Veelgestelde vragen toegevoegd notaris

U vraagt een VOG aan via de gemeente of digitaal. U dient hiertoe een volledig ingevuld aanvraagformulier in bij de afdeling Burger-/Publiekszaken van de gemeente waar u staat ingeschreven in de BRP. Het aanvraagformulier is deels door het ministerie vooringevuld.
Download het formulier

Aanvullende informatie over de VOG staat op de website van Justis, ministerie van Justie en Veiligheid.

U vraagt de VOG aan op verzoek van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het aanvragen verloopt zonder tussenkomst van de KNB; u vult het aanvraagformulier zelf in en kunt het indienen zonder handtekening van de KNB.

Op grond van artikel 5 lid 3a van het Besluit op het notarisambt moeten minimaal 3 referentiebrieven met het verzoek worden meegestuurd. De instructies voor het opstellen van de referentiebrieven vindt u in het Format referentiebrief in het kader van de benoemingsprocedure (toegevoegd) notaris op knb.nl.
Download het format

Nadat alle vereiste stukken en de verschuldigde vergoeding voor behandeling van het benoemingsverzoek door de KNB zijn ontvangen, wordt het verzoek met de bewijsstukken doorgestuurd naar het ministerie van Justitie en Veiligheid (J&V) en het Bureau Financieel Toezicht (BFT). De KNB en het BFT kunnen naar aanleiding van een benoemingsverzoek advies uitbrengen aan het ministerie van J&V. Het ministerie beslist binnen 5 maanden na ontvangst van het verzoek bij de KNB, mits het verzoek compleet is en nadat de vergoeding is voldaan.
Het secretariaat van de Commissie toegang notariaat is ondergebracht bij de KNB.

In geval van een overstap van het ene kantoor waar u toegevoegd notaris bent, naar een ander kantoor, of ingeval u als oud-notaris wenst te worden toegevoegd, dan dient u (opnieuw) de normale procedure voor de aanwijzing als toegevoegd notaris te volgen.
Dit heeft te maken met de reikwijdte van het toegevoegd notarisschap en de daarmee samenhangende exclusieve instructiebevoegdheid. De inbedding en de constellatie van het kantoor speelt een belangrijke rol bij de beoordeling van de persoonlijke geschiktheid van de beoogd toegevoegd notaris. Daarbij komt ook dat u bij uw nieuwe kantoor aangewezen zult worden aan een notaris, met wiens persoon en werkwijze u tot voor kort nog niet bekend bent. Het ene kantoor is tenslotte het andere kantoor niet; de ene notaris is ook de andere niet. Daarom is het voor het ministerie belangrijk dat bij de toevoeging op een ander kantoor de CTN daarover opnieuw een volwaardig advies uitbrengt.

Nee. Aangezien de toegevoegd notaris onder verantwoordelijkheid van een notaris notariële diensten verricht, valt hij onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de notaris.

Ja, dat mag. Een toegevoegd notaris hoeft niet te werken op dezelfde werklocatie als de notaris. Dit betekent dat hij of zij op een bijkantoor in dezelfde vestigingsplaats akten mag passeren zonder dat de notaris daarbij aanwezig is. Door de intrekking van de beleidsregel toezicht toegevoegd notaris, in 2021, is toezicht op afstand door de notaris toegestaan.
Wanneer de toegevoegd notaris en de aanwijzend notaris ieder op een andere vestiging werken, is het voor beiden raadzaam om na te denken over de manier waarop in die situatie inhoud wordt gegeven aan het toezicht in het kader van de exclusieve instructiebevoegdheid.

Artikel 40 lid 1 Wna bepaalt dat de akte die wordt verleden door een toegevoegd notaris de naam en voornamen van de toegevoegd notaris en de naam en voornamen en de plaats van vestiging van de notaris tot wiens protocol de akte behoort bevat. Met de plaats van vestiging wordt bedoeld de naam van de gemeente. Een mogelijkheid is:
mr. ..., toegevoegd notaris, bevoegd om akten te passeren in het protocol van mr. ..., notaris te ...

In het geval de toegevoegd notaris waarneemt voor een andere notaris binnen het kantoor, dan zou de comparitie als volgt kunnen luiden: mr. ..., toegevoegd notaris, te dezen handelend als waarnemer in het protocol van mr. ... , notaris te ....

Ja, op grond van artikel 29 Wet op het notarisambt is de toegevoegd notaris tot waarnemer benoembaar terwijl de wet geen beperkingen kent ten aanzien van het aantal waarnemingen per waarnemer.

Nee, dit is niet mogelijk. Artikel 28 Wna heeft het alleen over de notaris (en niet toegevoegd notaris). De toegevoegd notaris heeft ook geen eigen protocol, dus als er wordt waargenomen is dat altijd voor een notaris.

Dat mag, mits uit de naam zelf blijkt dat sprake is van (een) notaris(sen) en (een) toegevoegd notaris(sen). Artikel 19 Verordening beroeps-en gedragsregels schrijft immers voor dat de notaris bij het naar buiten optreden zorgdraagt voor een juiste en volledige presentatie van het kantoor. Door de naam van de toegevoegd notaris in de kantoornaam op te nemen mag dus niet de suggestie worden gewekt dat de toegevoegd notaris een notaris is.
Uit artikel 19 van de Verordening beroeps-en gedragsregels blijkt ook dat de aanduiding van een kantoor met de werkelijkheid moet overeenstemmen. Indien slechts 1 notaris aan het kantoor verbonden is, mag het kantoor niet 'notarissen' in de naam voeren. Het feit dat er toegevoegd notarissen op het kantoor werkzaam zijn, doet daar niets aan af.

Nee, een toegevoegd notaris mag zich geen notaris noemen. De toenmalige staatssecretaris van Veiligheid en Justitie schrijft hierover in de Memorie van Toelichting van de wijziging van de Wet op het notarisambt: 'De toegevoegd notaris is immers niet werkzaam als notaris, maar is door zijn notaris, met goedkeuring van de minister, aangewezen om in mandaat werkzaam te zijn onder diens verantwoordelijkheid en toezicht'. Volgens de staatssecretaris is de toegevoegd notaris zelf dus geen ambtsdrager en wordt daarom ook niet bij Koninklijk Besluit benoemd: 'De toegevoegd notaris kan zich daarom ook niet voordoen als notaris'.
De KNB was het hier niet mee eens. Voor de buitenwereld is er namelijk weinig verschil met de functie van notaris. Alleen achter de schermen is er verschil: de notaris is benoemd door de Koning en hij is eigenaar van het notariskantoor.

De toegevoegd notaris die een afschrift afgeeft van een door de notaris gepasseerde akte, gebruikt zijn eigen stempel. Hij verricht immers de desbetreffende ambtshandeling. Andersom geldt hetzelfde: als de notaris een afschrift afgeeft van een door de toegevoegd notaris gepasseerde akte, dan gebruikt de notaris zijn eigen stempel.

Toegevoegd notaris kan in het Engels worden vertaald als 'assigned notary'. In het Frans kan toegevoegd notaris worden vertaald als 'Notaire adjoint'.

Wanneer na het einde van de toevoeging de arbeidsovereenkomst eindigt, dient de notaris aan wie u bent toegevoegd de ledenadministratie van de KNB tijdig in kennis te stellen van het eindigen van uw arbeidsovereenkomst via ledenadministratie@knb.nl.

Als u voor uw 70ste als toegevoegd notaris wilt stoppen, dan moet u de intrekking van uw toevoeging aanvragen bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Hiervoor gebruikt u het formulier op de website van het ministerie. Dien de aanvraag minimaal 4 weken voor de gewenste ontslagdatum in. Deze procedure geldt alleen in het geval dat uw arbeidsovereenkomst in stand blijft; bij einde van de arbeidsovereenkomst eindigt de toevoeging immers van rechtswege.

• Als u na het beëindigen van uw toevoeging kandidaat-notaris of notaris blijft, loopt het lidmaatschap van de KNB door.
• Als u het notariaat verlaat, kunt u geen lid blijven van de KNB. U moet uw lidmaatschap van de KNB zelf beëindigen. U kunt ervoor kiezen om 'aangeslotene' van de KNB te worden. De aanvraag daarvoor moet direct na het beëindigen van het lidaatschap worden ingediend. Meer hierover op de pagina Aangeslotene.