Reglement aktepapier

Onverminderd de eisen die de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden stelt, wordt het aktepapier bedrukt met het oranje logo van de KNB en wordt daarin het watermerk van de KNB gebruikt. Het oranje logo van de KNB bevindt zich linksboven op het aktepapier. Het watermerk van de KNB bevindt zich gecentreerd op het aktepapier.

Toelichting

Het aktepapier moet een duurzaamheid van honderd jaar hebben, moet als notarieel aktepapier herkenbaar zijn en het moet een degelijke indruk maken. Om te beginnen is de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden van toepassing, die onder meer verwijst naar NEN 2728, de Nederlandse norm voor permanent houdbaar papier. Voor de duidelijkheid verwijst het reglement hiernaar.

Bovendien moet het papier bedrukt zijn met het logo van de KNB en moet daarin het watermerk van de KNB worden verwerkt. Dit bevordert de herkenbaarheid van het papier als notarieel aktepapier. Het oranje logo is jaren geleden geïntroduceerd en het is dus een vertrouwd kenmerk van notarieel aktepapier in Nederland. Het oranje logo is door het KNB-bestuur gedeponeerd bij het Benelux-Merkenbureau. Dat betekent dat het wordt beschermd door de Merkenwet en onbevoegden er niet ongestraft gebruik van mogen maken. Hetzelfde geldt voor het watermerk. Het watermerk verschaft het aktepapier cachet en het bemoeilijkt, evenals het voorgeschreven oranje logo, fraude.

Het KNB-bestuur houdt als merkhouder toezicht op de kenmerken van het aktepapier. Notarissen moeten het aktepapier gebruiken op grond van artikel 41 Wet op het notarisambt en de daarop gebaseerde Verordening aktepapier. Zij zijn aan tuchtrecht onderworpen, als zij handelen of nalaten in strijd met de Wet op het notarisambt of een daarop rustende verordening. Zonodig zal het KNB-bestuur dus een klacht moeten indienen, als een notariskantoor niet het voorgeschreven aktepapier gebruikt.

Anderzijds doet het KNB-bestuur, wanneer een onbevoegde het notarieel aktepapier misbruikt, bij ontdekking aangifte bij de politie wegens valsheid in geschrifte, zoals dat ook gebeurt wanneer een onbevoegde zich notaris noemt. Zonodig zal een civiele schadeactie worden ingesteld. Van de leden wordt op dit punt ook medewerking verwacht, in de vorm van melding van onrechtmatig gebruik van het aktepapier.

(Toelichting van 19 oktober 2005)

In de praktijk blijken nu vragen te rijzen over de plaats van het oranje logo en van het watermerk. Sommige kantoren hebben gevraagd of het oranje logo ook rechtsboven mag staan. Het KNB-bestuur heeft bedoeld dat het logo linksboven staat. Dit is de plaats waar vroeger de zegels werden geplakt, en waarvoor in de plaats het oranje KNB-logo is gekomen. Beoogd is dat met één oogopslag de notariële akte als zodanig herkenbaar is, hetgeen fraude bemoeilijkt. Nu het Reglement aktepapier niet expliciet regelt waar het oranje KNB-logo moet staan, wordt dat alsnog in bijgaande aanpassing geregeld.

Ook voor het watermerk geldt dat het Reglement aktepapier niet regelt waar dat moet zijn aangebracht. De vraag is gerezen, of het bijvoorbeeld ook met de wall paper techniek mag worden aangebracht, zodat het op verschillende plekken op het aktepapier kan voorkomen en zelfs in twee delen. Het bestuur heeft bedoeld dat het watermerk in het midden van het papier wordt aangebracht. In de onderhavige aanpassing van het reglement staat dat aangeduid met de woorden 'gecentreerd in'.

Het bestuur acht de aanduidingen 'linksboven' en 'gecentreerd in' afdoende voor het doel van herkenbaarheid en fraudevoorkoming en vindt het niet nodig de aanduidingen nog met millimeters te specificeren.

(Toelichting van 18 oktober 2006)

Onverminderd de eisen die de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden stelt, is het gebruik van schrijfmachines met plastic schrijfmachinelint en inkjetprinters niet toegestaan.

Toelichting

De Regeling duurzaamheid archiefbescheiden schrijft voor dat balpennen en balpeninkten voldoen aan ISO 12757-1 en rollerbalpennen en rolbalpeninkten aan ISO 14145-2 en dat schrijfmachine- en printerlinten als kleurstof koolstof of gelijkwaardige materialen bevatten. Daarnaast verbiedt het reglement het gebruik van correctielint en inktjetprinters. De duurzaamheid daarvan is immers volstrekt onvoldoende.

(Toelichting van 19 oktober 2005)

De notaris betrekt het aktepapier bij een drukker die beschikt over een geldig certificaat volgens de kwaliteitsnorm Security Management System, of de CWA-norm 14641.

Toelichting

Om fraude en misbruik van notarieel aktepapier te voorkomen, dient het reglement ook eisen te stellen aan het logistieke proces van het aktepapier. Het reglement doet dat door voor te schrijven, dat het papier moet worden geleverd door een drukker die gecertificeerd is volgens de kwaliteitsnorm van het Security Management System, of de internationale variant, de CWA-norm 14641. Een dergelijk systeem omvat onder meer de volgende elementen. Het personeel moet speciale cursussen volgen, wordt herhaaldelijk gescreend en moet geheimhouding betrachten. Het productbeheer gaat volgens een beveiligingsplan. Grondstoffen, halffabricaten en eindproducten worden geregistreerd, waarop ook toezicht en inspectie wordt uitgevoerd. Er is een verpakkingsbeveiliging voor de aflevering en beveiligd extern transport. Tot de beveiligingsstrategie behoort ook de wijze waarop het aktepapier op echtheid wordt gecontroleerd.

Door voor te schrijven dat het aktepapier moet worden geleverd door aldus gekwalificeerde drukkers, wordt het logistieke proces van het aktepapier gewaarborgd. Hiermee wordt voorts gegarandeerd dat het aktepapier uitsluitend wordt geleverd aan notariskantoren, die als enige bevoegd zijn tot het gebruik ervan. Het bestuur van de KNB zal regelmatig opgeven wie notaris is, zodat de leveranciers hun register van afnemende notarissen kunnen actualiseren.
Het KNB-bestuur zal een overzicht bijhouden van gekwalificeerde drukkers en dit beschikbaar stellen aan het notariaat.

(Toelichting van 19 oktober 2005)

Voorgesteld wordt de eis van lidmaatschap van de Vereniging ECHT in het Reglement aktepapier van 19 oktober 2005 te laten vervallen. Het bezit van een certificaat volgens het Security Management Systeem (SMS) of de internationale versie, het Cen Workshop Agreement (CWA), is voldoende waarborg voor kwaliteit en beveiliging en geeft ook drukkerijen buiten Nederland de mogelijkheid aktepapier te produceren.

In de tachtiger jaren van de vorige eeuw werd door de overheid gevraagd om een programma van eisen voor het drukken van waardedocumenten bij een EEG-inschrijving. Het ging toen over paspoorten, rijbewijzen en dergelijke documenten. Door de Centrale Recherche Informatie dienst (CRI) werd toen de term veiligheidsdrukker geopperd. Vraag was toen wie veiligheidsdrukkers zijn. Dat kon toen niet nader gedefinieerd worden. Veiligheidsdrukkers waren toen drukkers van geld, cheques en aandelen. Door een drukker van aandelen is het initiatief genomen de veiligheidsdrukkers te verenigen. De Vereniging Echt is zo ontstaan. Een overkoepelend orgaan, Intergraf te Brussel, heeft in de negentigerjaren het initiatief genomen om internationale certificering te starten in nauwe samenwerking met de Europese Commissie. Een eisenpakket werd samengesteld en verificatie van drukkers gestart. Er zijn aldus inmiddels verschillende certificeringen die internationaal geaccepteerd zijn. De eis in het Reglement aktepapier dat de drukker lid moet zijn van de Vereniging Echt is daarom achterhaald, ook door het feit dat alleen Nederlandse drukkers in aanmerking komen om het aktepapier te produceren.

Lidmaatschap van de vereniging ECHT om aktepapier te mogen drukken en leveren is indertijd opgenomen, omdat dat een waarborg zou opleveren voor kwaliteit en beveiliging. De vereniging Echt is evenwel niet meer dan een koepelorganisatie van bedrijven die zich hebben gespecialiseerd in het beveiligen van producten en diensten. Een waarborg voor kwaliteit en beveiliging is wel gezekerd in de volgende certificaten: het Security Management Systeem (SMS) of de internationale versie, het Cen Workshop Agreement (CWA). Bedrijven die in het bezit zijn van een geldig SMS- of CWA-certificaat zijn veiligheidsdrukkers. Er zijn in Nederland enkele drukkerijen in het bezit van een geldig SMS- of CWA-certificaat, die niet lid zijn van de vereniging Echt en die kwalitatief niet onder doen voor leden van de vereniging Echt. Zoals vermeld in de toelichting op het reglement van 2005, houdt het KNB-bestuur een lijst bij van gekwalificeerde drukkers.

(Toelichting 20 februari 2013)

Grondslag reglement

Op grond van artikel 41, tweede lid, Wet op het notarisambt worden bij verordening regels gesteld omtrent het materiaal waarop de akten worden gesteld en omtrent de wijze waarop de tekst van akte daarop wordt gesteld. Dit is gebeurd in de Verordening aktepapier van 21 juni 2000. De verordening schrijft in artikel 2, eerste lid, voor, dat het aktepapier en al hetgeen daarop gedrukt en geschreven staat bij normaal gebruik een duurzaamheid van ten minste honderd jaar heeft. Verder delegeert de verordening in artikel 2, tweede lid, de uitwerking van de diverse vereisten aan het bestuur van de KNB. De vereisten betreffen technische kenmerken van het aktepapier, houdbaarheid, bedruk- en beschrijfbaarheid, verwerkbaarheid en gebruiksgemak (artikel 2, tweede lid, sub a). Voorts vereisten aangaande leesbaarheid (artikel 2, tweede lid sub b), alsmede het uiterlijk en de beveiliging van het aktepapier (artikel 2, tweede lid, sub c). Ten slotte stelt het KNB-bestuur bij reglement vereisten vast aangaande het logistieke proces van het aktepapier (artikel 2, derde lid).

Regeling duurzaamheid archiefbescheiden

De Regeling duurzaamheid archiefbescheiden van 6 september 2001 is na de inwerkingtreding van de Verordening aktepapier in werking getreden. Aanvankelijk was het onduidelijk of deze regeling ook geldt voor het notariaat. Zowel de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, als de daarop gebaseerde Regeling duurzaamheid archiefbescheiden zijn van toepassing op overheidsorganen, die in artikel 1 van de wet worden gedefinieerd als, onder meer, persoon met enig openbaar gezag bekleed. Aangezien de notaris voldoet aan deze definitie, zijn deze regelingen van toepassing op de notaris, zo is begin 2002 duidelijk geworden.
Het Archiefbesluit 1995 draagt in artikel 11, eerste lid, iedere zorgdrager op zodanige voorzieningen te treffen ten aanzien van de archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Volgens het tweede lid van artikel 11 worden bij ministeriële regeling nadere regels gesteld omtrent de duurzaamheid van deze archiefbescheiden. De Regeling duurzaamheid archiefbescheiden biedt zodanige regels. Zij betreffen de gegevensdragers, zoals papier en elektromagnetische dragers, verder de schrijfstoffen, maar ook de hechtmechanieken en verpakkingsmaterialen.

Extra eisen notarieel aktepapier

De vraag is gerezen, of de invoering van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden de Verordening aktepapier en het daarin voorziene reglement van het KNB-bestuur niet overbodig heeft gemaakt. Het KNB-bestuur meent van niet. De reden dat notarieel aktepapier aan strengere eisen moet voldoen dan ander papier dat blijvend moet worden bewaard door overheidsorganen is, dat notarieel aktepapier als zodanig herkenbaar papier moet zijn, met een degelijke uitstraling, en beveiligd. De ministeriële regeling voorziet uitsluitend in de technische vereisten van het aktepapier.