Reglement inzake werkwijze bestuur

Artikel 1

Het bestuur wijst uit zijn midden een penningmeester aan en stelt voor elk bestuurslid diens portefeuille vast. Het bestuur doet hiervan mededeling aan de leden hetzij in een periodiek van de KNB dat aan alle leden wordt toegezonden, hetzij door middel van een andere schriftelijke kennisgeving aan alle leden, hetzij met behulp van datacommunicatie.

Artikel 2

1. De plaatsvervangend voorzitter treedt in de plaats van de voorzitter op hetzij in overleg met de voorzitter hetzij bij zijn afwezigheid.
2. In geval van afwezigheid van zowel de voorzitter als de plaatsvervangend voorzitter treedt een door het bestuur aangewezen ander bestuurslid op als waarnemend voorzitter.

Toelichting

Omdat de wet spreekt over plaatsvervangend voorzitter komt de term vice-voorzitter niet meer voor. De plaatsvervangend voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en treedt op in andere gevallen waarin dit aan de voorzitter is opgedragen, zoals in artikel 66 WNA (leiding van de algemene ledenvergadering).

(Toelichting van 10 november 1999)

1. Het bestuur vergadert op een door de voorzitter te bepalen plaats en tijd wanneer de voorzitter of twee bestuursleden dit nodig achten. Plaats en tijd van de vergadering worden door de voorzitter ten minste vier dagen voor de vergadering schriftelijk of met behulp van datacommunicatie aan de bestuursleden opgegeven. In spoedeisende gevallen, ter beoordeling van de voorzitter, kan de termijn van oproeping worden verkort tot ten minste vierentwintig uur.
2. Bij de oproeping tot de vergadering worden de te behandelen onderwerpen vermeld.
3. Voorstellen die niet op de agenda voorkomen kunnen alleen worden behandeld in een vergadering waarin alle bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en zij tegen de behandeling geen bezwaar maken.
4. Voorts kan het bestuur in spoedeisende gevallen, ter beoordeling van de voorzitter, telefonisch of via datacommunicatie vergaderen.

Artikel 4

1. Ieder bestuurslid kan in de vergadering van het bestuur één stem uitbrengen.
2. Een bestuurslid kan zich door een ander bestuurslid voor een bepaalde vergadering schriftelijk, al dan niet via digitale weg of datacommunicatie, doen vertegenwoordigen. Niemand kan voor zich en als gemachtigde meer dan twee stemmen uitbrengen.
3. Besluiten van het bestuur, daaronder begrepen benoemingen, kunnen zowel binnen als buiten vergadering genomen worden. Voor besluiten buiten vergadering geldt dat ieder bestuurslid moet instemmen met die wijze van besluitvorming.
4. Besluiten van het bestuur kunnen alleen worden genomen indien ten minste de helft van de bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is. Deze besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen.
5. Stemming geschiedt mondeling tenzij ten minste twee bestuursleden een schriftelijke stemming gewenst achten.
6. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
7. De voorzitter kan constateren, mits zonder tegenspraak uit de vergadering, dat een voorstel zonder hoofdelijke stemming of bij acclamatie is aangenomen.

Artikel 5

1. Bestuursleden melden bij de voorzitter hem of haar betreffende omstandigheden die, of een belang dat, mogelijk een conflict kunnen opleveren met het algemeen of publiek belang, dan wel een afbreukrisico kunnen vormen voor het bestuur en de KNB. De voorzitter zal een dergelijk melding doen bij de plaatsvervangend voorzitter.
2. Het bestuur informeert de ledenraad, of een door de ledenraad ingestelde commissie, tijdig omtrent voorgenomen financiële beslissingen of beslissingen van andere aard die naar de mening van het bestuur materieel buiten het vastgestelde budget vallen, dan wel een serieus afbreukrisico zouden kunnen vormen voor de KNB, en licht deze op eerste verzoek toe.

Toelichting

Het is wenselijk dat een bestuursleden bijzondere persoonlijke omstandigheden die tot mogelijke discussie over hun functioneren als bestuurslid kunnen leiden, melden bij de voorzitter. Gedacht moet worden aan het aanvaarden van een zware waarneming in een potentieel probleemprotocol, het betrokken worden in tuchtrechtelijke of gerechtelijke procedures, tegenstrijdig belang tussen het bestuur en eigen onderneming of een verscherpt toezicht door de toezichthouder. De voorzitter kan dan in samenspraak met de andere bestuursleden bezien welke maatregelen getroffen moeten worden om de afbreukrisico’s voor het notariaat zo klein mogelijk te maken. In het geval dat de voorzitter geldt dat een melding bij de plaatsvervangend voorzitter op zijn plaats is.

Alhoewel de ledenvergadering van de KNB het budget van de KNB vaststelt kunnen zich situaties voordoen waarin het bestuur tussentijds beslissingen moet nemen met serieuze financiële of andere gevolgen voor de KNB die een afbreukrisico zouden kunnen vormen. In beginsel controleert de ledenraad het bestuur van de KNB achteraf. In dit soort bijzondere gevallen is het van belang dat het bestuur vooraf de ledenraad of een ledenraadscommissie informeert en op eerste verzoek de context van de voorgenomen beslissingen of omstandigheden toelicht.

(Toelichting van 14 maart 2018)

Artikel 6

Het beheer van de geldmiddelen van de KNB geschiedt onder verantwoordelijkheid van het bestuur door de penningmeester, die daarbij wordt bijgestaan door de directie van het bureau van de KNB.

Artikel 7

1. Het Ondersteuningsfonds, dat door de KNB in stand wordt gehouden, heeft tot doel bij gebleken behoefte financiële steun te verlenen aan de leden van de KNB en/of hun echtgenoten, kinderen of nagelaten betrekkingen in het onderhoud van wie het betreffende lid ten tijde van zijn overlijden voorzag, voor zover er geen andere voorzieningen zijn.
2. In bijzondere gevallen, ter beoordeling van het bestuur, kan ook ondersteuning worden verleend aan andere personen dan die bedoeld in lid 1.
3. Het fonds wordt afzonderlijk geadministreerd en verantwoord.

Artikel 8

1. Het bestuur kan zich bij zijn werkzaamheden doen bijstaan door één of meer commissies.
2. Indien het bestuur een commissie instelt, wijst het één of meer bestuursleden aan onder wiens verantwoordelijkheid de werkzaamheden van de commissie plaatsvinden.
3. De in lid 2 bedoelde bestuursleden zijn in ieder geval bevoegd alle vergaderingen van de commissie bij te wonen en van alle stukken van de commissie kennis te nemen.

Toelichting

De commissies kunnen meerdere namen hebben zoals bijvoorbeeld expertgroep, stuurgroep, klankbordgroep of issuegroep.

(Toelichting van 14 maart 2018)

Artikel 9

1. Het bestuur stelt het aantal leden van een commissie vast en benoemt deze.
2. Het bestuur kan leden van een commissie te allen tijde schorsen en ontslaan.

Artikel 10

Het bestuur stelt voor elke commissie een instructie vast, die in ieder geval de taakomschrijving inhoudt en de verplichting om ten minste eenmaal per jaar aan het bestuur verslag uit te brengen van de werkzaamheden.

Artikel 11

De directie van het bureau van de KNB houdt een overzicht bij van de commissies, bedoeld in artikel 8 en volgende van dit reglement; op dit overzicht wordt vermeld wie lid zijn van de commissie, alsmede de datum van benoeming. Het bestuur doet hiervan mededeling aan de leden door middel van een andere schriftelijke kennisgeving aan alle leden, hetzij met behulp van datacommunicatie.

Artikel 12

Bij reglement kunnen door het bestuur nadere regels worden gesteld betreffende de werkzaamheden van een commissie, de wijze van vergaderen en de besluitvorming.

Artikel 13

Aan bestuursleden en ledenraadsleden wordt een financiële vergoeding alsmede een vergoeding voor reis- en verblijfskosten toegekend. Zulks geldt ook voor door de algemene ledenvergadering, de ledenraad of het bestuur benoemde leden van commissies, een aangewezen voorzitter van de ledenraad en de notariële leden van de kamers voor het notariaat. Deze vergoedingen worden door het bestuur jaarlijks in overleg met de ledenraad vastgesteld.

Artikel 14

In afwijking van het bepaalde in artikel 13 kan het bestuur aan afgevaardigden naar vergaderingen in het buitenland een voor elk geval afzonderlijk vast te stellen kostenvergoeding en tegemoetkoming toekennen.

Artikel 15

Dit reglement is vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 14 maart 2018 en treedt direct in werking. Het reglement werkwijze van het bestuur van 10 november 1999 komt hiermee te vervallen.

Dit reglement vervangt het Reglement inzake werkwijze bestuur van 10 november 1999, inw. tr. 10 november 1999. (Bew.)