Reglement op de kwaliteit

In dit reglement wordt verstaan onder:

1. notaris: de notaris, genoemd in artikel 1, onder b, Wet op het notarisambt, alsmede de toegevoegd notaris, genoemd in artikel 1, onder b, Wet op het notarisambt, en de kandidaat-notaris, genoemd in artikel 1, onder c, tenzij uit de aard van de bepaling anders voortvloeit;
2. bestuur: het bestuur van de KNB, genoemd in artikel 64, eerste lid, Wet op het notarisambt;
3. intercollegiale kwaliteitstoetsing: onafhankelijk onderzoek door notariële deskundigen naar de wijze waarop de notaris voldoet aan de voor hem geldende normen van kwaliteit en integriteit, op basis van gesprekken en het doornemen van dossiers met de notaris en medewerkers van de notaris;
4. hertoetsing: intercollegiale kwaliteitstoetsing waarin de toetser nagaat of verbeterpunten zijn doorgevoerd;
5. nadere toetsing: nadere intercollegiale kwaliteitstoetsing;
6. toetser: notariële deskundige die door de KNB is opgeleid om in opdracht van het bestuur intercollegiale kwaliteitstoetsingen te verrichten.
7. auditbureau: afdeling op het bureau van de KNB, genoemd in artikel 63 Wet op het notarisambt, die de organisatie verzorgt van intercollegiale kwaliteitstoetsingen;
8. kamer voor het notariaat: de kamer voor het notariaat, genoemd in artikel 94 van de Wet op het notarisambt, gevestigd in het arrondissement waar de notaris is gevestigd.
9. rapport: rapport waarin de toetser zijn bevindingen met de notaris vastlegt, inclusief eventuele verbeterpunten;
10. bezwaarcommissie: de commissie waaraan het bestuur van de KNB heeft opgedragen om te oordelen over geschillen over de inhoud en de uitkomst van een intercollegiale kwaliteitstoetsing;
11. second opinion: een intercollegiale kwaliteitstoetsing die wordt uitgevoerd door een andere toetser dan in eerste instantie, volgend op het bezwaar van de notaris;

Het bestuur beslist over de inschrijving in het register van toetsers.

1. Het auditbureau selecteert notarissen voor intercollegiale kwaliteitstoetsingen en wijst deze een toetser toe.
2. Het auditbureau streeft ernaar dat de toetsers niet uit hetzelfde arrondissement afkomstig zijn als de te toetsen notaris.
3. De notaris kan het auditbureau gemotiveerd verzoeken hem een andere toetser toe te wijzen.

1. De toetser bezoekt, vergezeld door een andere toetser, of een assistent, de notaris op zijn kantoor.
2. De toetser heeft de bevoegdheid gesprekken te voeren met alle notarissen, en overige medewerkers van het kantoor. De gespreksonderwerpen ontleent de toetser aan de bijlage bij de verordening.

1. De toetser bespreekt zijn bevindingen met de notaris en legt deze vast in een rapport. Hierin worden ook eventuele verbeterpunten gemeld.
2. De notaris heeft de in de rapportage vastgelegde periode de tijd om de verbeterpunten door te voeren.
3. Na een door het auditbureau vastgestelde periode kan een hertoetsing plaats vinden door dezelfde toetser.
4. Het auditbureau monitort de verbetertermijnen en draagt zorg voor de hertoetsing.

Het auditbureau draagt in opdracht van het bestuur zorg voor de nadere toetsing.

1. Het auditbureau beheert de rapporten met de bevindingen van de intercollegiale kwaliteitstoetsingen, hertoetsingen en nadere toetsingen.
2. Het auditbureau doet verslag van de toetsingen of de bevindingen op zodanige wijze dat deze niet herleidbaar zijn tot individuele notarissen of notariskantoren.
3. Het auditbureau is verplicht tot geheimhouding van de rapporten en de bevindingen, ook binnen het bestuur en het bureau van de KNB, behalve in de hierna genoemde gevallen.
4. De toetsers krijgen in geval van een hertoetsing of nadere toetsing van het auditbureau de beschikking over het rapport van de initiële intercollegiale toetsing.
5. De betrokken leden van het bestuur en de betrokken medewerkers van het bureau krijgen van het auditbureau de beschikking over een rapport of de bevindingen, wanneer het auditbureau in bijzondere gevallen met hen daarover overleg wil voeren, of in geval van een nadere toetsing. Zij zijn verplicht tot geheimhouding. Voor het bestuur wordt een samenvatting gemaakt ten behoeve van de beslissing een klacht of een verzoek om onderzoek in te dienen bij de kamer voor het notariaat.
6. De rapporten worden in overeenstemming met de Selectielijst van de KNB na zeven jaar vernietigd.

1. De KNB draagt de kosten van de intercollegiale kwaliteitstoetsingen en hertoetsingen.
2. De notaris draagt de kosten van een nadere toetsing.

1. Geschillen tussen de notaris en de toetser over de inhoud en de uitkomst van de intercollegiale kwaliteitstoetsing worden conform dit reglement behandeld.
2. Het indienen van een geschil laat onverlet dat het bestuur een klacht kan indienen bij de kamer voor het notariaat.

1. De notaris maakt zijn bezwaar schriftelijk kenbaar bij het auditbureau binnen zes weken na dagtekening van het rapport. Het auditbureau tracht eerst te bemiddelen tussen de notaris en de toetser.
2. Indien bemiddeling niet tot resultaat leidt, stelt het auditbureau een second opinion voor. De kosten hiervan komen voor rekening van de notaris. Indien de notaris het auditbureau meedeelt dat hij geen second opinion wenst, zendt het auditbureau het bezwaarschrift zo spoedig mogelijk door naar de bezwaarcommissie.
3. De second opinion kan tot gevolg hebben dat de notaris zich neerlegt bij de uitkomst van de intercollegiale kwaliteitstoetsing en het bezwaar schriftelijk intrekt. Indien de notaris of het notariskantoor niet binnen drie weken na bekendmaking van de uitkomst van de second opinion het bezwaar schriftelijk intrekt, zendt het auditbureau het bezwaarschrift door naar de bezwaarcommissie.

Het bestuur van de KNB benoemt de leden van de bezwaarcommissie voor een periode van vier jaar. De commissieleden kunnen eenmaal worden herbenoemd.

1. De bezwaarcommissie bestaat uit twee leden van het bestuur van de KNB, drie toetsers en een extern deskundige op het gebied van auditing.
2. Uit de bezwaarcommissie wordt per keer een kamer samengesteld, bestaande uit een lid van het bestuur van de KNB, een toetser, en de deskundige op het gebied van auditing. De te benoemen toetser moet uit een ander arrondissement afkomstig zijn dan dat waarin de bezwaar makende notaris is gevestigd.
3. Aan de bezwaarcommissie wordt een secretaris toegevoegd.
4. De bezwaarcommissie houdt zitting op het bureau van de KNB.

1. De bezwaarcommissie behandelt het bezwaar van de desbetreffende notaris.
2. Het bezwaar kan slechts gericht zijn tegen de inhoud en de uitkomst van het onderzoek, zoals die blijken uit het rapport.

1. De bezwaarcommissie hoort de toetser, eventueel diens assistent en de notaris.
2. De bezwaarcommissie krijgt inzage in alle stukken die bij de intercollegiale kwaliteitstoetsing zijn opgemaakt. Voorts kan de bezwaarcommissie de eventuele aantekeningen opvragen die door de toetser zijn gemaakt en die geen onderdeel vormen van het rapport dat aan de notaris is gezonden. In dit laatste geval wordt tevens een kopie van de aantekeningen aan de notaris ter hand gesteld. Indien de beslissing van de bezwaarcommissie is gebaseerd op onderdelen van deze aantekeningen dan worden deze als bijlage aan de beslissing gehecht.
3. De bezwaarcommissie beslist schriftelijk op het bezwaar binnen een termijn van zes weken na ontvangst van het bezwaar.
4. De beslissing van de bezwaarcommissie wordt ter kennis gebracht van zowel de desbetreffende notaris, als de toetser.

1. De bezwaarcommissie kan het bezwaar gegrond verklaren.
2. De bezwaarcommissie verklaart het bezwaar ongegrond bij handhaving van de beslissing van de toetser.
3. De bezwaarcommissie kan het bezwaar deels gegrond verklaren en daarbij een termijn bepalen waarbinnen de verbeterpunten alsnog dienen te worden gerealiseerd. De verbetertermijn is zo kort mogelijk, maar is nooit langer dan de oorspronkelijke verbetertermijn.
4. Bij gegrondverklaring van het bezwaar geeft het auditbureau een nieuw rapport af met inachtneming van de uitspraak van de bezwaarcommissie.

De bezwaarcommissie doet jaarlijks verslag van haar werkzaamheden en activiteiten. De commissie biedt het verslag aan het auditbureau en het bestuur van de KNB aan.

De leden van de bezwaarcommissie en de secretaris zijn tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle gegevens over de toetser en de notaris of zijn notariskantoor die hen bij de behandeling van het geschil ter kennis zijn gekomen.

De bezwaarcommissie kan via het auditbureau in het Notariaat Magazine en op de internetsites van de KNB een selectie publiceren van geanonimiseerde uitspraken.

Dit reglement kan worden aangehaald als 'Reglement op de kwaliteit'.

Dit reglement is een samenvoeging en aanpassing van het Reglement op de kwaliteit, Intercollegiale toetsingen van het bestuur van de KNB van 15 oktober 2008, inw. tr. 2 januari 2009 en het Reglement op de kwaliteit, Geschillen van het bestuur van de KNB van 15 oktober 2008, inw. tr. 2 januari 2009 en is vastgesteld per 5 juli 2017. Laatstgenoemde twee reglementen zijn per laatstgenoemde datum komen te vervallen.