Het bestuur van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (hierna: KNB);
Overwegende dat het nodig is regels vast te stellen met betrekking tot de elektronische notariële akte;
Gelet op de artikelen 1, 2, 3, 4, 5 en 6 van de Verordening elektronische notariële akte;
Gelet op de raadpleging van de ledenraad van de KNB;
Stelt de navolgende regels vast:
De beschikbaarheid, werking en beveiliging van het systeem voor gegevensverwerking, bedoeld in artikel 53d van de Wet op het notarisambt, zijn overeenkomstig de daartoe door de KNB op te stellen richtlijnen.
In artikel 1 van de Verordening elektronische notariële akte is bepaald dat de KNB er zorg voor draagt dat het systeem voor gegevensverwerking, bedoeld in artikel 53d van de Wet op het notarisambt (hierna: Wna), voldoet aan het bepaalde in artikel 53d leden 4 en 5 Wna.
Deze bepalingen houden verband met de beschikbaarheid, werking en beveiliging van het systeem. Voor de beschikbaarheid, werking en beveiliging van het systeem stelt de KNB richtlijnen op.
(Toelichting van 5 juli 2023)
De ondertekening van de elektronische notariële akte en de elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 van de Wet op het notarisambt, vindt plaats door het gebruik van een PAdES LTA of PKCS#7 LTA, tevens zijnde een gekwalificeerde elektronische handtekening, bedoeld in artikel 3 onder 12 van Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG (PbEU 2014, L 257)
In artikel 2 van de Verordening elektronische notariële akte is bepaald dat de ondertekening van de elektronische notariële akte en de elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, plaatsvindt door het gebruik van een door het bestuur van de KNB aan te wijzen elektronische handtekening.
Als elektronische handtekening als bedoeld in artikel 2 van de Verordening elektronische notariële akte wordt aangewezen een PAdES LTA (Portable Document Format Advanced Electronic Signature Long Term with Archive timestamp) of PKCS#7 LTA (Public-Key Cryptography Standards #7 Long Term with Archive timestamp), tevens zijnde een gekwalificeerde elektronische handtekening, bedoeld in artikel 3 onder 12 van Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG (PbEU 2014, L 257).
(Toelichting van 5 juli 2023)
De inhoud van de elektronische notariële akte, van de elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 van de Wet op het notarisambt, en van overige elektronische bijlagen wordt gesteld in PDF/A-2 of hoger met conformiteitsniveau a of u.
In artikel 3 van de Verordening elektronische notariële akte is bepaald dat de inhoud van de elektronische notariële akte, van de elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en van overige elektronische bijlagen duurzaam wordt gesteld in een door het bestuur van de KNB aan te wijzen documentstandaard die de betrouwbaarheid, de uitleesbaarheid en de beschikbaarheid van de inhoud waarborgt en voldoet aan de meest recente nationale of internationale standaarden.
Als documentstandaard als bedoeld in artikel 3 van de Verordening elektronische notariële akte wordt aangewezen PDF/A-2 of hoger met conformiteitsniveau a of u (Portable Document Format/Archivable versie 2 of hoger met conformiteitsniveau a of u).
(Toelichting van 5 juli 2023)
Conversie van de inhoud van een verleden elektronische notariële akte, van een verleende elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 van de Wet op het notarisambt, en van overige elektronische bijlagen naar de aangewezen andere documentstandaard geschiedt overeenkomstig de daartoe door de KNB op te stellen richtlijnen.
In artikel 4 van de Verordening elektronische notariële akte is bepaald dat indien conversie van de inhoud van een verleden elektronische notariële akte, van een verleende elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en van overige elektronische bijlagen naar een andere documentstandaard noodzakelijk is om de duurzaamheid hiervan te waarborgen, conversie hiervan plaatsvindt naar een door het bestuur van de KNB aan te wijzen andere documentstandaard en dat de KNB zorg draagt voor tijdige conversie en bepaalt op welke wijze conversie plaatsvindt.
Voor conversie van de inhoud van een verleden elektronische notariële akte, van een verleende elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en van overige elektronische bijlagen naar de door het bestuur van de KNB aangewezen andere documentstandaard stelt de KNB richtlijnen op.
(Toelichting van 5 juli 2023)
Bewaring van minuten van elektronische notariële akten, elektronische volmachten, bedoeld in artikel 53f lid 1 van de Wet op het notarisambt, en overige elektronische bijlagen en waarborging van de toegang van de notaris tot zijn protocol geschieden overeenkomstig de daartoe door de KNB op te stellen richtlijnen.
In artikel 5 van de Verordening elektronische notariële akte is bepaald dat de KNB er zorg voor draagt dat minuten van elektronische notariële akten, elektronische volmachten, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en overige elektronische bijlagen op ordelijke wijze en beveiligd tegen beschadiging, tenietgaan en onbevoegde toegang en inzage worden bewaard en dat de KNB er zorg voor draagt dat en bepaalt op welke wijze de toegang van de notaris tot zijn protocol is gewaarborgd.
Voor bewaring van minuten van elektronische notariële akten, elektronische volmachten, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en overige elektronische bijlagen en waarborging van de toegang van de notaris tot zijn protocol stelt de KNB richtlijnen op.
(Toelichting van 5 juli 2023)
Dit reglement wordt aangehaald als: 'Reglement elektronische notariële akte'.
Dit reglement is vastgesteld door het bestuur van de KNB op 5 juli 2023 en treedt in werking met ingang van de datum waarop de Verordening elektronische notariële akte in werking treedt.