkenen

De AVG eist dat cliënten worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens bij de verkrijging van de persoonsgegevens (art. 12 t/m 14 AVG). Een middel om dat te doen is een privacyverklaring (zie het voorbeeld op knb.nl). Voorwaarde is wel dat de cliënt daar makkelijk kennis van kan nemen. Als deze wordt meegestuurd met de opdrachtbevestiging is daaraan voldaan. Het is ook mogelijk de privacyverklaring op de website te publiceren en daarnaar te verwijzen. Het is dan aan te raden de verklaring wel actief toe te sturen aan cliënten die niet digitaal vaardig zijn.

Nee, dat hoeft niet. Voldoende is dat u de cliënt informeert.

Nee. U moet betrokkenen bij de verkrijging van de persoonsgegevens informeren over de verwerking van zijn persoonsgegevens. Die informatie kwalificeert meestal niet als 'algemene voorwaarde'. Een apart document in toegankelijke taal is een betere methode. U kunt dat document – de privacyverklaring - wel op dezelfde manier als de algemene voorwaarden onder de aandacht van uw cliënt brengen: in correspondentie en op websites hiernaar verwijzen en/of meesturen met de eerste correspondentie.

Ja, u moet deze vraag beantwoorden tenzij een wettelijke uitzondering, bijvoorbeeld uw geheimhoudingsplicht, daaraan in de weg staat. Deze uitzondering op de verplichting volgt uit artikel 23 AVG. Dit artikel biedt een mogelijkheid om op basis van wet en regelgeving de reikwijdte van de verplichtingen en rechten als bedoel in artikel 12 tot en met 22, artikel 34 en artikel 5 van de AVG te beperken. De wettelijke geheimhoudingsplicht van notarissen, artsen, advocaten en geestelijken kan  worden gekwalificeerd als een noodzakelijke en evenredige maatregel ter waarborging van belangrijke doelstellingen van algemeen belang van een lidstaat (artikel 23, eerste lid, onder e, AVG).
Goed om te weten: het recht om te weten welke persoonsgegevens worden verwerkt is neergelegd in artikelen 12 tot en met 15 AVG.  Als iemand vraagt naar welke persoonsgegevens er verwerkt worden, wordt dat ook wel een 'inzageverzoek' genoemd. Een inzageverzoek is in principe vormvrij.  Betrokkenen die ouder zijn dan 16 jaar hebben het recht om inzage te vragen in álle persoonsgegevens die een organisatie van hen verwerkt, bijvoorbeeld ook de opgenomen telefoongesprekken. Betrokkenen die jonger zijn dan 16 jaar of onder curatele zijn gesteld, kunnen het recht op inzage door een wettelijk vertegenwoordiger laten gelden. De gegevens worden dan aan de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt.
U dient binnen 4 weken per brief of e-mail te reageren op het verzoek om inzage. De wet schrijft voor welke informatie u moet verstrekken. Alleen als het om meerdere of ingewikkelde verzoeken gaat, mag u er langer over doen. U moet dan wel binnen 4 weken laten weten dat het langer gaat duren en toelichting moeten geven waarom. De verplichting om te antwoorden en welke informatie u moet geven, is geregeld in artikel 15 AVG. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kunt u praktische informatie en voorbeelden vinden met betrekking tot het afhandelen van inzageverzoeken.

Nee, tenzij deze persoon op basis van andere wetgeving recht heeft op afschriften van akten.
Op grond van artikel 15 AVG, heeft een betrokkenen het recht om te weten of een verwerkingsverantwoordelijke (i.c. de notaris) persoonsgegevens van hem verwerkt, en wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens. De wet geeft ook aan dat een verwerkingsverantwoordelijke een kopie van de persoonsgegevens verstrekt aan de betrokkenen. Dit betekent echter niet dat een betrokkenen daarom recht heeft op kopieën van akten of andere documenten (tenzij hij dit recht heeft op grond van andere wetgeving). Het recht op inzage in persoonsgegevens betekent niet dat betrokkene zonder meer een algemeen recht heeft op inzage in stukken als daarin zijn persoonsgegevens voorkomen.

In het arrest van Hof van justitie: HvJ EU 04-05-2023, ECLI:EU:C:2023:369 (Österreichische Datenschutzbehörde en CRIF) wordt in de prejudiciële beslissing uitleg gegeven aan het begrip 'kopie' en 'informatie' zoals bepaald in artikel 15 lid 3 AVG.  De essentie van de prejudiciële beslissing is dat: Het recht om een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt (artikel 15 lid 3 AVG), inhoudt dat aan de betrokkene een getrouwe en begrijpelijke reproductie van al deze gegevens moet worden gegeven. Dit recht omvat het recht om een kopie te verkrijgen van uittreksels van documenten of zelfs van volledige documenten of databankuittreksels die onder meer die gegevens bevatten, indien de verstrekking van een dergelijke kopie onontbeerlijk is om de betrokkene in staat te stellen de hem bij de AVG verleende rechten van een betrokkenen daadwerkelijk uit te oefenen, waarbij moet worden benadrukt dat daarbij ook rekening moet worden gehouden met de rechten en vrijheden van anderen.

Nee, dat hoeft niet. Het inzagerecht strekt zich niet uit tot interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke bevatten en die uitsluitend zijn bedoeld voor intern beraad. Echter, als u deze gegevens met derden buiten uw organisatie heeft gedeeld, dan is er geen sprake meer van interne communicatie en zult u wel inzicht moeten geven in welke persoonsgegevens u heeft verwerkt.
Goed om te weten: Juridische analyses naar aanleiding van persoonsgegevens kwalificeren niet als persoonsgegevens.

Dat hangt af van de grondslag waarop en voor welk doel u de persoonsgegevens verwerkt. Persoonsgegevens die in een notariële akte zijn opgenomen, worden verwerkt op een wettelijke grondslag en mogen niet worden gewist. De notaris moet zich aan de archiefwet houden, dit betekent dat documenten vernietigd en bewaard moeten worden conform de vastgestelde selectie lijst. Dit betekent dat een notariële akte eeuwig bewaard moet worden . Ook de gegevens die nodig zijn om de notariële akte te kunnen vinden, kunnen niet worden verwijderd.

Een betrokkene heeft wel het recht op het wissen van zijn persoonsgegevens indien:

• de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel; of
• de betrokkene zijn toestemming voor de verwerking intrekt en er geen andere grondslag is waarop de gegevens worden verwerkt (zoals uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd eigenbelang, zie art. 6 AVG) of
• persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt (art. 17 AVG).