De Staatssecretaris van Justitie;
Gelet op artikel 58, derde lid, van de Wet op het notarisambt,
Besluit:
Ministeriële regeling van 14 september 1999, Stcrt. 1999, 181, inw. tr. 1 oktober 1999.
In deze regeling wordt verstaan onder:
Bij iedere overbrenging naar de algemene bewaarplaats van protocollen of gedeelten daarvan op grond van artikel 58 van de wet zondert de notaris de akten betreffende uiterste willen en zo mogelijk de daarop betrekking hebbende kaartsystemen af van de overige bestanddelen van het protocol. De notaris voegt daarbij een door hem gewaarmerkte kopie of uittreksel van het repertorium of een andere door hem gewaarmerkte staat, waarin de gegevens uit het repertorium van de desbetreffende akten zijn vermeld.
In artikel 59, eerste lid, van de Wet op het notarisambt is voor de overbrenging naar rijksarchiefbewaarplaatsen van akten betreffende uiterste willen die in een algemene bewaarplaats berusten een andere termijn bepaald dan voor de andere tot het protocol van de notaris behorende notariële archiefbescheiden. Deze moeten pas als zij ouder zijn dan honderd jaar in plaats van vijfenzeventig jaar naar de rijksarchiefbewaarplaats worden overgebracht.
Omdat het van belang is dat in een vroegtijdig stadium de testamenten van de overige akten worden afgezonderd, is in artikel 2, eerste volzin, bepaald dat de notaris de testamenten en de daarop betrekking hebbende kaartsystemen moet scheiden van de andere akten bij de overbrenging naar de algemene bewaarplaats na dertig respectievelijk twintig jaar op grond van artikel 58. Tevens is de notaris verplicht om bij de overbrenging een door hem gewaarmerkte kopie of uittreksel van het repertorium of een andere door hem gewaarmerkte staat, waarin de gegevens uit het repertorium van de desbetreffende testamenten zijn vermeld, te voegen (artikel 2, tweede volzin). Dit is nodig in verband met de latere overbrenging van de protocollen naar de rijksarchiefbewaarplaats op grond van artikel 59, eerste lid, van de wet.
(Toelichting van 14 september 1999)
De notaris en de bewaarder van de algemene bewaarplaats stellen gezamenlijk de datum vast waarop de kaartsystemen zullen worden afgesloten in verband met de overbrenging van het protocol of gedeelten daarvan naar de algemene bewaarplaats.
Omdat op grond van artikel 58, eerste lid, van de wet 'zo mogelijk de kaartsystemen' naar de algemene bewaarplaats moeten worden overgebracht, is het ook nodig dat die kaartsystemen met het oog op hun overbrenging op een bepaalde datum worden afgesloten. In artikel 3 van de regeling is bepaald dat de notaris en de bewaarder van de algemene bewaarplaats die datum gezamenlijk vaststellen. De datum van afsluiting zal mede afhangen van de mate waarin het kaartsysteem nog door de notaris wordt gebruikt. Als de overbrenging van het gehele kaartsysteem op bezwaren stuit, kan ook worden afgesproken dat een bepaald gedeelte ervan later zal worden overgebracht. Een kaartsysteem in geautomatiseerde vorm maakt ook deel uit van het protocol en zal dus ook naar de algemene bewaarplaats moeten worden overgebracht.
(Toelichting van 14 september 1999)
Deze regeling treedt in werking op het tijdstip waarop artikel 58 van de wet in werking treedt.
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling overbrenging notariële archiefbescheiden naar de algemene bewaarplaats.