Model archiefbeheersregels Ringen KNB

In dit besluit wordt verstaan onder:

1. zorgdrager: het bestuur van de Ring (naam) KNB;
2. ring: de afdeling van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, zoals bedoeld in artikel 62 Wet op het notarisambt;
3. ringbestuur: het bestuur van de ring, zoals bedoeld in artikel 82, derde lid, Wet op het notarisambt;
4. ringvoorzitter: degene bedoeld in artikel 55, tweede lid, Wet op het notarisambt;
5. secretaris: degene die het ringbestuur uit zijn midden heeft aangewezen, zoals bedoeld in artikel 1, zesde lid, Verordening Ringen;
6. penningmeester: degene die het ringbestuur uit zijn midden heeft aangewezen, zoals bedoeld in artikel 1, zesde lid, Verordening Ringen;
7. archiefbescheiden: de bescheiden, ongeacht hun vorm, door de ring, het ringbestuur of de ringvoorzitter ontvangen of opgemaakt uit hoofde van hun activiteiten of vervulling van hun taken en naar hun aard bestemd om te berusten onder de ring, het ringbestuur of de ringvoorzitter;
8. archief: het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door de ring, het ringbestuur of de ringvoorzitter;
9. digitale archiefbescheiden: archiefbescheiden die uitsluitend met behulp van besturings- of toepassingsprogrammatuur geraadpleegd kunnen worden;
10. archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van
    archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid, Archiefwet 1995 of artikel 13, eerste lid, Archiefwet 1995;
11. archiefbewaarplaats: een bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;
12. documentair structuurplan of ordeningsplan: een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.
13. Regionaal Historisch Centrum: het Regionaal Historisch Centrum in de desbetreffende provincie, respectievelijk het Nationaal Archief in de provincie Zuid-Holland.

Toelichting

De definities zijn grotendeels ontleend aan de Wet op het notarisambt en de Archiefwet.

(Toelichting november 2012)

De archiefbeheersregels zijn van toepassing op het gehele archief van de ring, het ringbestuur en de ringvoorzitter.

Toelichting

Het ringbestuur moet een keuze maken op wiens kantoor het archief wordt gehouden. Indien de functies van secretaris en penningmeester door twee verschillende personen worden uitgeoefend, is er ook sprake van twee archieven. Op beide archieven zijn de onderhavige archiefbeheersregels van toepassing.

In enkele arrondissementen heeft de ringvoorzitter de behandeling van de declaratiegeschillen gemandateerd aan iemand die niet op zijn kantoor is gevestigd. In die gevallen gelden de beheersregels ook voor de onderdelen van het archief die zich niet bevinden op het kantoor van de ringvoorzitter. De zorgdrager behoudt de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer.

(Toelichting november 2012)

De zorgdrager is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van de ring, het ringbestuur en de ringvoorzitter. Hij stelt de op dit terrein benodigde regelingen vast. In ieder geval heeft hij de in de navolgende artikelen vermelde taken.

Toelichting

In ieder geval worden de volgende regelingen opgesteld in overeenstemming met de AmvB
bedoeld in de Archiefwet 1995: een postregistratiesysteem, een ordeningsplan en een selectielijst.

(Toelichting november 2012)

De zorgdrager draagt zorg dat afgesloten archiefbestanddelen bewaard worden volgens de Archiefregeling. Bij de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten, alsmede bij de ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefruimten, dient situering, bouw en inrichting zodanig plaats te vinden dat in geval van calamiteiten de archiefbescheiden zo min mogelijk gevaar lopen.

Toelichting

De archieven worden bewaard in de archiefruimten van notariskantoren die voldoen aan de eisen die de Archiefwet 1995 stelt. Indien noodzakelijk zal de opslag van de semi-statische archieven worden uitbesteed. De zorgdrager behoudt de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer.

(Toelichting november 2012)

De zorgdrager draagt zorg voor de verstrekking van voldoende financiële middelen en personeel ten behoeve van het archiefbeheer.

Toelichting

De ringen zullen met betrekking tot het beheer van hun archieven niet beschikken over hiertoe speciaal opgeleide medewerkers. Het ligt voor de hand dat zij op gezette tijden hierover in overleg treden met wel op dit terrein deskundigen.

(Toelichting november 2012)

De zorgdrager draagt zorg voor de registratie van inkomende en uitgaande post in overeenstemming met de Archiefregeling.

1. De zorgdrager draagt zorg dat er een in overeenstemming met de Archiefregeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden opgesteld ordeningsplan voor het archief is. Dossiervorming en archiefordening vindt plaats op de in het ordeningsplan omschreven wijze. De vorming van de dossiers geschiedt zodanig dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met de in de selectielijst opgenomen criteria voor te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden.
2. De zorgdrager treft zodanige voorzieningen op grond van de Archiefregeling, dat bij het raadplegen van permanent te bewaren archiefbescheiden, van welke vorm dan ook, na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

Ieder jaar wordt aan de hand van de Selectielijst neerslag handelingen Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie bezien welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. De zorgdrager draagt zorg dat vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen geschiedt, zodra de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn is verstreken en voordat overbrenging van het archief naar het Regionaal Historisch Centrum plaatsvindt. De te vernietigen archiefbescheiden worden aangeboden aan een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf. De vernietiging en bewaring van in de archiefbescheiden vervatte persoonsgegevens worden afgestemd op de vernietiging en bewaring van de archiefbescheiden zelf. Van de vernietiging van archiefbestanddelen wordt een verklaring opgemaakt, die wordt ondertekend door de zorgdrager.

Toelichting

In 2005 is een selectielijst opgesteld, die geldt voor de KNB en haar organen, gepubliceerd in de Staatscourant van 1 november 2005, nr. 212.

(Toelichting november 2012)

De zorgdrager draagt zorg dat verzoeken door leden van de ring en derden aan de ring of de ringvoorzitter om informatie uit de archiefbescheiden te verstrekken dan wel ter inzage te geven, worden afgehandeld met inachtneming van de bepalingen uit de Wet openbaarheid bestuur en de Wet bescherming persoonsgegevens. De bescheiden kunnen ter plaatse worden ingezien of gekopieerd. Raadpleging en afhandeling geschiedt onder toezicht en verantwoordelijkheid van de ambtelijk eindverantwoordelijke, genoemd in artikel 14. Een besluit tot, al dan niet gedeeltelijke, afwijzing van een verzoek om informatie te verstrekken dan wel ter inzage te geven, wordt schriftelijk door de zorgdrager meegedeeld.

Toelichting

Op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) moet een bestuursorgaan informatie verstrekken, tenzij zich een uitzonderingsgrond voordoet. Zo moet het bestuursorgaan de informatie weigeren ter eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, hetgeen in het bijzonder geldt ten aanzien van strafrechtelijke of tuchtrechtelijke gegevens, en om onevenredige bevoor- of benadeling te voorkomen van bij de gelegenheid betrokkenen of derden. Als in interne stukken persoonlijke beleidsopvattingen van bestuurders of ambtenaren staan, worden deze niet verstrekt, tenzij deze daartegen geen bezwaar hebben, of de informatie wordt herleid tot een niet tot personen herleidbare vorm.

Het besluit een verzoek om informatie op grond van de Wob te weigeren, is een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Het moet binnen twee weken worden genomen, met de mogelijkheid van verdaging met twee weken, en er staat bezwaar en beroep tegen open. Daarom moet het besluit op schrift worden meegedeeld, met de vermelding dat binnen zes weken bezwaar kan worden gemaakt.

Voorzover persoonsgegevens worden bewerkt, gebeurt dit in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens en het Vrijstellingsbesluit bescherming persoonsgegevens.

(Toelichting november 2012)

De zorgdrager draagt zorg dat de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden na twintig jaar, in goede, geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van tien jaar worden overgebracht naar het Regionaal Historisch Centrum. Hij draagt zonodig zorg dat voor blijvende bewaring in aanmerking komende afgesloten archiefbestanddelen, die niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd, eerder worden overgebracht naar het Regionaal Historisch Centrum. Bij de overbrenging van archiefbescheiden naar het Regionaal Historisch Centrum kan de zorgdrager beperkingen stellen aan de openbaarheid. De overbrenging wordt vastgelegd in een verklaring die ten minste bevat een specificatie van de archiefbescheiden en de eventuele beperkingen aan de openbaarheid.

Toelichting

Dit betekent dat men na twintig jaar jaarlijks zou moeten overdragen. Aangezien dit niet doelmatig is, ligt het voor de hand eenmaal per tien jaar een overdracht te doen. Bestanddelen van het archief die afgesloten zijn en niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd, kunnen, indien noodzakelijk, in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats, eerder overgedragen worden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats (vgl. artikel 13, eerste lid, Archiefwet 1995).

Volgens artikel 15 Archiefwet 1995 kan de zorgdrager beperkingen stellen aan de openbaarheid. Dit kan slechts met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer of om anderszins onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokkenen of derden te voorkomen.

(Toelichting november 2012)

De zorgdrager draagt zorg dat, indien er sprake is van, al dan niet gedeeltelijke, digitale archiefbescheiden, regelingen worden opgesteld met betrekking tot inhoud, structuur en vorm van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden en de conversie, migratie en eventuele vervanging van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden in overeenstemming met de Archiefregeling.

De zorgdrager draagt zorg dat in geval van wisseling van de secretaris of de penningmeester c.q. de ringvoorzitter de archiefbescheiden in goede staat worden overgedragen aan zijn of haar opvolger.
In geval van privatisering wordt een regeling getroffen voor terbeschikkingstelling van de archiefbescheiden aan het geprivatiseerde organisatieonderdeel. In geval van reorganisatie wordt het archief afgesloten en wordt door de nieuwe organisatie begonnen met het opnieuw vormen van een archief.

Toelichting

De ringen zijn gevestigd in de hoofdplaats van het arrondissement, zo bepaalt artikel 82 Wet op het notarisambt. Omdat de ringbesturen en de ringvoorzitters niet beschikken over professionele ondersteuning en een pand, waar de ring is gevestigd, worden de archieven bewaard op de kantoren van de bestuursleden c.q. de ringvoorzitter. De overdracht van het archief in geval van wisseling van de bestuursleden c.q. de ringvoorzitter verdient extra zorg.

(Toelichting november 2012)

De zorgdrager draagt zorg dat alle medewerking wordt verleend aan onderzoeken en inspecties van de Erfgoedinspectie.

1. De ambtelijk eindverantwoordelijke voor het archiefbeheer van de ringen en het ringbestuur is de penningmeester voorzover het de financiële stukken betreft, respectievelijk de secretaris met betrekking tot de overige stukken. De ambtelijk eindverantwoordelijke voor het archiefbeheer van de ringvoorzitter is de ringvoorzitter voorzover het declaratiegeschillen betreft.
2. De ambtelijk eindverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het correct uitvoeren van de regelingen bedoeld in de artikelen 3 tot en met 13.

Toelichting

In deze regelingen wordt nader gepreciseerd wie verantwoordelijk is voor welke taak. De feitelijke werkzaamheden zullen in de praktijk worden uitgevoerd door de secretaresses van de betrokkenen of zonodig door deskundige krachten die van tijd tot tijd kunnen worden aangetrokken.

(Toelichting november 2012)

In geval van vervreemding van archiefbescheiden en vervanging van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, wordt door de zorgdrager een verklaring opgemaakt.
Voorafgaand wordt door de zorgdrager de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen verzocht om een machtiging tot vervreemding c.q. vervanging.

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de zorgdrager.

Deze regeling kan worden aangehaald als Archiefbeheersregels van de ring, het ringbestuur en de ringvoorzitter in het arrondissement (naam).

Deze regeling treedt in werking op een door het ringbestuur te bepalen tijdstip.

Op grond van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 moeten bestuursorganen archiefbeheersregels opstellen. Met ingang van 1 oktober 1999 zijn de ring en het ringbestuur bestuursorganen in de zin van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995. De ringvoorzitter is bestuursorgaan in de zin van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, voorzover het betreft zijn taak om te beslissen in declaratiegeschillen, zoals bedoeld in artikel 55, tweede lid, Wet op het notarisambt. Met ingang van 1 januari 2012 vervalt deze taak, maar de onderhanden zaken moeten worden afgerond.

In 2002 heeft een commissie een model voor archiefbeheersregels voor de ringen opgesteld. In de commissie waren de ringen en het bureau van de KNB vertegenwoordigd. Namens de ringen maakten mr. J. Ruijgh, ringvoorzitter Ring Utrecht en mr. D.W.M. Boerboom, secretaris Ring Breda deel uit van de commissie. Namens het bureau van de KNB maakten mw. A. Delfgaauw, hoofd Afdeling Bibliotheek, Documentatie en Archief, mw. mr. J.M.E. Loman, documentalist/know-how medewerker en mw. mr. E.E. Minkjan, bestuurssecretaris, deel uit van de commissie. Desgevraagd heeft de toenmalige Rijksarchiefinspectie te kennen gegeven dat het model voldeed aan de daarvoor gestelde eisen. Het bestuur en de ringvoorzitter kunnen hun archiefbeheersregels vast stellen aan de hand van de model-beheersregels.

Als gevolg van de Wet herzieninggerechtelijke kaart verandert de indeling van de ringen.
Archiefbescheiden van de oude ringen moeten worden overgedragen aan de nieuwe ringen, die kunnen beginnen met het vormen van een nieuw archief. Dit geldt ook voor de digitale archiefbescheiden. Van de gelegenheid wordt gebruik gemaakt de model-beheersregels te actualiseren. De nieuwe ringen kunnen aan de hand daarvan hun archiefbeheersregels vaststellen.

(Toelichting van november 2012)