Regeling overbrenging notariële archiefbescheiden naar de rijksarchiefbewaarplaats

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. wet: de Wet op het notarisambt;
2. algemene bewaarplaats: de algemene bewaarplaats, bedoeld in artikel 57, eerste lid, van de wet;
3. bewaarder: de bewaarder, bedoeld in artikel 57, tweede lid, van de wet;
4. kamer van toezicht: de kamer van toezicht, bedoeld in artikel 93 van de wet;
5. beheerder: de beheerder van de bij of krachtens de Archiefwet 1995 aangewezen rijksarchiefbewaarplaats.

1. De in artikel 59, eerste lid, van de wet bedoelde overbrenging van de protocollen naar de bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor de bewaring daarvan aangewezen rijksarchiefbewaarplaats geschiedt op last en voor rekening van de Minister van Justitie, na overleg met de algemene rijksarchivaris en de kamer van toezicht in het arrondissement waar de algemene bewaarplaats is gelegen.
2. De bewaarder brengt zo spoedig mogelijk nadat de in het eerste lid bedoelde last is gegeven, de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden voor overbrenging in gereedheid en maakt daarvan een specificatie. Zodra zulks is geschied geeft hij daarvan kennis aan de Minister van Justitie.
3. De bewaarder en de beheerder maken van de overbrenging gezamenlijk een verklaring op, waaraan de in het tweede lid genoemde specificatie wordt gehecht. Van deze verklaring zendt de bewaarder een afschrift aan de Minister van Justitie en aan de kamer van toezicht.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 oktober 1999.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling overbrenging notariële archiefbescheiden naar de rijksarchiefbewaarplaats.

Dit op de nieuwe Wet op het notarisambt gebaseerde besluit bevat nadere regels over de overbrenging van de in de algemene bewaarplaats berustende notariële protocollen naar de rijksarchiefbewaarplaats. Onder protocol wordt verstaan de minuten, notariële verklaringen, registers, afschriften, repertoria en kaartsystemen die onder de notaris berusten (artikel 1, eerste lid, onderdeel e, Wet op het notarisambt). Artikel 59, eerste lid, van de Wet op het notarisambt schrijft voor dat de protocollen die ouder zijn dan vijfenzeventig jaar en die in een algemene bewaarplaats berusten, binnen een tijdvak van tien jaar naar de bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor de bewaring daarvan aangewezen rijksarchiefbewaarplaats moeten worden overgebracht.
Een uitzondering hierop vormen de akten betreffende uiterste willen. Die moeten pas als zij ouder zijn dan honderd jaar binnen een tijdvak van tien jaar naar de rijksarchiefbewaarplaats worden overgebracht.

De regeling geeft een beschrijving van de procedure die in verband met de overbrenging van de protocollen naar de rijksarchiefbewaarplaats gevolgd moet worden. Deze sluit zoveel mogelijk aan bij de procedure die opgenomen is in het op artikel 69a van de oude Wet op het Notarisambt gebaseerde Besluit van 20 oktober 1969, Stcrt. 240 en de artikelen 9 en 10 van het Archiefbesluit 1995. Deze artikelen zijn ook op de notariële protocollen van toepassing.
De overbrenging van de notariële protocollen naar de rijksarchiefbewaarplaatsen moet, evenals thans, op last en voor rekening van de Minister van Justitie geschieden, na overleg met de rijksarchivaris en de kamer van toezicht. Met de overbrenging naar de algemene bewaarplaats worden deze aan de staat toevertrouwd. Uit dien hoofde gaat de zorg over op de Minister van Justitie. Ook de Archiefwet 1995 spreekt van 'zorg'. In de komende Reparatiewet betreffende de Wet op het notarisambt zullen deze twee begrippenkaders nauwer op elkaar worden afgestemd. Uitdrukkelijk zal worden bepaald dat de Minister van Justitie zorgdrager is in de zin van de Archiefwet 1995.