Reglement Verslagstaten 2010

1. De notaris is verplicht zijn administratie zodanig in te richten dat de verslaggeving geschiedt door middel van de verslagstaten.
2. De verslagstaten zijn digitaal benaderbaar.
3. De volgende verslagstaten zijn vastgesteld en zijn als bijlagen bij dit Reglement gevoegd.
   Voor kantoor:

• Balans: activa
• Balans: passiva
• Resultatenrekening: omzet
• Resultatenrekening: kosten
• Resultatenrekening: financiële baten en lasten
• Overige informatie: Kerncijfers en aanvullende informatie
  Voor privé:

• Balans: activa
• Balans: passiva
• Vermogen: activa
• Vermogen: passiva
• Inkomensopstelling
• Overige informatie.

Toelichting

Uitgangspunt voor de kantoorbalans en de resultatenrekening is de regelgeving conform BW 2 titel 9. Hierbij geldt als kanttekening dat in enkele situaties bewust van deze regelgeving is afgeweken, dan wel dat de volgens BW 2 titel 9 en verdere regelgeving gegeven mogelijkheden tot waardering, resultaatbepaling en presentatie zijn beperkt. De hier bedoelde aanpassingen/beperkingen zijn voor alle verslagstaten verplicht. De jaarlijks in te dienen informatie bestaat uit de (digitaal in te dienen) verslagstaten kantoor en privé, aangevuld met een verklaring van de accountant bij de jaargegevens kantoor, en met een mededeling van de accountant, zoals is bepaald in artikel 8 Administratieverordening. Indien notarissen deelnemen in een samenwerkingsverband met beoefenaren van een ander beroep, dient daarnaast bij de jaargegevens een mededeling van de accountant te worden verstrekt, zoals bedoeld in artikel 18, derde lid van de Wet op het notarisambt (Wna).

Uitgangspunt voor de privé-vermogensopstelling is het notarieel aansprakelijk vermogen. In geval van een huwelijk in algehele gemeenschap van goederen betreft dit het totale privé-vermogen van de notaris en zijn/haar partner. In geval van huwelijkse voorwaarden/geregistreerd partnerschap is het notarieel aansprakelijk vermogen het privé-vermogen van de notaris tezamen met zijn/haar aandeel in het gemeenschappelijk vermogen met de partner.

De verslagstaten betreffen de door de notaris in te dienen periodieke gegevens (kantoor en privé) en dienen strikt te worden gevolgd. De verslagstaten dienen bij het BFT te worden ingediend. De bedragen in de verslagstaten dienen afgerond in hele euro's te worden gegeven.

Bij jaargegevens zal normaal gesproken het verslagjaar gelijk zijn aan het kalenderjaar. In afwijking hierop kan sprake zijn van een zogenaamd gebroken boekjaar. In dat geval kan - na overleg met het BFT - ten aanzien van privé - gekozen worden voor een opstelling van een privé-vermogensstaat per einddatum van het gebroken boekjaar in plaats van per einddatum van het kalenderjaar.

Enige bijzonderheden over de gevraagde kantoorgegevens zijn de volgende.
Op de staat 'Balans: activa' zijn de cliëntenschulden direct in mindering gebracht op de geldmiddelen van cliënten. Hierdoor wordt in de balans de bewaringspositie expliciet tot uitdrukking gebracht.
Op de verslagstaten 'Kerncijfers' en 'Aanvullende informatie' worden enige kerncijfers vermeld en enige vragen ten aanzien van het kantoor beantwoord.

Enige bijzonderheden over de privégegevens zijn de volgende.
Voor zover van toepassing dienen op de verslagstaten 'Balans: activa' en 'Balans: passiva' de financiële feiten te worden vermeld van de rechtspersoon waarmee de notaris deelneemt in het notariskantoor, dan wel van de buitenmaatschappelijke vermogensopstelling. Indien sprake is van een rechtspersoon met daarboven een holding, worden de geconsolideerde cijfers vermeld.
De 'privé-vermogensopstelling' is een weergave van (de samenstelling van) het zogenaamde notarieel aansprakelijk vermogen.
De indeling van de staat 'Inkomensopstelling' is gecomprimeerd overeenkomstig de aangifte inkomstenbelasting van het betreffende jaar.
Op de staat 'Overige informatie' worden enige kerncijfers vermeld. Daarnaast geeft de notaris met het beantwoorden van de vragen aan of er bijzondere omstandigheden zijn die van invloed kunnen zijn op het notarieel aansprakelijk vermogen en of hij volledig is geweest bij het invullen van de verslagstaten.

Het indienen van de verslagstaten geschiedt zowel voor kantoor als privé digitaal via een daartoe door het BFT beschikbaar gestelde elektronische toepassing.

Toelichting

Artikel 24, vierde lid, van de Wet op het notarisambt geeft aan dat de notaris jaarlijks zowel ten aanzien van zijn kantoorvermogen als zijn privé-vermogen een balans en een staat van baten en lasten op papier moet stellen en, voor wat betreft de kantoorwerkzaamheden, een staat van baten en lasten. Volgens artikel 112, eerste lid, van de Wna dienen deze stukken bij het BFT ingediend te worden. Met de te verwachten wijziging van de Wet op het notarisambt zal niet meer worden gesproken over papier. Vooruitlopend hierop geeft het reglement aan dat de jaarstukken digitaal via een daartoe door het BFT beschikbaar gestelde elektronische toepassing bij het BFT ingediend worden.

1. Alvorens over te gaan tot overboeking van een bijzondere rekening naar de (kantoor)rekening van de notaris van het aan hem zelf toekomende, zal de notaris moeten vaststellen dat zijn bewaringspositie toereikend is.
   
2. De wijze van berekenen van de bewaringspositie geschiedt zoals aangegeven in de staat Balans: activa. De bewaringspositie omvat de aanwezige cliëntengelden, verminderd met de verplichtingen aan derden. Bij het bepalen van de verplichtingen aan derden mogen de vorderingen op derden hierop niet in mindering worden gebracht.
   
3. Zowel de bewaringspositie, de liquiditeitspositie en het kantoorvermogen, als het resultaat moeten tenminste een maal per kwartaal worden vastgesteld. Desgevraagd dient deze informatie bij het BFT te worden ingediend.

Toelichting

Artikel 23, eerste lid, van de Wet op het notarisambt geeft aan dat het de notaris verboden is, rechtstreeks of onmiddellijk, handelingen te verrichten waarvan hij redelijkerwijs moet verwachten dat zij ertoe kunnen leiden, dat hij te eniger tijd niet zal kunnen voldoen aan zijn financiële verplichtingen. Deze verplichting en de eer en het aanzien van het ambt leiden er toe dat de notaris verplicht is cliëntengelden te allen tijde ten volle in geldmiddelen beschikbaar te hebben. De notaris dient er onmiddellijk en zonder enige beperkingen over te kunnen beschikken. Onder cliëntengelden worden verstaan zowel de derdengelden van artikel 25 Wna als gelden van derden waarover de notaris dan wel een medewerker van het notariskantoor bevoegd is te beschikken (P/A rekening). De bewaringspositie van de notaris (de aanwezige cliëntengelden minus de verplichtingen aan derden) moet te allen tijde positief zijn. Op grond van artikel 25 Wna zullen de derdengelden gestort moeten zijn op een of meer bijzondere rekeningen. Zoals in lid 1 is aangegeven zal de notaris, alvorens over te gaan tot overboeking van een bijzondere rekening naar de (kantoor-)rekening van hetgeen aan hem zelf toekomt, moeten vaststellen dat zijn bewaringspositie toereikend is. Dat hieraan is voldaan moet blijken uit de administratievoering.

De wijze van berekening van de bewaringspositie is te vinden in de staat Balans: activa. Daarnaast moet de notaris - en in geval van een samenwerkingsverband het notariskantoor- alle kortlopende, al dan niet opeisbare schulden, zowel privë-schulden als schulden die samenhangen met de beroepsuitoefening, terstond kunnen betalen. Tot deze kortlopende schulden behoren bijvoorbeeld het verschuldigde kadastraal tarief, premies voor verzekeringen en pensioenen, belastingschulden (ook al is de aanslag nog niet opgelegd), hypotheekrente, enz.

De liquiditeit van het kantoor bestaat uit geldmiddelen, een eventuele vordering op de bijzondere rekeningen en andere vlottende activa zoals kortlopende vorderingen en onderhanden werk, te verminderen met de overige kortlopende schulden van het kantoor. De liquiditeitspositie van het kantoor dient positief te zijn. Een zeker overschot in de liquiditeit is gewenst.

Derdengelden mogen gezien de aard van de bijzondere rekening van artikel 25 Wna niet als zekerheid dienen voor een kredietfaciliteit ter financiering van de kantoorliquiditeit.

De wijze van berekenen van de liquiditeitspositie is te vinden in de staat Balans: activa.

Lid 3 schrijft voor dat ten minste ëën maal per kwartaal de bewarings- en liquiditeitspositie van het kantoor moeten worden vastgesteld. Deze overzichten moeten worden bewaard. Daarnaast zal elk kantoor op elk moment een overzicht moeten kunnen verschaffen in het kader van een onderzoek als bedoeld in artikel 96 Wna dan wel op verzoek van het BFT in het kader van artikel 110 Wna.

Ook privé dient de liquiditeitspositie van de notaris vastgesteld te worden. Tezamen met (zijn aandeel in de) liquiditeitspositie van het kantoor moet de totale liquiditeitspositie positief zijn. Ook hier is een zeker overschot gewenst.

Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement Verslagstaten 2010. Het vervangt het Reglement verslaggevingsstaten en treedt in werking op een door het bestuur van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie te bepalen tijdstip.

Op grond van artikel 2 van de Administratieverordening is de notaris verplicht zijn administratie zodanig in te richten dat de verslaggeving kan geschieden door middel van door het KNB-bestuur vastgestelde staten voor de indeling van de balans en staat van baten en lasten met betrekking tot de wijze en frequentie van berekening van de bewarings- en liquiditeitspositie.
Het bestuur heeft in 2001 een Reglement Verslaggevingsstaten vastgesteld, dat thans dient te worden geactualiseerd. De terminologie in de verslagstaten wordt in overeenstemming gebracht met het actuele taalgebruik. Zo is de uitdrukking Resultatenrekening in de plaats gekomen van Staat van baten en lasten. Ook wordt met de nieuwe verslagstaten ingespeeld op de aangepaste wijze van indiening.