Veelgestelde vragen AVG - Verwerkingsovereenkomst

Een verwerkingsovereenkomst moet worden aangegaan wanneer de notaris (de 'verwerkingsverantwoordelijke') een andere partij (de 'verwerker') inschakelt om namens haar persoonsgegevens te verwerken. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) legt deze verplichting op. De overeenkomst moet schriftelijk of elektronisch worden aangegaan (artikel 28 lid 9 AVG). Partijen leggen daarin vast op welke manier de verwerker de gegevens mag verwerken en wat de verantwoordelijkheden van beide partijen zijn.

Niet iedere organisatie met wie u gegevens deelt, is een ‘verwerker’. Er zijn situaties waarin de notaris persoonsgegevens verstrekt aan een organisatie die zelf bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt (bijvoorbeeld het Kadaster). Dan is er geen spraken van een ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en ‘verwerkers’ relatie maar zijn beide partijen zelfstandig ‘verwerkingsverantwoordelijke’.
De notaris dient dus na te gaan of er in de specifieke situatie spraken is van ‘het inschakelen van een verwerker’. Daarvoor is het van belang om te kijken naar de wettelijke definities van ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en ‘verwerker’ en te kijken naar de feitelijke activiteiten van de persoon of organisatie die u inschakelt.

Een verwerkingsverantwoordelijke wordt op grond van artikel 4 lid 7 AVG gedefinieerd als: ‘de natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsorgaan, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt’.
Een verwerker wordt op basis van artikel 4 lid 8 gedefinieerd als ‘de natuurlijke persoon, rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt’.
Deze begrippen dienen zoveel mogelijk aan de hand van Europees recht geïnterpreteerd te worden, zoals aan de hand van jurisprudentie van het Hof van Justitie en de Richtsnoeren 07/2020 over de begrippen 'verwerkingsverantwoordelijke' en 'verwerker' in de AVG | European Data Protection Board (europa.eu)

Ja. De KNB is met het Platform Elektronische Communicatie (PEC) bij verschillende applicaties verwerker voor notariskantoren. Notariskantoren hebben om die reden verwerkingsafspraken met de KNB gemaakt in de overeenkomst over PEC Online Services, waarin rekening is gehouden met de AVG.

Nee. De Belastingdienst verwerkt gegevens in het kader van haar eigen fiscale taken en niet als verwerker ten behoeve van notariskantoren. De Belastingdienst is zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Nee. De houders van deze registraties zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke. Zij verwerken de gegevens ten behoeve van het bijhouden van registraties en het verstrekken van inlichtingen daaruit. Zij zijn geen verwerkers voor het notariskantoor. Daarvoor is vereist dat de registratiehouders ten behoeve van en conform de instructies van het notariskantoor gegevens verwerken.

Nee. Deze adviseurs / verwijzers verwerken gegevens in het kader van hun eigen taken als beroepsbeoefenaar en niet als verwerker ten behoeve van notariskantoren. Deze verwijzers zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke. Omgekeerd is ook niet de bedoeling: de notaris is ook geen verwerker voor deze partijen.

Accountants- en administratiekantoren kunnen in verschillende hoedanigheden optreden:

• Als verwijzer / adviseur van een cliënt van de notaris: in die hoedanigheid zijn zij zelf verwerkingsverantwoordelijke en geen verwerker voor het notariskantoor.
• Als uitvoerder van controlerende taken: in die hoedanigheid zijn zij zelf verwerkingsverantwoordelijke en geen verwerker voor het notariskantoor.
• Als dienstverlener voor het notariskantoor bij de uitvoering van financieel-administratieve taken waar de notaris zelf verantwoordelijk voor is. In dat geval is de accountant verwerker als hij/zij daarbij persoonsgegevens inziet / verwerkt.

Alleen in het laatste geval moet met de accountant een verwerkingsovereenkomst worden gesloten. Dat is ook het geval bij een boekhouder die door het notariskantoor wordt ingehuurd.

Dit hangt af van de rol van de tolk. Als de tolk enkel schriftelijk vertaalt of mondeling tolkt zonder de persoonsgegevens systematisch op te slaan of verder te verwerken, is hij geen verwerker en is een verwerkersovereenkomst niet nodig. De tolk is dan eerder een zelfstandige dienstverlener, waarbij een vertrouwelijkheidsovereenkomst volstaat om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.
Als de tolk echter persoonsgegevens structureel verwerkt, bijvoorbeeld door deze op te slaan, te bewerken of op een ander manier namens de organisatie te verwerken volgens bepaalde instructies, dan fungeert de tolk als een verwerker. In dat geval is een verwerkersovereenkomst verplicht volgens de AVG. Hierin moeten zaken zoals beveiliging, geheimhouding, subverwerkers en datalekken worden geregeld.

Nee, de verwerkingsverantwoordelijke moet met de verwerker een verwerkingsovereenkomst sluiten. De verwerker moet afspraken maken met een subverwerker.
Een subverwerker is een partij die door een verwerker wordt ingeschakeld bij de verwerking van persoonsgegevens van het notariskantoor. De verwerker mag geen subverwerker inschakelen zonder voorafgaande specifieke of algemene schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke. In de verwerkersovereenkomst staan afspraken over de inzet van subverwerkers. Hierin kan staan dat er iedere keer vooraf toestemming moet worden gevraagd aan de verwerkingsverantwoordelijke of dat er een algemene toestemming is opgenomen.
De verwerker moet ervoor zorgen dat hij met zijn subverwerker zodanige afspraken maakt dat hij de afspraken met het notariskantoor kan nakomen. De verwerkingsverantwoordelijke blijft eindverantwoordelijk voor de verwerking, ook voor de verwerking door subverwerkers.
Het is goed om te weten dat als er een algemene toestemming is gegeven aan een verwerker, de verwerker het notariskantoor (als verwerkingsverantwoordelijke) moet informeren over eventuele voorgenomen wijzigingen inzake de toevoeging of vervanging van subverwerkers. Dit geeft het notariskantoor de mogelijkheid bezwaar te maken tegen dergelijke wijzigingen.