Verordening beroeps- en gedragsregels 2011

In deze verordening wordt verstaan onder:

1. bestuur: het bestuur van de KNB, genoemd in artikel 64, eerste lid, Wet op het notarisambt;
2. notaris: de notaris, genoemd in artikel 1, onder a, Wet op het notarisambt, alsmede de kandidaat-notaris, genoemd in artikel 1, onder b, Wet op het notarisambt, tenzij uit de aard van de bepaling anders voortvloeit.
3. Protocol: het protocol, genoemd in artikel 1, eerste lid, sub e Wet op het notarisambt, van de notaris en zijn voorgangers;
4. Rechtsvorm: de al dan niet rechtspersoonlijkheid bezittende juridische vorm waarin de notarispraktijk is uitgeoefend;
5. Protocolopvolger: de notaris die een protocol heeft overgenomen in de zin van de Wet op het notarisambt;
6. Protocolvoorganger: de oud-notaris als voorganger van de protocolopvolger waaronder begrepen zijn waarnemer(s) in de zin van de Wet op het notarisambt en de rechtsvorm waarin de praktijk is uitgeoefend;
7. Werknemers: personen die, al dan niet in loondienst, onder verantwoordelijkheid van de hiervoor onder d., e. en f genoemde personen of rechtsvormen werkzaamheden hebben verricht, of hebben doen verrichten;
8. Protocolverzekerden: de hiervoor onder f. en g. genoemde personen of rechtsvormen, inclusief hun rechtsvoorgangers, rechtsopvolgers, rechtsvertegenwoordigers of andere niet onder f. en g. genoemde personen of rechtsvormen voor zover die andere personen of rechtsvormen waren meeverzekerd onder een beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de betreffende protocolvoorganger.

De notaris gedraagt zich in de uitoefening van zijn beroep en daarbuiten zodanig dat het vertrouwen in het notariaat en in zijn eigen beroepsuitoefening niet wordt geschaad.

Toelichting

Deze bepaling geeft één van de kernelementen van het notariaat weer, een algemene richtlijn voor het gedrag van iedere notaris en kandidaat-notaris bij zijn beroepsuitoefening en in privé. Het notariaat kan als beroepsgroep alleen functioneren als de notaris eer en aanzien geniet, dat wil zeggen, als het publiek vertrouwen heeft in zijn onafhankelijkheid, onpartijdigheid en integriteit. Op verschillende plaatsen in de Wet op het notarisambt wordt het belang van de eer en aanzien van het notariaat geformuleerd. Bijvoorbeeld in artikel 8 Wna, op grond waarvan een benoeming tot notaris kan worden geweigerd als vrees bestaat dat de betrokkene de eer en het aanzien van het notarisambt zal schaden en in artikel 96 Wna, dat het toezicht regelt op onder meer de eer en het aanzien van het notarisambt. Artikel 61 Wna bepaalt dat het mede tot de taken van de KNB behoort om te zorgen voor de eer en het aanzien van het ambt. In de wet staat echter nergens met zoveel woorden dat de notaris de eer en het aanzien van het ambt hoog moet houden. De eer en het aanzien noemen wij voortaan integere beroepsuitoefening.

(Toelichting van 22 juni 2011)

1. Ook indien een opdrachtgever anders zou verlangen, blijft de notaris gehouden de werkzaamheden te verrichten die hij in verband met de opdracht als notaris behoort te verrichten. Dit geldt ook wanneer door derden al werkzaamheden zijn verricht.
2. De notaris kan, bij een aan hem gegeven opdracht, onder zijn verantwoordelijkheid werkzaamheden uitbesteden, mits hij de regie, zeggenschap en het toezicht daarop volledig behoudt.

Toelichting

In dit artikel wordt duidelijk gemaakt dat de notaris werkzaamheden kan uitbesteden, ondanks de verplichting die hij vanzelfsprekend heeft de werkzaamheden te verrichten die hij als notaris behoort te verrichten.

Op de notaris rust een eigen taak bij de uitvoering van de aan hem gegeven opdracht. Het is noodzakelijk dat de notaris altijd de op hem rustende verplichting tot onderzoek en controle nakomt. De notaris kan niet een door omstandigheden noodzakelijk onderzoek naar erfdienstbaarheden op verzoek van een cliënt achterwege laten. De notaris kan onderzoek of controle ook niet achterwege laten met het argument dat het noodzakelijke werk al door anderen zou zijn verricht.

Ook al heeft de notaris de verplichting de werkzaamheden te verrichten die hij als notaris behoort te verrichten, dat betekent niet dat hijzelf persoonlijk die werkzaamheden moet verrichten. De notaris kan allerlei activiteiten uitbesteden, zoals secretarieel werk, onderzoeksactiviteiten en automatisering. Zoals ook de Commissie Hammerstein heeft aangevoerd, moet innovatie mogelijk zijn door het uitbesteden van werkzaamheden, binnen de ruimte die het ambt laat en onder de voorwaarden die de tuchtrechter al heeft gesteld. Het maakt immers geen essentieel verschil of de notaris een deel van de notariële werkzaamheden aan iemand binnen zijn eigen kantoor uitbesteedt of aan iemand buiten zijn kantoor, mits voldoende zeker is dat de notaris de regie, de zeggenschap en het toezicht volledig behoudt, zoals het Hof Amsterdam heeft geformuleerd in zijn uitspraak van 30 maart 2006 (1235/2005 NOT). Het feit dat het om vertrouwelijke gegevens gaat en dat de notaris een geheimhoudingsplicht en verschoningsrecht heeft, behoeft daaraan niet in de weg te staan. Dat is een kwestie van goede organisatie en goede contractuele afspraken. Voorwaarde is dat de notaris de volledige zeggenschap en de regie over het dossier behoudt. De notaris blijft verantwoordelijk voor het eindproduct en de wijze waarop dat tot stand is gekomen. Ook tussen notarissen onderling is uitbesteding van werkzaamheden mogelijk onder de genoemde voorwaarden van behoud van regie en zeggenschap.

(Toelichting van 22 juni 2011)

1. De notaris kan zich niet door de opdrachtgever of door andere bij de rechtshandeling betrokkenen van zijn geheimhoudingsplicht laten ontslaan.

2. Een notaris is bevoegd om na verzoek van een andere notaris een afschrift van een tot zijn protocol behorende akte af te geven aan die andere notaris, mits die andere notaris op zijn beurt een verzoek om dat afschrift heeft gekregen van een persoon die op grond van de Wet op het notarisambt gerechtigd is tot inzage in die akte. De controle op deze gerechtigdheid en de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor de inzage ligt na gedaan verzoek en bedoelde afgifte bij die andere notaris.

Toelichting

De geheimhoudingsplicht van de notaris is neergelegd in artikel 22 WNA. In de wet is niet expliciet vastgelegd dat de notaris niet van de geheimhoudingsplicht ontslagen kan worden. De notaris mag gegevens die aan hem als zodanig zijn toevertrouwd niet aan derden kenbaar maken, ook al zou degene die hem de gegevens heeft toevertrouwd daarvoor toestemming geven.

Het hier bepaalde brengt niet mee dat de notaris niet kan ingaan op het verzoek van de opdrachtgever aan zijn adviseur, familielid e.d. een kopie van de (concept-)akte toe te zenden of nadere informatie te verschaffen. Zij kunnen met de opdrachtgever op één lijn worden gesteld. Wel zal wanneer meer partijen bij de notariële werkzaamheid zijn betrokken de notaris zijn geheimhoudingsplicht - in of buiten rechte - tegenover de andere partij niet mogen schenden, ook al verzoekt degene die de informatie heeft toevertrouwd hem expliciet de verzochte informatie aan die andere partij te verschaffen. De vraag hoever de geheimhoudingsplicht zich uitstrekt wordt in beginsel alleen door de notaris beantwoord (zie onder meer HR 18 december 1998, RvdW 1999, 2). Bij ontslag van de geheimhoudingsplicht op verzoek van de opdrachtgever zou bij het publiek twijfel kunnen rijzen aan de mate van geheimhouding van de notaris.

In artikel 22 Wna, wordt bepaald dat op de notaris een geheimhoudingsplicht rust, voorzover niet bij of krachtens de wet anders is bepaald. Dit betekent dat bij of krachtens de wet uitzonderingen kunnen worden gemaakt op de werking en reikwijdte van de geheimhoudingsplicht. Voorbeelden hiervan zijn te vinden in het huidige artikel 96 Wna, ten behoeve van een onderzoek door en op last van de tuchtrechter, in artikel 112 Wna, ten behoeve van het financieel toezicht door het Bureau, en artikel 2, eerste een tweede lid, juncto artikel 3, eerste lid, van de verordening op de kwaliteit van de KNB, ten behoeve van de uitvoering van de intercollegiale kwaliteitstoetsing.

(Toelichting van 22 juni 2011)

(…) Het tweede lid (bew.) regelt de afgifte van afschriften tussen notarissen onderling. Strikt genomen schendt de notaris zijn geheimhoudingsplicht, wanneer hij een afschrift van een akte aan een andere notaris beschikbaar stelt, tenzij men zou kunnen uitgaan van een collectief ambtsgeheim. Daarbij mag en moet de notaris er van uitgaan dat wanneer een andere notaris hem een afschrift vraagt van een akte, deze daarvoor de opdracht heeft gekregen van iemand die gerechtigd is tot inzage in die akte.

Aanleiding voor de voorgestelde verordening (de wijziging, zoals vastgesteld door de ledenraad middels de Verordening collectief ambtsgeheim, bew.) is de uitspraak van het Hof Amsterdam van 8 september 2009, LJN BK 1397, dat een notaris tuchtrechtelijk aansprakelijk hield voor iets wat eigenlijk een andere notaris niet correct had gedaan, namelijk zich ervan overtuigen of degene voor wie het afschrift van het testament werd gevraagd, daartoe wel gerechtigd was krachtens artikel 49 van de Wet op het notarisambt (Wna). Het Hof verwierp het verweer van de notaris dat hij zijn collega een kopie van een testament kon verschaffen omdat deze op zijn beurt gebonden was aan het beroepsgeheim. Wel vond het Hof in de omstandigheid dat het in de praktijk niet ongebruikelijk was dat een notaris afschriften of kopieën van testamenten afgeeft aan collegae zonder zich ervan te vergewissen voor welk doel deze wordt verzocht, aanleiding om geen maatregel op te leggen.

Om twijfel uit de weg te ruimen stelt het bestuur voor de collectieve geheimhoudingsplicht in deze gevallen expliciet in de Verordening beroeps- en gedragsregels vast te leggen. Artikel 22 Wna geeft daartoe de mogelijkheid: de geheimhoudingsplicht geldt ‘voorzover niet bij of krachtens de wet anders is bepaald’.

De voorgestelde verordening (de Verordening collectief ambtsgeheim, bew.) vermindert de aansprakelijkheid van de afgevende notaris. Deze hoeft niet meer te controleren voor wie de akte wordt opgevraagd. De collectieve geheimhouding brengt mee dat de ene notaris de andere mag vertrouwen.

Overigens is de 'andere notaris' niet verplicht een afschrift op te vragen. Hij kan zijn cliënt ook naar de notaris die over de akte beschikt verwijzen.

Ter verduidelijking wijzen wij er op, dat onder een afschrift van een akte tevens een uittreksel, een (digitale) kopie van een akte of andere dossierstukken moeten worden begrepen. Onder een akte wordt zowel een notariële akte als ook een onderhandse akte begrepen.

Uitgaan van een collectief ambtsgeheim in geval van afgifte van afschriften tussen notarissen onderling past in de trend van collectieve verantwoordelijkheid van het notariaat, die ook in de Visie ‘Met recht vooruit’, van september 2012 wordt gesignaleerd en die ook blijkt uit de versoepeling van de ministerieplicht in de recente wijziging van de Wna.

(Toelichting van 25 september 2013)

De notaris licht alle partijen bij de rechtshandeling waarvoor zijn tussenkomst is ingeroepen voor over de gevolgen van de handeling.

Toelichting

In artikel 43, eerste lid, Wet op het notarisambt is aan de notaris de verplichting opgelegd om voorafgaand aan het verlijden van een akte partijen zo nodig te wijzen op de gevolgen die voor een of meer van hen uit de inhoud van de akte voortvloeien. De verplichting tot voorlichting van partijen bij de rechtshandeling geldt blijkens dit verordeningsartikel echter ook als het gaat om een rechtshandeling die niet in een akte wordt neergelegd. Een bekend voorbeeld hiervan is de koopovereenkomst voorafgaand aan de akte van levering. Ook op dat moment geeft de notaris al de benodigde voorlichting, opdat partijen zich bewust zijn van de gevolgen van de gemaakte afspraken, terwijl tevens getoetst kan worden of sprake zou kunnen zijn van misbruik van juridische onkunde en feitelijk overwicht.

(Toelichting van 22 juni 2011)

1. De notaris is verplicht zijn dienst te weigeren indien hij de redelijke overtuiging of het vermoeden heeft dat misbruik wordt gemaakt van juridische onkunde of feitelijk overwicht.
2. De notaris is verplicht zijn dienst te weigeren indien hij de redelijke overtuiging of het vermoeden heeft dat de inhoud van de akte waarvoor zijn tussenkomst is ingeroepen in strijd is met de waarheid.
3. De notaris is verplicht zijn dienst te weigeren indien zijn medewerking wordt gevraagd aan het vaststellen van door hem niet controleerbare feiten.

Toelichting

Lid 1
Het eerste lid is een uitwerking van de algemene bepaling over dienstweigering in artikel 21 lid 1 WNA.
Blijkens artikel 17 lid 1 WNA moet de notaris de belangen van alle bij de rechtshandeling betrokken partijen op onpartijdige wijze en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behartigen. Zodra de notaris na het aanvaarden van een opdracht deze taak om enige reden niet meer kan vervullen dient hij zich volledig terug te trekken.

Lid 2
De notaris mag er niet aan meewerken dat jegens derden een onjuiste voorstelling van zaken wordt gegeven. In een akte behoort dan ook niet met medeweten van de notaris een onjuist feit of een onjuiste verklaring te worden opgenomen. Aan te raden is om overleg te voeren met de op kantoor verantwoordelijke persoon of personen over de te nemen stappen. Overleg desgewenst nog met de vertrouwensnotaris of de KNB. De notaris die een cliënt of zaak niet vertrouwt, zal dienst moeten weigeren. Bij een vermoeden van witwassen of financieren van terrorisme bestaat bovendien een meldingsplicht op grond van de WWFT, ook als de transactie niet doorgaat.

Lid 3
De notaris mag niet meewerken aan het vaststellen van feiten die door hem niet met een redelijke mate van zekerheid kunnen worden vastgesteld.
Indien een notaris publiekelijk optreedt kan een onjuiste indruk worden gewekt over de rol die de notaris dient te spelen.
De notaris dient er dus op toe te zien dat bij het publiek geen verwarring kan ontstaan over de mate waarin hij als notaris bij de gebeurtenis betrokken is. Zo moet bijvoorbeeld voorkomen worden dat in de publiciteit gesuggereerd wordt dat de gebeurtenis door de notaris is georganiseerd of goedgekeurd of dat de rol van de notaris meer inhoudt dan in werkelijkheid het geval is.
De notaris dient vooraf te overwegen of zijn tussenkomst de gewenste waarborg daadwerkelijk geeft (vergelijk in dit verband Hof Amsterdam 14 september 2006 LJN AY8460, waarbij de notaris medewerking verleende aan een Geld-terug actie door een winkel. Het Hof bepaalde in deze zaak dat het in zijn algemeenheid niet ontoelaatbaar is dat een notaris medewerking verleent aan dergelijk acties, doch alvorens aan een dergelijke actie zijn medewerking te verlenen dient hij te onderzoeken of de deelnemers daaraan op een juiste wijze worden geïnformeerd over de aard en reikwijdte van de medewerking van de notaris). Het maakt hierbij geen verschil of de activiteit al dan niet in een procesverbaal akte wordt vastgelegd.
Indien de notaris zijn medewerking verleent voor het vaststellen van feiten bij een spel dient hij zich van tevoren een beeld te vormen van de doelstellingen, regels en juridische grondslag voor het spel. Derhalve is het van belang om vast te stellen met welke al dan niet technische informatiesystemen de informatieverwerking en vaststelling van de uitslag zal plaatsvinden.
Voor het geval de notaris wordt ingeschakeld bij de beoordeling van spelprogramma's waarbij de IT een belangrijk middel is voor het spelverloop heeft de KNB in samenwerking met NOREA, de beroepsorganisatie van IT-auditors, een handleiding opgesteld voor de notaris.

(Toelichting van 22 juni 2011)

Gereserveerd

Toelichting

In het wetsvoorstel Hammerstein (in werking getreden op 1 januari 2013 (bew.)) wordt de mogelijkheid geboden om in bepaalde gevallen doorverwijzing naar een andere notaris mogelijk te maken. Daarbij is bepaald dat de KNB bij verordening nadere regels zal stellen omtrent doorverwijzing, hierbij kan gedacht worden aan de aanduiding van specialismen waarvoor de mogelijkheid van doorverwijzing zal gaan gelden en aan procedureregels bij doorverwijzing.

1. Indien meer notarissen een opdracht krijgen tot afwikkeling van een onverdeeldheid, wordt de onverdeeldheid afgewikkeld door de notarissen gezamenlijk, tenzij partijen anders overeenkomen.
2. De notaris die in een nalatenschap optreedt als executeur kan niet zonder instemming van de erfgenamen optreden als boedelnotaris.

Toelichting

In het tweede lid wordt de notariskeuze als gevolg van de directe betrokkenheid van een notaris beperkt. Treedt de notaris als executeur op dan kan hij in dezelfde nalatenschap daarnaast slechts als boedelnotaris optreden indien hij de instemming van alle erfgenamen heeft verkregen.
Bij de wettelijke verdeling en de ouderlijke boedelverdeling bestaat er geen onverdeeldheid, maar treedt er wel een boedelnotaris op; dit artikel is in die situatie dan ook van overeenkomstige toepassing.

(Toelichting van 22 juni 2011)

Het is de notaris niet geoorloofd provisie te betalen of te ontvangen voor het aanbrengen van opdrachten.

Toelichting

Dit artikel heeft als strekking te voorkomen dat de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de notaris in gevaar wordt gebracht door afspraken waarbij aan niet rechtstreeks betrokkenen of tussenpersonen een voordeel wordt toegezegd. Het hoeft daarbij niet alleen te gaan om een tegemoetkoming ter verkrijging van een concrete opdracht.

(Toelichting van 22 juni 2011)

1. De notaris licht de cliënten tijdig en duidelijk voor over de financiële consequenties van zijn inschakeling.
2. De notaris deelt tijdig aan de cliënten mee wanneer meer kosten in rekening zullen worden gebracht dan voorzien.
3. De notaris mag de kosten van zijn werkzaamheden niet brengen ten laste van een andere opdracht, ander deel van de opdracht of een ander dan de opdrachtgever.

Toelichting

Lid 1
Dat de notaris de cliënt tijdig en duidelijk moet inlichten over de financiële consequenties van zijn inschakeling is een vereiste dat ook in de huidige verordening is neergelegd en wel in artikel 10 tweede lid.
Onder het voorlichten van de cliënt valt ook het op een correcte wijze publiceren van de tarieven. De notaris dient aan de cliënt duidelijk kenbaar te maken welke werkzaamheden vallen onder zijn tarief. De notaris verstrekt aan de opdrachtgevers en aan alle andere betrokkenen correct, tijdig en duidelijk informatie over zijn dienstverlening en over de financiële vergoeding daarvoor. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een verkoper, in het geval een hypotheek moet worden doorgehaald.
In het geval een opdracht wordt verstrekt zonder dat vooraf een offerte is opgemaakt door de notaris, is aan te bevelen dat de notaris de opdracht bevestigt door middel van een opdrachtbevestiging aan de opdrachtgever.
Onder het duidelijk voorlichten over de financiële consequenties van de inschakeling van de notaris moet in dit verband ook worden gedacht aan het de cliënt wijzen op het maximumtarief, zoals bedoeld in artikel 56 Wna.

Lid 2
De notaris maakt vooraf aan de cliënt kenbaar dat het tarief is gebaseerd op door de cliënt aan de notaris verstrekte informatie. Indien de cliënt niet kon voorzien welke informatie was vereist of verschaft de cliënt niet alle benodigde informatie en blijkt op grond daarvan meer werk te moeten worden verricht dan in eerste instantie was voorzien, wordt er een nieuwe berekening gemaakt van de kosten voor de cliënt. De notaris dient dit echter wel tevoren te melden aan de cliënt, zodat deze weet dat eventueel een hoger bedrag in rekening kan worden gebracht dan in eerste instantie was voorzien.
De notaris hoeft zijn ministerie niet te verlenen indien een cliënt weigert een, gezien de omstandigheden, redelijke vergoeding voor de gevraagde dienst te betalen. Onder een redelijke vergoeding valt in dit verband ook een voorschotnota.

Lid 3
Het is denkbaar dat de opdrachtgever uit fiscale motieven de in zijn opdracht verrichte werkzaamheden in rekening wil laten brengen bij bijvoorbeeld een besloten vennootschap. Aan een dergelijke opzet mag de notaris niet meewerken. De notaris mag evenmin 'schuiven' met door hem in rekening te brengen bedragen wanneer dit de opdrachtgever beter uitkomt. Men denke aan de notaris die voor een cliënt de transport- en hypotheekakte passeert.
Overigens hoeft de oorspronkelijke opdrachtgever niet altijd de uiteindelijke opdrachtgever te zijn. In geval van een fusie of herstructurering kan het zijn dat de oorspronkelijke opdrachtgever is opgeheven. In dat geval kunnen de kosten door de notaris eventueel wel ten laste worden gebracht van een ander dan de (oorspronkelijke) opdrachtgever.

(Toelichting van 22 juni 2011)

1. Bij de levering van registergoederen en bij de vestiging en levering van beperkte rechten op die registergoederen stelt de notaris een zodanig onderzoek in dat over de rechtstoestand van het registergoed zo min mogelijk onzekerheid bestaat. Eenzelfde verplichting rust op de notaris bij de levering van aandelen op naam en bij de vestiging en levering van beperkte rechten op die aandelen.
2. De notaris neemt in de akte de gegevens op die voor de rechtstoestand van belang zijn. Hij ziet erop toe dat de koper het verkochte verkrijgt overeenkomstig de gemaakte afspraken.
3. De notaris ziet toe op de juiste financiële afwikkeling.

Toelichting

Het onderzoek naar de rechtstoestand van registergoederen in verband met de overdracht daarvan (en de vestiging van beperkte rechten daarop) is een van de kerntaken van het notariaat. Ditzelfde geldt bij de levering van aandelen op naam en bij de vestiging en levering van beperkte rechten op die aandelen. Voor de overdracht van registergoederen moet de notaris de openbare registers op zodanige wijze en tijdstippen raadplegen dat de koper verkrijgt waarop hij recht heeft. Lid 2 verplicht de notaris ook de uitkomst van het door hem gehouden onderzoek, bijvoorbeeld de aanwezigheid van erfdienstbaarheden of kettingbedingen, in de akte op te nemen, met eventuele aanhechting als bijlage aan de akte. De notaris is verplicht partijen voor te lichten wanneer omtrent de rechtstoestand onzekerheid bestaat. Gezien de taak die de notaris door de wet is toebedeeld bij het rechtsverkeer in registergoederen zal hij niet aan de overdracht van een registergoed kunnen meewerken wanneer hij niet in de gelegenheid is gesteld naar de rechtstoestand daarvan een onderzoek in te stellen. Zie hierover ook artikel 3 van deze verordening.

De notaris vervult ook een belangrijke rol bij de financiële afwikkeling van transacties in registergoederen. Artikel 7:26 BW bepaalt dat op het moment van het ondertekenen van de akte van levering het verschuldigde "ten minste uit de macht van de koper" moet zijn gebracht en na de inschrijving in de openbare registers pas "in de macht van de verkoper" behoeft te worden gebracht. In het verlengde daarvan is het de taak van de notaris er op toe te zien dat de verkoper ook daadwerkelijk de koopsom ontvangt. Dit zal gewoonlijk betekenen dat de koopsom door of vanwege de koper voor het passeren van de akte van levering op de bijzondere rekening als bedoeld in artikel 25 WNA is gestort (hetgeen door de bank waarbij de rekening wordt gehouden is bevestigd) zodat de verkoper daarover na regelmatige voltooiing van de overdracht kan beschikken. Rustte op het verkochte een hypotheek en/of beslag, dan zal de notaris in het algemeen op grond van de tussen hem en de verkoper bestaande rechtsverhouding gerechtigd zijn tot aflossing van de hypothecaire geldlening en/of het beslag over te gaan.

Bij bepaalde transacties wordt de notaris regelmatig geconfronteerd met de situatie waarin partijen zijn overeengekomen de betaling van de koopsom buiten de notaris om te laten plaatsvinden. Voorbeelden zijn leveringen binnen een concern of in familierelaties. Te allen tijde zal de notaris dan door het stellen van vragen en het geven van de nodige voorlichting over de gevolgen van een andere dan de gebruikelijke handelwijze, zich ervan moeten overtuigen dat partijen zich terdege van de risico's bewust zijn. Het bestuur kan bij reglement de verplichting tot onderzoek als bedoeld in de eerste zin van lid 1 nader vaststellen. Het bestuur heeft een Beleidsregel tijdstip uitbetaling van gelden vastgesteld, waarin is bepaald wanneer de notaris gelden, die in verband met de levering van een registergoed en de vestiging van een beperkt recht daarop, mag uitbetalen.

(Toelichting van 22 juni 2011)

Betalingen in contanten aan of door de notaris boven een door het bestuur vastgesteld bedrag zijn niet toegestaan.

Toelichting

Het is van belang dat contant betalingsverkeer op het notariskantoor zoveel mogelijk wordt vermeden. De huidige verordening verbiedt de notaris meer in contanten in ontvangst te nemen dan een door het bestuur vastgesteld bedrag. Voorgesteld wordt het verbod uit te breiden met het uitbetalen van contanten. Zo geldt de meldingsplicht in de WWFT eveneens voor zowel het aannemen als het uitbetalen van contanten, geformuleerd als 'transacties, betaald aan of betaald door tussenkomst' van de beroepsbeoefenaar'.

Het bestuur heeft het bedrag vastgesteld op maximaal € 2.500 en wijkt daarmee dus af van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) 2018 en het daarmee samenhangende uitvoeringsbesluit. De daarin opgenomen objectieve indicator voor de meldingsplicht geldt voor bedragen van € 10.000 of meer. Daarbij blijft voor de notarispraktijk als uitgangspunt gelden dat geldbewegingen giraal plaats vinden en dat iedere aanname of uitbetaling van contanten zoveel mogelijk wordt vermeden.

Een storting in contanten op de rekening van de notaris wordt ook aangemerkt als een betaling in contanten. De verordening verbiedt de notaris niet gelden te accepteren die boven het grensbedrag contant op zijn rekening zijn gestort. Dat betekent dat de notaris de gelden niet hoeft terug te storten. Op grond van de WWFT moet deze handeling wel worden gemeld als het om € 15.000 of meer gaat.

(Toelichting van 13 maart 2019)

De aan de notaris toevertrouwde gelden dienen op een bijzondere rekening te worden bewaard en dienen te allen tijde ten volle in geldmiddelen aanwezig te zijn.

Toelichting

Artikel 23 lid 1 WNA geeft aan dat het de notaris verboden is, rechtstreeks of middellijk, handelingen te verrichten waarvan hij redelijkerwijs moet verwachten dat zij ertoe kunnen leiden, dat hij te eniger tijd niet zal kunnen voldoen aan zijn financiële verplichtingen. Deze verplichting leidt er toe dat de notaris verplicht is cliëntengelden te allen tijde ten volle in geldmiddelen beschikbaar te hebben. De notaris dient er onmiddellijk en zonder enige beperkingen over te kunnen beschikken. Vanwege een gunstige rente worden derdengelden door de notaris soms op een depositorekening gezet. In dat geval zal de notaris met de bank afspraken moeten maken om er voor te zorgen dat hij onmiddellijk en zonder enige beperkingen over het geld kan beschikken.
Het bestuur zal de in dit artikel geformuleerde verplichting in nadere regels uitwerken.

(Toelichting van 22 juni 2011)

De notaris dient ervoor zorg te dragen dat de inrichting en organisatie van zijn kantoor voldoen aan de eisen van een goede praktijkuitoefening en dat de kwaliteit van de door hem en zijn medewerkers verrichte diensten optimaal is. De notaris draagt er zorg voor dat hij en zijn medewerkers over de bekwaamheid beschikken die vereist is voor het op het juiste niveau verrichten van de aan hen opgedragen werkzaamheden.

Toelichting

Het juiste functioneren van het kantoor met vakbekwame medewerkers is van belang voor het notariaat als geheel. De notaris zal bijvoorbeeld zijn organisatie zodanig moeten inrichten dat hij tijdig aan een opdracht kan voldoen.

(Toelichting van 22 juni 2011)

1. De notaris moet voldoende verzekerd zijn tegen vermogensschade als gevolg van aansprakelijkheid, ongeacht uit welken hoofde deze aansprakelijkheid kan ontstaan.
2. Voor de verzekering van het risico van beroepsaansprakelijkheid van de notaris en zijn protocolvoorgangers geldt het volgende:
   1. schaden die lopen tot vijfentwintig miljoen euro (€ 25.000.000) moeten zijn gedekt;
   2. het te verzekeren risico moet zijn gedekt via een te goeder naam en faam bekend staande verzekeringsmaatschappij;
   3. de verzekering of verzekeringen dienen minimaal te voldoen aan de volgende voorwaarden:
      1. de verzekering van de notaris dekt ook in geval van zijn schorsing of ontzetting mede de aansprakelijkheid van de protocolverzekerden en de kandidaat-notaris die het notarisambt waarneemt in de zin van de Wet op het notarisambt;
      2. de verzekering dekt mede de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de notaris voor handelen en nalaten van personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn;
      3. de verzekerde limieten vormen het minimaal door de notaris te verzekeren bedrag van vijfentwintig miljoen euro (€ 25.000.000) per aanspraak en vijftig miljoen euro (€ 50.000.000) per verzekeringsjaar; zij gelden onafhankelijk van elkaar voor de notaris en per individuele protocolvoorganger;
      4. voor de protocolverzekerden mag geen eigen risico gelden. De protocolontvanger moet het protocol verzekeren voor minimaal hetzelfde bedrag als waarvoor de protocolhouder was verzekerd;
      5. indien een schade van de protocolverzekerden niet gedekt is op basis van de polisvoorwaarden van de protocolopvolger dient dekking te worden geboden overeenkomstig de polisvoorwaarden die voor de protocolvoorganger(s) van kracht waren ten tijde van het begaan van de fout, echter als waren die polisvoorwaarden op basis van het systeem waarbij voor de polisdekking het moment van de aanspraak of de omstandighedenmelding bepalend is voor de polisdekking (claims made basis);
      6. aan de polisrechten van protocolverzekerden mag geen afbreuk worden gedaan door een schending van een premiebetalings- of polisverplichting door de protocolopvolger, voor zover die schending heeft plaatsgevonden buiten weten of wil van de protocolverzekerde die aanspraak maakt op verzekeringsdekking. Omgekeerd mag aan polisrechten van de protocolopvolger geen afbreuk worden gedaan bij schending van polisverplichtingen door de protocolvoorganger welke schending buiten weten of wil van de protocolopvolger heeft plaatsgevonden;
      7. een vordering van de verzekeraar op de protocolverzekerden mag niet in de weg staan aan het recht op uitkering van de protocolopvolger. Omgekeerd mag een vordering van de verzekeraar op de protocolopvolger niet in de weg staan aan het recht op uitkering van de protocolverzekerden;
      8. indien verzekeraars bij de aanvang van de verzekering van de protocolopvolger geen door de protocolvoorganger(s) ingevuld aanvraagformulier hebben ontvangen, mag de verzekeraar tegenover de protocolvoorganger van wie geen formulier is ontvangen, geen beroep meer doen op een schending van de mededelingsplicht;
      9. de verzekering van de notaris biedt, met een minimum van 3 maanden, dekking gedurende de periode waarin nog geen aanwijzing van diens protocolopvolger heeft plaatsgevonden (zwevend protocol).
      10. de dekking voor de protocolverzekerden dient in de polissen te zijn geregeld van de protocolopvolger die vanaf 1 januari 2004 een notaris in het protocol is opgevolgd;
      11. de protocolopvolger dient te beschikken over een verklaring waarin de verzekeraar bevestigt dat de verzekering voldoet aan het in dit reglement bepaalde.
3. Schaden in het kader van beroepsaansprakelijkheid lopende van één miljoen euro (€ 1.000.000) tot vijfentwintig miljoen euro (€ 25.000.000), alsmede schaden van honderdduizend euro (€ 100.000) tot vijf miljoen euro (€ 5.000.000) als gevolg van fraude door personeel en als gevolg van het verlies van waarden tijdens transport of verblijf op kantoor en schaden tot een bedrag van vierhonderd vierenvijftigduizend euro (€ 454.000 euro) als gevolg van administratieve betaalfouten, moeten worden gedekt in een door de KNB afgesloten collectieve verzekering. De notaris is verplicht om zijn aandeel in de kosten die gemoeid zijn met deze verzekeringen te dragen.

Toelichting

Het behoort bij de bijzondere positie van de notaris in het rechtsverkeer en het daarbij behorende vertrouwen, dat de notaris voldoende is verzekerd tegen het risico van beroepsaansprakelijkheid. Het bestuur van de KNB heeft dan ook regels vastgesteld over de beroepsaansprakelijkheidsverzekering en een collectieve beroepsaansprakelijkheidsverzekering (excedent) afgesloten voor het notariaat. Sinds de invoering van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering (excedent) op 1 april 1979 is de regeling met betrekking tot beroepsaansprakelijkheid (excedent) eens in de twee à drie jaar ter heroverweging voorgelegd aan de ledenraad van de KNB. Telkens heeft de ledenraad besloten de bestaande regeling voort te zetten al dan niet met een verhoging van de dekking. Dienovereenkomstig stelt de Algemene ledenvergadering steeds jaarlijks de bijdragen voor de collectieve verzekeringen vast.
Nadat de dekking per 1 januari 2007 werd verhoogd tot 25 miljoen euro, hebben verschillende notarissen bezwaar geuit tegen de (verplichte deelname aan) collectieve beroepsaansprakelijkheidsverzekering (excedent). Het bestuur van de KNB heeft deze bezwaren afgewezen, maar het bestuur besloot wel tot een heroverweging van het systeem en de hoogte van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

De beslissingen op bezwaar hebben in het ordejaar 2010/2011 tot twee bestuursrechtelijke beroepsprocedures geleid.
In de eerste, door de KNB geëntameerde proefprocedure bij de bestuursrechter in Amsterdam, oordeelde deze op 11 oktober 2011 dat het bij de wettelijke taak van de KNB hoort om een verplichte collectieve verzekering voor haar leden af te sluiten. De KNB is wettelijk belast met het bevorderen van de goede beroepsuitoefening (artikel 61 Wna) en hier hoort bij dat een notaris voldoende tegen beroepsfouten is verzekerd. In dit kader, zo meende de Amsterdamse rechter, past het juist bij het stimuleren van de goede beroepsuitoefening om een verplichte collectieve verzekering voor alle leden af te sluiten.
In de tweede procedure, bij de rechtbank Leeuwarden, kwam de bestuursrechter op 24 november 2011 tot het tegengestelde oordeel. Deze rechter meende dat in de regelgeving niet is opgenomen dat notarissen verplicht zijn deel te nemen aan een door de KNB collectief afgesloten excedentverzekering. Dit heeft volgens de rechter tot gevolg dat het afsluiten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering niet behoort tot de taken van de KNB en dat de KNB hiervoor dan ook geen bijdrage kan innen.
De uitspraak van 24 november 2011 was aanleiding voor het bestuur van de KNB om hoger beroep in te stellen bij de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State (ABRvS) en de ontstane tegenstelling en onduidelijkheid aldaar voor te leggen.

Daarnaast besloot het bestuur, teneinde discussie in de toekomst te voorkomen, de door de rechter in Leeuwarden gestelde tekortkomingen in de regelgeving te herstellen.
Om te beginnen is bij besluit van 25 januari 2012 de hoogte van de te verzekeren schaden en de verplichte deelname aan de beroepsaansprakelijkheidsverzekering (excedent) expliciet in het Reglement beroepsaansprakelijkheid 2011 opgenomen. Voorts heeft het bestuur de ledenraad voorgesteld deze verplichtingen in een verordening op te nemen en de ledenraad heeft daarmee in zijn vergadering van 15 februari 2012 ingestemd.

Uitgangspunt is dat een individuele notaris ‘voldoende verzekerd’ is wanneer schaden tot € 25 miljoen door een beroepsaansprakeljkheidsverzekering zijn gedekt. Per 1 januari 2007 is dit bedrag vastgesteld op € 25 miljoen. In de beroepsprocedures is geopperd dat een lagere dekking ook voldoende zou zijn, althans dat de verplichting zou moeten worden gedifferentieerd, al naar gelang de aard van de praktijk en de regio waar de notaris is gevestigd. Gebleken is echter dat elke praktijk kan worden geconfronteerd met transacties die dit bedrag overstijgen. Het betreft niet alleen de grote kantoren in de randstad, maar ook kleinere kantoren met één of twee notarissen in de rest van het land. Overigens plegen de grote, internationale, kantoren, die meer met dergelijke transacties hebben te maken, een verzekering bovenop de verplichte dekking van € 25 miljoen af te sluiten.

Het bereiken van een dergelijke dekkingsgraad is alleen mogelijk door een combinatie van een collectieve en een individuele verzekeringsplicht. De door het bestuur van de KNB ten behoeve van alle leden gesloten collectieve verzekeringen dekken schaden die lopen van € 1 miljoen tot € 25 miljoen. De door de individuele notaris af te sluiten verzekering moet schaden tot € 1 miljoen dekken. Dit was als voorwaarde opgenomen in het Reglement beroepsaansprakelijkheid 2010 en wordt nu opgenomen in de verordening, evenals de overige voorwaarden aan die verzekering, die nu in het reglement staan.

In de voorgestelde verordening zijn de nadere regels uit het Reglement 2011 in hun geheel overgenomen. Dit reglement dient daarmee te vervallen.

Het reglement bevat een toelichting op het claims made systeem, die voor de duidelijkheid hier wordt overgenomen. Een verzekering op claims made basis wil zeggen het systeem waarbij voor de polisdekking het moment van de aanspraak of de omstandighedenmelding bepalend is voor de polisdekking. Sinds 1 januari 2004 zijn de voorwaarden van de primaire beroepsaansprakelijkheidsverzekering in die zin gewijzigd, dat is overgegaan van een loss occurrence naar een claims made systeem. Hierdoor diende, als de bestaande regeling ongewijzigd zou blijven, de defungerende notaris zich voor de uitloop van het risico gedurende 30 jaar na defungeren bij te verzekeren. De feitelijke situatie was half november 2004, dat de verzekeraars zich het recht voorbehielden premie en condities te wijzigen, respectievelijk dusdanige premieverhogingen in het vooruitzicht stelden, ter hoogte van 140 %, dat de onzekerheid voor gedefungeerde notarissen en hun erfgenamen, onaanvaardbaar moest worden geacht. Met de verzekeraars is overeengekomen, dat deze onzekerheid kon worden opgeheven, door de overnemende notaris te verplichten ook de aansprakelijkheid van zijn voorgangers te verzekeren. Daardoor geldt de dekking ook voor de voorgaande notarissen. De verplichting werd in het reglement neergelegd. Omdat de protocolverzekerden zijn meeverzekerd onder de polis van de notaris als protocolopvolger, is het mede de verplichting van de notaris als protocolopvolger om bij een schade tegen de protocolverzekerden er voor te waken dat jegens de verzekeraar de polisverplichtingen bij schade worden nageleefd. De limiet van twee gebeurtenissen per jaar per notaris blijft gelden. Na defungeren is geen eigen risico van toepassing.

(Toelichting van 26 september 2012)

Een aantal leden van de KNB kon zich niet vinden in de verplichte verzekering voor beroepsaansprakelijkheid. Dit heeft geleid tot een aantal juridische procedures. Uiteindelijk heeft de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State (ABRS) definitief uitspraak gedaan in dit geschil (15 mei 2013, ECLI:NL:RVS:2013:CAO134). De uitspraak hield in dat de KNB haar leden mag verplichten om verzekerd te zijn voor beroepsaansprakelijkheid, dat de KNB eisen aan deze verzekering mag stellen waaronder een minimale dekking, maar dat de KNB onvoldoende had aangetoond dat het verplichte karakter van de verzekering noodzakelijk was voor de goede beroepsuitoefening van de notaris. Hiermee kon de KNB de verplichte verzekering niet langer handhaven.

Indien een protocol wordt overgenomen is het van belang dat de opvolger (protocolontvanger) het protocol verzekert voor hetzelfde bedrag waarvoor de notaris die het protocol overdraagt (de protocolhouder) was verzekerd. Een cliënt moet er immers vanuit kunnen gaan dat het protocol, waartoe zijn akte behoort, verzekerd blijft tot minimaal hetzelfde bedrag.

(Toelichting van 8 april 2015)

De notaris kan een samenwerkingsverband aangaan met een andere notaris of met een kandidaat-notaris.

Toelichting

Een samenwerkingsverband kan ook worden aangegaan met leden van een andere beroepsgroep. Dit z.g. interdisciplinair samenwerkingsverband is in een afzonderlijke verordening geregeld

(Toelichting van 22 juni 2011)

Het tweede lid van artikel 16 regelde de samenwerking van een notaris met een medewerker van zijn kantoor. Tot het moment van inwerkingtreding van de Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015 (IDS Verordening) was het een notaris toegestaan een samenwerkingsverband aan te gaan met een medewerker van zijn kantoor die geen notaris of kandidaat-notaris was, mits de notaris de volledige zeggenschap over de praktijkuitoefening behield. Aangezien bij deze vorm van samenwerking de notaris altijd de volledige zeggenschap moest behouden betrof een dergelijke samenwerking als het ware een deelneming. Door invoering van de nieuwe IDS Verordening per 30 mei 2016 is een dergelijke samenwerking niet langer mogelijk. In de IDS Verordening is namelijk in artikel 3 het verbod op participaties door derden opgenomen. Anderen dan notarissen of beoefenaren van een toegestaan beroep zoals bedoeld in artikel 2 van de IDS-verordening kunnen niet deelnemen in een praktijkrechtspersoon of houdster-rechtspersoon. De reeds voor 30 mei 2016 bestaande samenwerkingen van notarissen met kantoormedewerkers op grond van artikel 16 tweede lid worden gerespecteerd. Zie ook de artikel 10 (overgangsbepaling) van de IDS-verordening

(Toelichting van 23 november 2016)

Toelichting

Artikel 17 was bij de invoering van de Verordening beroeps-en gedragsregels in 2011 gereserveerd voor de praktijkvennootschap. Uiteindelijk is er voor gekozen om de voorschriften waar een praktijkvennootschap aan moet voldoen in de IDS-Verordening op te nemen. De daarin opgenomen voorschriften gelden zowel voor de praktijkvennootschap in interdisciplinaire samenwerkingsverbanden als voor de praktijkvennootschap met alleen notarissen, aldus artikel 3 lid 5 van de IDS-verordening.

(Toelichting van 23 november 2016)

1. De notaris die naar buiten optreedt als partijadviseur maakt jegens belanghebbenden tijdig kenbaar dat hij in die hoedanigheid optreedt.
2. De notaris passeert geen akten bij de totstandkoming waarvan hij of een kantoorgenoot als partijadviseur van een van de partijen betrokken is geweest, tenzij alle betrokkenen daarmee instemmen op grond van aan hen vooraf verstrekte informatie.
3. De instrumenterend notaris trekt zich als zodanig terug zodra een niet aanstonds overbrugbaar belangenconflict tussen partijen is ontstaan of dreigt te ontstaan over de rol van de notaris als instrumenterend notaris, zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel.
4. Wanneer de notaris zich heeft teruggetrokken, dan voorkomt hij dat een kantoorgenoot optreedt voor één van de partijen, tenzij alle betrokken personen daarmee instemmen. Hetzelfde geldt, wanneer naar aanleiding van een door de notaris behandelde zaak een conflict is ontstaan over het handelen of nalaten van de notaris.

Toelichting

In de huidige verordening is de materie van de notaris of diens kantoorgenoot als partijadviseur uitgebreid en heel feitelijk geregeld. Voorgesteld wordt de regeling, die op zichzelf voldoet, algemener in enkele principes te formuleren.

Lid 1
Als de notaris in een bepaald geval optreedt als partijadviseur en niet als onafhankelijk behartiger van alle partijbelangen, mag daarover geen enkel misverstand ontstaan. Daarom is het van belang dat de notaris zijn positie duidelijk maakt aan allen die een gerechtvaardigd belang hebben bij de wetenschap dat de notaris als partijadviseur optreedt. Het 'tijdig' kenbaar maken zal meestal betekenen: direct. Om achteraf misverstanden te voorkomen is het aan te bevelen om dit schriftelijk kenbaar te maken.

Lid 2
Hier wordt overgenomen, wat in het huidige artikel 22, eerste lid, eerste zin, staat. Onder het passeren van een akte moet hier mede worden verstaan het als notaris behandelen van een zaak (zie het huidige artikel 19, eerste lid), of als partijadviseur behandelen (artikel 19, tweede lid). Ook de voorbereiding van een akte valt hieronder, te denken valt hierbij aan de notaris die een executieveiling begeleidt (wat niet altijd resulteert in het passeren van een akte). Toegevoegd is dat het om een informed consent moet gaan van alle betrokkenen, dus ook de notaris zelf, op grond van verstrekte informatie.

Lid 3
Dat de notaris zich alsnog moet terug trekken bij een belangenconflict, is in de huidige verordening verwoord in artikel 22, eerste lid, tweede zin en 19, derde lid, tweede zin.

Lid 4
De kantoorgenoot mag natuurlijk ook niet optreden voor één van de partijen in geval van een conflict. Het kantoor is als het ware 'besmet' als de notaris zich heeft teruggetrokken. Verwezen wordt naar de huidige artikelen 20, eerste en tweede lid, 19, derde lid, eerste zin, respectievelijk 21.

(Toelichting van 22 juni 2011)

De notaris draagt zorg bij het naar buiten optreden voor een juiste en volledige presentatie van het kantoor.

Toelichting

Onder naar buiten optreden wordt verstaan: het in het kader van de praktijkuitoefening doen van mededelingen, kennisgevingen of aankondigingen dan wel het zich op andere wijze naar buiten presenteren door de notaris of door een samenwerkingsverband als zodanig. Ook het gebruik van internetadressen valt onder het begrip 'naar buiten optreden' (zie Hof Amsterdam 9 oktober 2003, nr. 327/2003 NOT).

De aanduiding van een kantoor moet met de werkelijkheid overeenstemmen. Zo mag een notariskantoor zich niet 'notariskantoor Delft' of 'notarispraktijk Amsterdam' noemen, omdat in Delft en Amsterdam meer notariskantoren gevestigd zijn.

Indien een notariskantoor verschillende vestigingen heeft, dient dit bij het naar buiten optreden kenbaar te zijn.

(Toelichting van 22 juni 2011)

Bij het vaststellen van de identiteit van de bij het verlijden van een akte voor de eerste maal voor de notaris verschijnende personen, controleert de notaris het hem getoonde document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht op diefstal, vermissing, geldigheid en echtheid. De notaris maakt hierbij voor zover mogelijk gebruik van hiervoor geschikte, door het bestuur aangewezen  apparatuur, programmatuur, applicaties en systemen.

Toelichting

In artikel 39 lid 1 van de Wet op het notarisambt is bepaald dat de bij het verlijden van een akte verschijnende personen aan de notaris bekend moeten zijn. De notaris moet de identiteit van de personen die de eerste maal voor hem verschijnen vaststellen aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht.

De ratio van deze identificatieplicht is dat de notaris zich vergewist van de identiteit van de voor hem verschijnende personen. Hij moet verifiëren of degene die voor hem verschijnt de identiteit heeft van degene die hij opgeeft te zijn. Het controleren van de echtheid van het getoonde document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht houdt onder meer in dat de notaris controleert of de gegevens op het document overeenkomen met de gegevens in de Basisregistratie Personen, voor zover deze gegevens hierin zijn opgenomen.

Er zijn middelen die de notaris kunnen helpen bij deze taak. Het past bij de rol van de notaris als poortwachter om die middelen te gebruiken. Het wordt hierbij van belang geacht dat elke notaris dezelfde middelen gebruikt.

Het bestuur van de KNB kan in dit kader leden faciliteren bij de aanschaf van de benodigde middelen. Gezien de snelle ontwikkelingen op dit gebied kan het bestuur via de gebruikelijke kanalen aan haar leden kenbaar maken welke middelen gebruikt moeten worden. De notaris is ingevolge dit artikel verplicht de door het bestuur aangewezen middelen steeds te gebruiken bij voormelde identificatieplicht.

Met de zinsnede ‘voor zover mogelijk’ wordt uitsluitend gedoeld op uitzonderingsgevallen waarin de notaris documenten worden getoond die niet met gebruikmaking van de door het bestuur aangewezen apparatuur, programmatuur, applicaties en systemen kunnen worden gecontroleerd op diefstal, vermissing, geldigheid en echtheid.

(Toelichting van 18 september 2019)

Het bestuur van de KNB is bevoegd om met betrekking tot de in deze verordening behandelde onderwerpen nadere regels te geven. Over het ontwerp daarvan wordt de ledenraad geraadpleegd. De regels worden zo spoedig mogelijk na vaststelling ter kennis van het ministerie van Veiligheid en Justitie gebracht.

Toelichting

De aan het bestuur verleende bevoegdheid nadere regels vast te stellen is gebaseerd op artikel 89 lid 5 WNA. Nadere regels zullen o.a. gegeven worden over het bepaalde in de artikelen over uitbetalen van gelden, schriftelijke royementstoezegging, betaling contanten en beroepsaansprakelijkheid.

(Toelichting van 22 juni 2011)

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening beroeps- en gedragsregels 2011.

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 augustus 2011 of zoveel later als de termijn van tien dagen na publicatie in de Staatscourant als bedoeld in artikel 91 lid 2 Wet op het notarisambt is verstreken.

De verordening beroeps- en gedragsregels is gebaseerd op artikel 61 Wet op het notarisambt (WNA) waarin onder meer is bepaald:

1. De KNB heeft tot taak de bevordering van een goede beroepsuitoefening door de leden en van hun vakbekwaamheid. Haar taak omvat mede de zorg voor de eer en het aanzien van het notarisambt.
2. Bij verordening worden beroeps- en gedragsregels van de leden van de KNB vastgesteld. (...)

In de Memorie van Toelichting (MvT) wordt met betrekking tot dit onderwerp opgemerkt dat de eer en het aanzien van het notariaat een zaak is van de KNB. De opstelling van de verordening inzake de beroeps- en gedragsregels is daarvoor een eerste voorwaarde.
De wetgever heeft een aantal regels die als beroepsregels kunnen worden gezien in de wet zelf neergelegd. Ook overigens geeft de wet aanwijzingen voor het gedrag van de notaris en de kandidaat-notaris. Voorbeelden zijn:

1. de notariseed (artikel 3, tweede lid, respectievelijk 30 voor kandidaat-notarissen);
2. verbod leningen en borgstelling (artikel 23);
3. vermelding koopprijs in de akte (artikel 46); en
4. desgevraagd specificatie van de declaratie (artikel 55).

Belangrijke basisverplichtingen die in de wet zijn neergelegd zijn:

1. de onafhankelijkheid en onpartijdigheid (artikel 17);
2. ministerieplicht en zonodig verplichting tot dienstweigering (artikel 21); en
3. goede en tijdige voorlichting over de gevolgen van een akte (artikel 43).

De verordening beroeps- en gedragsregels werkt vooral deze wel heel weidse, veelomvattende, begrippen uit.

Het onderhavige ontwerp voor een nieuwe verordening beoogt een modernisering van de huidige regels. Gestreefd is naar een meer op principes gebaseerde regeling, in plaats van een gedetailleerde uitleg, die probeert alle mogelijke situaties te beschrijven. Bij de beoordeling van een bepaald handelen of nalaten door een notaris, moet ook de strekking van een regel leidraad zijn. Sommige regels blijken niet geheel adequaat te zijn. In het navolgende wordt voorgesteld deze regels anders te formuleren of te laten vervallen.

In november 2010 heeft de ledenraad reeds de gedetailleerde regels over publiciteit en reclame afgeschaft. Daarbij is toegelicht dat de normen van fatsoen, eerlijkheid en betrouwbaarheid die gelden voor alle ondernemers en die zijn neergelegd in het Burgerlijk Wetboek en de Nederlandse Reclame Code ook gelden voor het notariaat. Ook gelden voor het maken van reclame nog steeds de normen van het zich dienen te gedragen zoals een behoorlijk notaris betaamt van artikel 98 Wet op het notarisambt en van eer en aanzien van het notariaat uit artikel 1 van de Verordening beroeps- en gedragsregels.

Andere actualiseringen betreffen de regeling omtrent contanten, die in lijn is gebracht met de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). Ook de evaluatie van de Wet op het notarisambt door de Commissie Hammerstein en het naar aanleiding daarvan opgestelde wetsvoorstel heeft enkele nieuwe regels nodig gemaakt, bijvoorbeeld over het voeren van de regie bij het uitbesteden van werkzaamheden.

Een aantal regels komt niet terug in de voorgestelde verordening.
Zo vervalt de tekst van artikel 10, derde lid, dat verbiedt cliënten met het oog op de ministerieplicht te ontmoedigen door het vragen van een onredelijk hoge vergoeding. Door de versoepelde ministerieplicht is dit niet meer relevant.
Het verbod van afhankelijkheid van een bepaalde opdrachtgever of verwijzer, verwoord in artikel 12, eerste lid, vervalt omdat het te absoluut is gesteld. Onder bepaalde omstandigheden kan het zijn dat een notaris, al dan niet tijdelijk, financieel afhankelijk is van een bepaalde opdrachtgever, zonder dat zijn onafhankelijke ambtsuitoefening in het gedrang komt. De meldingsplicht van een dergelijke situatie van artikel 16 komt daarmee ook te vervallen.
Ook wordt voorgesteld het absoluut geformuleerde verbod op resultaatafhankelijk declareren (artikel 12, derde lid) in te trekken. Volgens dit artikel is het de notaris niet toegestaan vergoedingen te bedingen of te aanvaarden die afhankelijk zijn van de uitkomst van zijn arbeid. De notaris moet objectief en zonder zakelijk eigenbelang zijn diensten verlenen. Een bepaalde opslag bij een positief resultaat is echter redelijk en nu reeds gebruikelijk, bijvoorbeeld bij het behalen van een belastingvoordeel, of een heel korte doorloopsnelheid. Ook het omgekeerde komt voor, het verlagen van de declaratie als de dienstverlening niet vlekkeloos is verlopen. Er bestaat dus geen behoefte aan het verbod. Bij de advocatuur, waar de regeling veel relevanter is en als achtergrond heeft dat kwetsbare cliënten moeten worden beschermd, wordt overigens ook gewerkt aan het afschaffen van het verbod van no cure no pay en quota pars litis.
Artikel 15, tweede lid, bepaalt dat de notaris kortlopende schulden moet kunnen betalen, zowel zakelijk als privé. Dit is juist, maar blijkt al uit artikel 23 Wna. Voorgesteld wordt daarom dit lid te laten vervallen en de in 2001 geformuleerde toelichting op het gehele artikel 15, die zich meer leent voor uitwerking in nadere regeling door het bestuur, op te nemen in een reglement.
Het gebod zich als een goede collega te gedragen, zoals verwoord in artikel 17, eerste lid, kan vervallen. Het is betuttelend en past niet in de huidige tijdsgeest. De regeling van artikel 17, tweede lid, voor het geval een cliënt zonder de declaratie te betalen een andere notaris benadert, blijkt in de praktijk niet te werken en kan vervallen.
Artikel 18, eerste lid, over het bevorderen van de vrije notariskeuze, verhoudt zich niet goed met het vrije contractsrecht van partijen.

(Toelichting van 22 juni 2011)