Reglement inzake werkwijze Commissie toegang notariaat

Artikel 1

In dit Reglement wordt verstaan onder:
- adviserende instanties: de instanties die op grond van artikel 7, tweede lid, of artikel 8, tweede of zesde lid, Wna, advies hebben uitgebracht.
- BFT: Bureau Financieel Toezicht.
- Bna: Besluit op het notarisambt.
- Commissie: de Commissie toegang notariaat.
- Cvdn: Commissie van deskundigen notariaat.
- KNB: Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie.
- Minister: de Minister van Justitie en Veiligheid.
- persoonstoets: de toets die de verzoeker aflegt bij een extern adviesbureau, dat op verschillende onderdelen de persoonlijke geschiktheid van de verzoeker toetst voor het ambt van notaris of voor de positie van toegevoegd notaris.
- verzoeker: de kandidaat-notaris die verzoekt om goedkeuring van de aanwijzing als toegevoegd notaris of de kandidaat- of toegevoegd notaris die verzoekt te worden benoemd tot notaris.
- Wna: Wet op het notarisambt.

Artikel 2

1. Een plaatsvervangend voorzitter treedt in de plaats van de voorzitter op, met al diens bevoegdheden, hetzij in overleg met de voorzitter, hetzij bij diens afwezigheid.
2. Een plaatsvervangend lid treedt in de plaats van een vast lid op, met al diens bevoegdheden, hetzij in overleg met het vaste lid, hetzij bij diens afwezigheid.
3. In de volgende artikelen wordt met in achtneming van de leden 1 en 2 van dit artikel steeds gesproken over 'voorzitter' en 'commissielid' of 'commissieleden'.

Artikel 3

1. De Commissie vergadert op een door de voorzitter te bepalen plaats en tijd op het moment dat de voorzitter of twee commissieleden een vergadering nodig achten. Plaats en tijd van de vergadering worden door de secretaris tenminste zeven dagen voor de vergadering schriftelijk of per email aan de commissieleden doorgegeven. In spoedeisende gevallen, ter beoordeling van de voorzitter, kan de termijn worden verkort tot ten minste twee dagen.
2. De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter.
3. Bij de oproeping tot de vergadering worden de te behandelen onderwerpen vermeld.
4. Onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kunnen alleen worden behandeld in een vergadering waarin ten minste vijf commissieleden aanwezig zijn en geen van hen tegen de behandeling bezwaar maakt.
5. In spoedeisende gevallen kan de Commissie, ter beoordeling van de voorzitter, telefonisch of digitaal vergaderen mits geen van de commissieleden daartegen bezwaar maakt.

Artikel 4

1. De voorzitter en een commissielid kan in de vergadering van de Commissie voor zich één stem uitbrengen.
2. In een vergadering waarin gesprekken met verzoeker(s) als hierna in artikel 9 bedoeld plaatsvinden, kunnen commissieleden zich niet per volmacht doen vertegenwoordigen, aangezien de aard van gemelde gesprekken een persoonlijke aanwezigheid van de commissieleden verlangen.
3. In elke andere vergadering dan die in lid 2 bedoeld, kan een commissielid zich door een ander commissielid schriftelijk per volmacht doen vertegenwoordigen. Niemand kan voor zich en als gevolmachtigde meer dan twee stemmen uitbrengen.
4. Besluiten van de Commissie terzake het advies aan de Minister als hierna in artikel 9 bedoeld worden genomen met een gekwalificeerde meerderheid van stemmen van de aanwezige commissieleden.
5. Elk ander besluit van de Commissie dan die in lid 4 bedoeld worden genomen met meerderheid van stemmen wanneer tenminste de helft plus één van de commissieleden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Als het quorum niet gehaald wordt, kan de voorzitter tussen zeven en veertien dagen een tweede vergadering bijeenroepen waarin onafhankelijk van het quorum besluiten kunnen worden genomen met een gekwalificeerde meerderheid.
6. Besluiten van de Commissie kunnen ook buiten een vergadering worden genomen wanneer alle commissieleden met het nemen van een besluit instemmen en tenminste twee derde van de commissieleden zich schriftelijk, per email of telefonisch ten gunste van het te nemen besluit heeft uitgesproken.
7. Stemming geschiedt mondeling tenzij ten minste twee commissieleden een schriftelijke stemming gewenst achten.
8. Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter.
9. De voorzitter kan zonder tegenspraak van een commissielid constateren dat een voorstel zonder hoofdelijke stemming of bij acclamatie is aangenomen.

Artikel 5

1. Ingevolge artikel 4, vijfde lid, Bna stelt de KNB een secretaris ter beschikking aan de Commissie.
2. De KNB kan een of meer plaatsvervangende secretarissen van (buiten) het bureau van de KNB aanstellen, die de secretaris bij verhindering kunnen vervangen.
3. De secretaris draagt zorg voor de voorbereiding en afhandeling van de besluitvorming van de Commissie en voor de verslaglegging van de vergaderingen.

Artikel 6

1. Om te worden benoemd tot notaris of te worden aangewezen als toegevoegd notaris, moet de verzoeker voldoen aan de wettelijke voorwaarden zoals gesteld in artikel 6 Wna. Het tweede lid, aanhef en onderdeel b, onder 4°, van het genoemde artikel is niet van toepassing indien het verzoek de goedkeuring van een aanwijzing betreft.
2. De verzoeker moet, in geval van een verzoek tot benoeming tot notaris, het advies van de Cvdn over het ondernemingsplan overleggen aan de KNB.
   Het advies mag bij overlegging niet ouder zijn dan 12 maanden, te rekenen vanaf de dag waarop het advies is uitgebracht. Indien sprake is van bijzondere omstandigheden, kan in individuele gevallen worden afgeweken van deze termijn.
3. De verzoeker moet aan de KNB de documenten overleggen zoals deze zijn opgesomd in de Checklist procedure benoeming notaris respectievelijk de Checklist procedure aanwijzing toegevoegd notaris (het dossier). Beide checklists zijn te vinden op knb.nl en zijn gebaseerd op artikel 8, eerste lid, en artikel 30c, tweede lid, Wna.
4. In aanvulling op de in lid 3 bedoelde documenten kan de Commissie in het kader van de adviesprocedure de verzoeker om nadere informatie vragen. Tot die informatie behoren in elk geval drie referentiebrieven:
   - twee referentiebrieven afkomstig van cliënten of zakelijke relaties; zij zijn bij voorkeur huidige cliënten of zakelijke relaties aan wie de verzoeker gedurende een periode van minimaal één jaar notariële diensten heeft verleend; en
   - bij het verzoek tot benoeming tot notaris één referentiebrief die afkomstig is van de notaris onder wiens verantwoordelijkheid de verzoeker werkzaam is ten tijde van het indienen van het benoemingsverzoek; of
   - bij het verzoek tot goedkeuring van de aanwijzing als toegevoegd notaris één referentiebrief die afkomstig is van de notaris aan wie de verzoeker wenst te worden toegevoegd.
   De referentiebrieven mogen niet ouder zijn dan zes maanden vanaf het moment dat het dossier volledig is, als bedoeld in lid 3 van dit artikel en in artikel 9, lid 1.

Artikel 7

1. De persoonstoets wordt afgenomen door een extern psychologisch adviesbureau dat in overleg met de Minister is geselecteerd. De contactgegevens van het adviesbureau staan vermeld op knb.nl.
2. Door het adviesbureau worden instrumenten gebruikt door adviseurs met expertise over vergelijkbare benoemingsprocedures als die voor (toegevoegd) notarissen en zo mogelijk ervaring met de doelgroep.
3. Door het adviesbureau wordt gewerkt conform de gebruikelijke ethische codes die binnen de branche van toepassing zijn.
4. Het adviesbureau biedt ruimte aan de verzoeker voor het verstrekken van informatie en toelichting door een adviseur ten behoeve van verduidelijking van de inhoud van de rapportage.
5. De kosten van de persoonstoets komen voor rekening van de verzoeker.
6. Het resultaat van de persoonstoets wordt beschreven in een rapportage. De rapportage geeft onder meer de beoordeling van de integriteit van de verzoeker weer, de mate waarin de verzoeker beschikt over de gevraagde competenties en het vermogen van de verzoeker om de kernwaarden van het notariaat te respecteren en - in geval van een verzoek tot benoeming tot notaris - deze te combineren met het ondernemerschap.
7. Het adviesbureau rapporteert uitsluitend aan de verzoeker. De verzoeker beslist om de rapportage ter beschikking te stellen aan de Commissie. Met instemming van de verzoeker kan de rapportage ter beschikking worden gesteld aan de Minister.
8. Het adviesbureau treedt periodiek in overleg met de Commissie over de advisering in algemene en procedurele zin.

Artikel 8

1. Het resultaat van de persoonstoets dat door de verzoeker wordt overgelegd ingevolge artikel 5, derde lid, aanhef en onder c, Bna mag niet ouder zijn dan één jaar, gerekend vanaf de verzenddatum van de rapportage van de afgelegde persoonstoets als bedoeld in artikel 7.
2. Indien de Commissie adviseert dat de verzoeker niet geschikt is als (toegevoegd) notaris en de Minister een beschikking afgeeft in verband met de weigering van de benoeming tot notaris of de weigering van de goedkeuring van de aanwijzing als toegevoegd notaris, of indien de verzoeker naar aanleiding van het advies van de Commissie zelf het verzoek intrekt bij de Minister, dan kan betrokkene een nieuw verzoek indienen vergezeld van een persoonstoets die minimaal één jaar na de voorgaande persoonstoets is afgelegd.

Artikel 9

1. Zodra het dossier compleet is bevonden, wordt de verzoeker uiterlijk tien werkdagen voor de vergadering van de Commissie opgeroepen. Dit kan schriftelijk, per email of telefonisch, onder vermelding van de plaats, de datum en het tijdstip van de vergadering evenals de samenstelling van de (delegatie) van de Commissie. In de uitnodigingsbrief wordt de verzoeker op de hoogte gesteld van hetgeen het gesprek zal behelzen, de wijze waarop het gesprek gevoerd zal worden alsmede de lengte daarvan.
2. Als sprake is van een verzoek tot aanwijzing van een toegevoegd notaris, dan nodigt de Commissie de notaris aan wie de verzoeker wenst te worden toegevoegd uit om gedeeltelijk bij het gesprek aanwezig te zijn.
3. De Commissie kan besluiten de verzoeker te horen in de volle samenstelling van de Commissie (vijf commissieleden) of in een beperkte samenstelling (drie commissieleden).
4. Er wordt geen registratie gemaakt van het gesprek; evenmin worden notulen opgesteld. De door de secretaris gemaakte aantekeningen zijn uitsluitend bedoeld voor eigen gebruik ten behoeve van het opstellen van het advies.
5. Bij afronding van het gesprek geeft de voorzitter aan de verzoeker aan binnen welke maximale termijn het advies aan de Minister zal worden uitgebracht. Deze termijn bedraagt in beginsel uiterlijk drie weken na de datum van het gesprek.

Artikel 10

1. De Commissie kan op basis van artikel 5, eerste lid, Bna, besluiten dat een beperkt onderzoek, de zogenaamde verkorte Ctn-procedure, aangewezen is.
2. Voor een beperkt onderzoek komen in beginsel alleen toegevoegd notarissen in aanmerking die aan een andere notaris wensen te worden toegevoegd binnen hetzelfde kantoor.
3. In geval van een verkorte procedure is het afleggen van een persoonstoets, een gesprek met de Commissie en het aanleveren van referentiebrieven niet noodzakelijk.
4. Een verzoek tot een beperkt onderzoek wordt niet in behandeling genomen, indien twee jaren of langer zijn verstreken sinds de beëindiging van de goedkeuring van de aanwijzing (ofwel gerekend vanaf het einde van het eerdere toegevoegd notarisschap) ingevolge artikel 30d, eerste en vierde lid, Wna, dan wel indien er sprake is van bijzondere omstandigheden, zoals tuchtrechtelijke maatregelen die aan de verzoeker zijn opgelegd na de eerdere aanwijzing.
5. Het beperkt onderzoek wordt door de voorzitter en de secretaris van de Commissie beoordeeld en afgehandeld.
6. De voorzitter kan naar eigen inzicht, doch gemotiveerd, bij bijzondere omstandigheden van het tweede en vierde lid afwijken.

De Commissie kan ter nadere duiding van de (eventuele) ontvangen adviezen in overleg treden met de andere adviserende instanties.

Artikel 12

1. De Commissie brengt binnen drie maanden na ontvangst van het verzoek, bedoeld in artikel 8, eerste lid, jo. artikel 30c, tweede lid, Wna gemotiveerd advies uit aan de Minister. De Commissie streeft ernaar om bedoeld advies uit te brengen binnen drie weken nadat het gesprek met de verzoeker, als hiervoor in artikel 9 genoemd, heeft plaatsgevonden.
2. Het advies, bedoeld in lid 1, wordt gelijktijdig schriftelijk aan de verzoeker kenbaar gemaakt. Bij een verzoek tot aanwijzing als toegevoegd notaris wordt het advies tevens verstrekt aan de notaris aan wie de verzoeker toegevoegd wenst te worden.
3. De KNB, het BFT, en bij een verzoek tot benoeming tot notaris, de Cvdn, ontvangen een afschrift van het advies.
4. De Commissie kan haar advies omtrent de persoonlijke geschiktheid van de verzoeker voorzien van tijdens het gesprek aangeduide en met de verzoeker besproken aanbevelingen.

Artikel 13

Voor situaties waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter over de door de Commissie te volgen werkwijze.

Artikel 14

Dit reglement kan worden aangehaald als 'Reglement inzake werkwijze Commissie toegang notariaat'.

Artikel 15

Het reglement is vastgesteld krachtens de vergadering van de Commissie van 2 september 2025 en treedt in werking op 22 september 2025.
Dit reglement wordt gepubliceerd op knb.nl.