Administratieverordening

De Administratieverordening is gebaseerd op artikel 24 lid 3 Wet op het notarisambt (WNA) dat bepaalt dat bij verordening voorschriften kunnen worden vastgesteld ten aanzien van de wijze waarop de kantoor- en privé-administratie van de notaris moet worden ingericht, bijgehouden en bewaard.

De verplichting tot het voeren van een administratie is neergelegd in de leden 1 en 2 van dat artikel:

1. De notaris is verplicht van zijn kantoorvermogen en van alles betreffende zijn werkzaamheden, daaronder begrepen het beheer van gelden van derden niet vallend onder artikel 25, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde op eenvoudige wijze zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
2. Het in het vorige lid bepaalde is van overeenkomstige toepassing op het privé-vermogen van de notaris, daaronder mede begrepen het vermogen van een gemeenschap van goederen waarin hij is gehuwd.
   Ook de leden 4 en 5 van dit artikel leggen aan de notaris verplichtingen op met betrekking tot de administratie van zijn kantoor- en privé-vermogen:
3. De notaris moet jaarlijks zowel ten aanzien van zijn kantoorvermogen als van zijn privé-vermogen binnen vier maanden na afloop van het boekjaar een balans opmaken en op papier stellen en, voor wat betreft de kantoorwerkzaamheden, een staat van baten en lasten. Deze termijn kan op verzoek van de notaris door het Bureau op grond van bijzondere omstandigheden worden verlengd met een termijn van ten hoogste twee maanden. Tegen een weigering van het verzoek kan verzoeker beroep instellen bij de kamer van toezicht.
4. De notaris is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers betreffende zijn kantoor- en privé-administratie gedurende de in artikel 10, derde lid, van Boek 2 BW bedoelde termijn te bewaren. Artikel 10, vierde lid, Boek 2 BW is van toepassing.

De verordening heeft tot doel:

• te bevorderen dat de financiële administratie zo wordt ingericht en bijgehouden dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de notaris kunnen worden gekend;
• te bevorderen dat financiële risico's voor de cliëntengelden en/of met betrekking tot de continuïteit van de notariële praktijk tijdig worden onderkend en door administratieve maatregelen worden beperkt en beheerst. Deze financiële risico's kunnen voortkomen zowel uit de notariële praktijk als uit de privé-situatie;
• te bevorderen dat de wijze van inrichting en het bijhouden van de administratie bij een onderzoek van de jaarstukken door een accountant ten minste zal leiden tot een beoordelingsverklaring met een goedkeurende strekking;
• te bevorderen dat de wijze van inrichting en het bijhouden van de administratie een onderzoek door het Bureau Financieel Toezicht (BFT) met goed gevolg kan doorstaan;
• het bevorderen van de uniformiteit in de wijze van inrichting en het bijhouden van de financiële administratie in notariskantoren.

Elk kantoor dient te beschikken over een stelsel van procedures met betrekking tot de administratie, oftewel de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC), dat dient te voldoen aan bepaalde normen. In deze verordening worden de minimumnormen waaraan de AO/IC moet voldoen vastgesteld. Nadere uitwerking kan plaatsvinden bij reglement.

Verder kunnen uitwerkingen worden aangedragen door opname in een door de KNB uitgebracht voorbeeld van een kwaliteitshandboek.

Opgemerkt wordt dat de AO/IC bij een aantal notariskantoren door een te beperkte kantooromvang niet zodanig kan worden ingericht (door het aanbrengen van controletechnische functiescheidingen) dat op rationele wijze de vereiste zekerheid kan worden verkregen over de volledigheid van het gedeclareerd honorarium en het geldverkeer met derden. Een dergelijke situatie brengt een uitdrukkelijker betrokkenheid mee van de notaris zelf bij de AO/IC-procedures.

In verband met het vorenstaande zijn de in de verordening opgenomen bepalingen zodanig beperkt dat deze voor alle kantoren verplicht kunnen worden gesteld.

Dit neemt niet weg dat de eisen die in artikel 24 lid 1 WNA aan de notaris worden gesteld wat betreft administratie en bewaring van de betreffende stukken afhankelijk van de individuele situatie kunnen meebrengen dat de notaris aan meer dan de in de verordening verwoorde minimumsituatie zal dienen te voldoen. Zo zal het voor een kantoor van een zekere omvang eerder mogelijk zijn het niveau van administratievoering hoger te doen zijn dan bij een kantoor met een kleine samenstelling. Dit zal onder meer blijken uit het in verdergaande mate toepassen van een functiescheiding alsook in, bijvoorbeeld, het gedetailleerd vastleggen van administratieve procedures en het frequent en gestructureerd verstrekken van informatie aan de leidinggevenden teneinde de onderneming optimaal te laten functioneren.

De regels dienen te allen tijde te waarborgen dat de cliëntengelden juist, volledig en tijdig worden vastgelegd en dat alle financiële verplichtingen juist, volledig en tijdig worden vastgelegd en (intern) gerapporteerd.

Gelden die op de kwaliteitsrekening(en) van artikel 25 WNA zijn gestort maken geen deel uit van het kantoorvermogen van de notaris omdat het vorderingsrecht dat uit deze bijzondere rekening(en) voortvloeit toekomt aan de gezamenlijke rechthebbenden (artikel 25 lid 3 WNA), waarbij wordt aangetekend dat tot deze rechthebbenden ook de notaris zelf kan horen (zie ook artikel 25 lid 4 WNA). De rekeningen behoren echter wel tot de kantooradministratie. Daarom kunnen in deze verordening ook met betrekking tot de administratie van deze rekeningen aan de notaris voorschriften worden gegeven.

Waar in deze verordening wordt gesproken over (notaris)kantoor wordt daaronder verstaan de organisatie waarin een notaris optreedt, ongeacht de rechtsvorm daarvan en ongeacht of daarin alleen wordt gewerkt danwel sprake is van een samenwerkingsverband tussen notarissen onderling danwel met andere beoefenaren van een vrij beroep in de zin van de verordening interdisciplinaire samenwerking.

(Toelichting van 13 september 2000)

Artikel 10

Het bestuur van de KNB is bevoegd om met betrekking tot de in deze verordening behandelde onderwerpen nadere regels te geven. Over het ontwerp daarvan worden de ledenraad en het Bureau Financieel Toezicht geraadpleegd.
De regels worden zo spoedig mogelijk na vaststelling ter kennis van het ministerie van Justitie gebracht.

Toelichting

De aan het bestuur verleende bevoegdheid nadere regels vast te stellen is gebaseerd op artikel 89 lid 5 WNA. Nadere regels zullen o.a. gegeven kunnen worden over het bepaalde in de artikelen 2 en 6 van deze verordening.

(Toelichting van 13 september 2000)

Op grond van artikel 2 heeft het bestuur het Reglement Verslaggevingsstaten vastgesteld op 17 oktober 2001. (bew.)

Artikel 9

De notaris dient er voor te zorgen dat de financiële privé-bescheiden op een zodanige wijze worden gearchiveerd dat de volledigheid hiervan is gewaarborgd, dit mede in verband met de verplichting tot jaarlijkse opstelling van privé-vermogen en inkomen.

Toelichting

Evenals de rechten en verplichtingen van het kantoor dient de notaris te allen tijde zijn privé-rechten en -verplichtingen te kennen. De eisen die aan de privé-administratie worden gesteld gaan echter minder ver dan ten aanzien van de kantooradministratie. De notaris mag geen handelingen verrichten waarvan hij (zie artikel 23 lid 1 WNA) redelijkerwijs moet verwachten dat hij als gevolg daarvan niet meer zal kunnen voldoen aan zijn financiële verplichtingen. Naar de mate waarin de notaris handelingen verricht die een groter risico in zich zouden kunnen hebben, dient de administratie van zijn privé-rechten en -verplichtingen meer gedetailleerd inzicht te geven, ter vaststelling van dit risico.

Doel van artikel 9 is dat de financiële privé-bescheiden (zoals bankafschriften, belastingaangiften en eigendomsbewijzen) op een gestructureerde wijze worden gearchiveerd, zodat jaarlijks een opstelling van het privé-vermogen en van het inkomen kan worden vervaardigd en dat tevens de ontwikkeling van het privé-vermogen kan worden gevolgd.

Onder het privé-vermogen van de notaris wordt tevens begrepen het vermogen van een gemeenschap van goederen, waarin de notaris is gehuwd of die als gevolg van geregistreerd partnerschap is ontstaan. Ook aandelen in gezamenlijke vermogensbestanddelen vallen onder het privé-vermogen alsmede vorderingen of schulden die voortvloeien uit een door de notaris bij huwelijkse voorwaarden aangegaan verrekenbeding.

(Toelichting van 13 september 2000)

Artikel 8

De notaris dient er voor te zorgen dat in het verslag van de accountant als bedoeld in artikel 112 lid 1 Wet op het notarisambt (thans artikel 2 regeling op het Notarisambt bew.) tevens wordt aangegeven in hoeverre in opzet is voldaan aan de in deze verordening opgenomen regels.

Toelichting

Op grond van artikel 112 lid 1 WNA (thans artikel 2 regeling op het Notarisambt bew.) is de notaris verplicht de stukken van artikel 24 lid 4 WNA vergezeld te doen gaan van een verslag van een onderzoek daarover van een accountant, dat voor wat betreft de jaarrekening van het kantoor en van de praktijkvennootschap van de notaris ten minste een beoordelingskarakter draagt. De accountant is de deskundige vermeld in artikel 2:393 lid 1 BW, derhalve een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent. De jaarrekening omvat de balans, de staat van baten en lasten (winst- en verliesrekening) en de toelichting daarop. Onder de jaarstukken van artikel 24 lid 4 WNA vallen daarnaast de opstelling van de privé-vermogenspositie en de opstelling van het (belastbaar) inkomen (aangifte IB) alsmede de jaarrekening(en) van praktijkvennootschappen en buitenmaatschappelijke balansen en praktijkresultaten indien bijvoorbeeld in maatschapsverband wordt gewerkt.

Door middel van een beoordelingsverklaring als bedoeld in artikel 112 lid 1 WNA (thans artikel 2 regeling op het Notarisambt bew.) deelt de accountant mee dat hem niets is gebleken op grond waarvan hij zou moeten concluderen dat de jaarrekening niet is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde grondslagen voor de financiële verslaggeving. In het algemeen omvat een beoordelingsopdracht geen beoordeling van de opzet en toetsing van de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Om tot een beoordelingsverklaring te kunnen komen zal de accountant veelal kunnen volstaan met het inwinnen van inlichtingen en het uitvoeren van cijferanalyses om conclusies te kunnen trekken.

Teneinde de zekerheid te verkrijgen dat de administratie van een notariskantoor in opzet zodanig is ingericht dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend, is in artikel 8 de aanvullende verplichting opgenomen dat de accountant aan wie de opdracht tot beoordeling van de jaarrekening van het kantoor wordt verstrekt, tevens zijn oordeel moet uitspreken over de implementatie van de richtlijnen zoals opgenomen in deze verordening. De accountant zal, nu het daarbij zal gaan om het geven van een oordeel over de opzet van organisatorische maatregelen, die opzet op een bepaald tijdstip (of in een korte periode) beoordelen. In de verklaring zal deze aangeven op welke datum danwel in welke periode een onderzoek is ingesteld naar het bestaan binnen het kantoor van de in de verordening voorgeschreven regels. Een onderzoek op het naleven ervan is niet vereist.

Ook in andere verordeningen kan aan de notaris de verplichting worden opgelegd de accountant periodiek een oordeel te laten uitspreken. Dit geschiedt bijvoorbeeld in de Verordening interdisciplinaire samenwerking t.a.v. de zogenaamde Chinese Walls (zie artikel 18 lid 3 WNA).

(Toelichting van 13 september 2000)

Artikel 112 Wna is vervallen. Per 1 januari 2013 is de Regeling op het notarisambt in werking getreden. Hierin staan onder meer regels voor de accountantsverklaring. De notaris dient er voor te zorgen dat de jaarrekening is voorzien van een controleverklaring van een accountant. Indien sprake is van een klein kantoor kan worden volstaan met een beoordelingsverklaring van een accountant. (bew.)

Artikel 7

Indien (delen van) de financiële administratie is (zijn) geautomatiseerd dient op adequate wijze aandacht te worden besteed aan de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Toelichting

Doel van dit artikel is dat de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking wordt gewaarborgd door een goede bevoegdhedenprocedure en adequaat beheer van toegangsbeveiligingen, back-upprocedures en dergelijke.
Zo dienen bij gebruik van e-mail beveiligingsmaatregelen te worden genomen die ongewenste toegang danwel toegang door onbekenden tot eigen netwerken voorkomt en die er voorts zorg voor dragen dat de vertrouwelijke informatie niet in handen van derden kan komen.

(Toelichting van 13 september 2000)

Artikel 6

De administratie dient zodanig te zijn dat de notaris zorg kan dragen voor een zorgvuldige bewaring van cliëntengelden en voor een juiste en tijdige door-/terugbetaling van de aan hem toevertrouwde gelden of andere (gelds-)waarden.

Toelichting

Ter waarborging van een juist beheer van gelden, ook van de gelden die gestort zijn op de bijzondere rekening(en) van artikel 25 WNA, dienen procedures en maatregelen van interne controle rond het betalingsverkeer te worden opgezet. Hierbij dient ten minste onderscheid te worden aangebracht tussen betalingen door middel van handmatig geschreven overschrijvingsformulieren, diskettes en telefonische opdrachten dan wel betalingen via telebanking.

De tekeningsbevoegdheid voor betalingen is in beginsel voorbehouden aan de notaris. Indien uit praktische overwegingen andere personen binnen de organisatie betalingsbevoegdheid moeten hebben, brengt de zorgvuldigheid mee dat de betalingsopdrachten door ten minste twee personen worden getekend of gefiatteerd.
Ten minste een van hen zal niet belast mogen zijn met de financiële administratie.
Daarnaast verdient het aanbeveling het contante geldverkeer te minimaliseren vanwege de hiermee verband houdende risico's (zie artikel 8 Verordening beroeps- en gedragsregels).

In nadere regels van het bestuur danwel in een voorbeeld van een kwaliteitshandboek kunnen de intern te nemen maatregelen rond handmatige betalingen, betalingen middels diskette of telebanking en telefonische betalingen nader worden vastgesteld / aangeduid. Tevens kunnen handvatten gegeven worden voor procedures voor de vaststelling van de juistheid van de bestemming van de gelden aan de hand van onderliggende stukken.

(Toelichting van 13 september 2000)

Artikel 5

1. De notaris dient er voor te zorgen dat intern maatregelen worden genomen die waarborgen dat:
   • de gelden waarvoor in de te passeren akten wordt gekwiteerd te zijner beschikking staan danwel (zich er van te vergewissen dat deze) zijn voldaan;
   • de door de behandelaar(s) aan de opdracht bestede uren worden vastgelegd;
   • de uitgaande declaraties/nota's van afrekening zijn gecontroleerd op rekenkundige juistheid en juiste tariefstoepassing, inclusief prijsafspraken.

2. Gedurende de overgangsregeling van artikel 127 lid 2 Wet op het notarisambt is de notaris verplicht er voor te zorgen dat aan de hand van het repertorium voor elke akte een kopie kan worden overgelegd van de aan de cliënt verzonden declaratie of nota van afrekening en van de in voorkomende gevallen daarvoor opgemaakte creditnota.

Toelichting

Voor de vaststelling door de notaris of op het moment van passeren van de akten alle gelden te zijner beschikking staan, kan bijvoorbeeld gewerkt worden met een zogenaamde 'kasstaat' (ook wel controlestaat of vierkantstelling genoemd).

Wanneer de koopsom bij uitzondering niet via de notaris wordt voldaan, hetgeen bijvoorbeeld bij een aandelentransactie tussen B.V.'s binnen een concern het geval kan zijn, dient de notaris zich ervan te vergewissen dat de in de akte verleende kwijting voor de koopsom terecht wordt verleend.

Doel van een (volledige) urenregistratie per zaak is om de materiële juistheid van de declaratie te kunnen vaststellen indien op uurbasis wordt gedeclareerd. Een urenregistratie is mede van belang met het oog op artikel 55 WNA.

Naast het vastleggen van de bestede uren kunnen in een onderhandenwerkadministratie ook de verschotten, opslagen voor kantoorkosten, directe reiskosten, e.d. worden vastgelegd.

De controle op de rekenkundige juistheid en juiste tariefstoepassing (conform binnen het kantoor dan wel met de cliënt gemaakte afspraken) van de declaraties dient bij voorkeur d.m.v. parafering op de (concept)declaratie zichtbaar te worden gemaakt, tenzij hierin is voorzien door voorgeprogrammeerde maatregelen van interne controle in het geautomatiseerde systeem van gegevensverwerking. De met deze controle belaste medewerker dient bij voorkeur iemand te zijn die niet de zaak heeft behandeld. In de praktijk zal deze taak worden opgedragen aan diegene die belast is met het voeren van de financiële administratie.

Het vorenstaande brengt ook kantoorprocedures mee bij het verstrekken van een offerte en bij het afboeken op uitgeschreven declaraties.

Het tweede lid dient om gedurende de overgangstermijn een eventueel onderzoek naar tariefontduiking te vergemakkelijken. Ook met het oog op de controle op de volledigheid van ontvangsten is het van belang dat bij elke akte een declaratie kan worden overgelegd en eveneens - indien van toepassing - de daaraan gekoppelde creditnota. Aan deze regel kan worden voldaan door - in volgorde van het repertorium - een aparte ordner aan te leggen van alle bij de aktes behorende declaraties, nota's van afrekening en creditnota's. Deze regel staat naast de wettelijke voorschriften die gelden in verband met het in rekening brengen van omzetbelasting.

(Toelichting van 13 september 2000)

Artikel 4

Van iedere opdracht dienen de financiële feiten te worden vastgelegd in de financiële (sub)administratie(s) teneinde de financiële rechten en verplichtingen te kennen. Periodiek dient afstemming plaats te vinden van deze registratie met de in artikel 3 genoemde zaken-/dossieradministratie.

Toelichting

De afstemming tussen de zaken-/dossieradministratie en de financiële administratie als middel van interne controle - en waar nodig met de dossiers - dient regelmatig te geschieden.

Om de voortgang en afloop per zaak op eenvoudige wijze te kunnen vaststellen, dienen bij voorkeur per zaak de financiële rechten en verplichtingen op een afzonderlijke rekening in een subadministratie te worden vastgelegd. Zie over deze financiële rechten en verplichtingen ook de toelichting bij artikel 3.

Daarnaast dienen gelden van derden waarover het notariskantoor krachtens volmacht kan beschikken in de administratie van het kantoor te worden opgenomen.

(Toelichting van 13 september 2000)

Artikel 11

Deze verordening wordt aangehaald als Administratieverordening.

Artikel 12

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2000 of zoveel later als de termijn van tien dagen na publicatie in de Staatscourant als bedoeld in artikel 91 lid 2 Wet op het notarisambt is verstreken.

Artikel 3

De notaris dient een zaken-/dossieradministratie te voeren die compleet en in voldoende mate gedetailleerd is, opdat op elk moment de financiële status en de voortgang van de in behandeling genomen opdrachten blijkt.

Toelichting

De in dit artikel opgenomen maatregel van invoering van een zaken-/dossieradministratie dient zodanig van opzet te zijn dat, onder verwijzing naar dossiernummers, inzicht wordt gegeven in de status (lopend of afgelegd) van de ontvangen opdrachten. Elementen die minimaal in deze administratie dienen te worden opgenomen zijn:

• aansluitende nummering op datum ontvangst opdracht;
• tenaamstelling;
• aard van de zaak;
• naam behandelaar;
• datum en nummer(s) declaratie(s);
• datum afleg dossier.

Daarnaast moet gesignaleerd worden of cliëntengelden worden ontvangen Bij de signalering van cliëntengelden moet niet alleen gedacht worden aan de gelden die van koper/hypothecair financier te verwachten zijn met het oog op de levering van een onroerend zaak, maar bijvoorbeeld ook aan de al eerder te storten waarborgsom of de ontvangst van boedelgelden.
De ontvangst en afdracht van overdrachtsbelasting en kapitaalsbelasting moeten eveneens worden gesignaleerd.

De hierboven ontvangen gelden worden (geautomatiseerd) vastgelegd in de financiële administratie.

Periodiek moet intern de voortgang van de opdrachten, door middel van afstemming van de financiële administratie met de zaken-/dossieradministratie en waar nodig met de dossiers, worden bewaakt.

De zaken-/dossieradministratie dient bij voorkeur centraal bijgehouden te worden, bijvoorbeeld door een administrateur of secretaresse van het kantoor. Er kan ook op andere wijze een procedure worden vastgesteld die ervoor zorgt dat een volledige verantwoording van de in behandeling genomen zaken wordt verkregen.

Tevens moet er controle zijn op de volledige en juiste invulling van de basisgegevens. Uit de zaken-/dossieradministratie zal dit moeten blijken.

(Toelichting van 13 september 2000)

Artikel 2

De notaris is verplicht zijn administratie zodanig in te richten dat de verslaggeving kan geschieden conform door het bestuur van de KNB vastgestelde staten voor de indeling van de balans en de staat van baten en lasten en voorschriften met betrekking tot de wijze en frequentie van berekening van de bewarings- en liquiditeitspositie.

Toelichting

Door het bestuur worden - in overleg met het BFT - staten voor de indeling van de balans, de staat van baten en lasten (winst- en verliesrekening) en wijze van berekening en rapportage van bewarings- en liquiditeitspositie (zie hierover artikel 15 van de verordening beroeps- en gedragsregels) gegeven.

Hierbij geldt tevens dat:

• cliëntengelden waar de notaris over kan beschikken in de balans dienen te worden opgenomen;
• salderen van vorderingen op met schulden aan derden niet is toegestaan;
• aan derdengelden toe te rekenen rente in de balans dient te worden gepassiveerd;
• geldmiddelen naar looptijd in de toelichting op de balans worden gespecificeerd.

Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat indien de notarispraktijk wordt uitgeoefend in B.V.-vorm voor de jaarverslaggeving titel 9 Boek 2 BW van toepassing is. De aldaar geformuleerde waarderingsgrondslagen dienen uit hoofde van deze verordening te worden toegepast voor balanswaardering en resultaatsbepaling ongeacht de rechtsvorm van de onderneming. Elk kantoor dient intern, ten minste per kwartaal, een tussentijds overzicht op te stellen (en te bewaren) waaruit de bewarings- en liquiditeitspositie en de resultatenontwikkeling blijkt. Zie over de bewarings- en liquiditeitspositie ook artikel 15 van de verordening beroeps- en gedragsregels.

Daarnaast dient elk kantoor op elk moment voormeld overzicht te kunnen verschaffen in het kader van een onderzoek als bedoeld in artikel 96 WNA dan wel op verzoek van het BFT in het kader van artikel 110 WNA.

Tevens dient de notaris vast te stellen dat zijn bewaringspositie toereikend is voor de overboeking van het hem toekomende van de kwaliteitsrekening van artikel 25 WNA naar zijn (kantoor)rekening, alvorens daadwerkelijk tot overboeking over te gaan. Praktijkuitgaven zoals betaling salarissen en privé-uitgaven dienen niet van de kwaliteitsrekening te worden betaald.

(Toelichting van 13 september 2000)

Artikel 1

De notaris dient zorg te dragen voor het instellen van een toereikende administratieve organisatie en een stelsel van interne controlemaatregelen waardoor alle opdrachten direct worden vastgelegd en met de vereiste zorgvuldigheid worden uitgevoerd en alle financiële rechten en verplichtingen volledig, juist en tijdig worden vastgelegd en intern verantwoord.

Toelichting

Onder administratie wordt in deze verordening verstaan het geheel van handelingen dat is gericht op het systematisch verzamelen, vastleggen en verstrekken van informatie, zowel zakelijk als privé, ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een notariële praktijk en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.

Dit artikel heeft betrekking op de administratie van alle cliëntengelden, derhalve zowel op de bijzondere rekening(en) bedoeld in artikel 25 WNA (zie de inleiding) als op de gelden van derden waarover de notaris danwel een medewerker krachtens volmacht beschikt (zoals spaarbankboekjes in een boedel waarin de notaris als gemachtigde van de erven optreedt).

De notaris dient in verband met de rechten van degenen die gelden op de bijzondere rekening(en) hebben gestort, er voor zorg te dragen dat te allen tijde kan worden vastgesteld tot welk bedrag de rechthebbende gerechtigd is. Voor de rentevergoeding aan de rechthebbende wordt verwezen naar de toelichting op de verordening beroeps- en gedragsregels.

De administratieve bescheiden en gegevensdragers, betreffende zowel de kantoor- als de privé-administratie, dienen te worden bewaard gedurende de termijn als in artikel 2:10 BW aangegeven. De stukken dienen binnen een redelijke termijn raadpleegbaar te zijn. Ingevolge artikel 24 lid 5 WNA moeten de basis- en overige gegevens alsmede informatiedragers met betrekking tot de kantoor- en de privé-administratie zeven jaar worden bewaard.

Het betreft hier onder andere: jaarstukken, grootboek, debiteuren-, crediteuren- en personenadministratie, mutatieverslagen, salarisadministratie, zaken- /dossieradministratie maar ook bescheiden als facturen (in- en extern). Hiervoor geldt ook hetgeen in artikel 2:10 lid 4 BW is gesteld met betrekking tot elektronische gegevensbestanden.
Daarnaast dienen deze gegevens te worden beschermd tegen fysieke risico's zoals brand, inbraak en dergelijke en dienen maatregelen te zijn genomen tegen ongeautoriseerd gebruik en dienen deze gegevens toegankelijk te zijn.

(Toelichting van 21 juni 2000)