Verordening overdracht protocol

In deze verordening wordt verstaan onder:

1. protocolhouder: de notaris dan wel na defungeren de gedefungeerde notaris, of diens rechtverkrijgenden of rechtsvertegenwoordiger(s), dan wel de waarnemer benoemd in de gevallen van artikel 28 onderdelen c, d en e Wet op het notarisambt waarbij een overdracht heeft plaatsgevonden;
2. protocolontvanger: de notaris die op grond van artikel 15 lid 1 Wet op het notarisambt is aangewezen het protocol en de overige notariële bescheiden over te nemen indien een notaris overlijdt, defungeert of zich vestigt buiten het arrondissement waarin zijn plaats van vestiging is gelegen, de notaris voor wie is waargenomen na beëindiging van de waarneming als bedoeld in artikel 28 onderdeel c indien daarbij een overdracht heeft plaatsgevonden, dan wel de waarnemer benoemd in de gevallen van artikel 28 onderdelen c, d en e Wet op het notarisambt aan wie een overdracht moet plaatsvinden;
3. overdracht: de overdracht en de overname van het protocol en van de overige notariële bescheiden in de zin van artikel 15 lid 1 en artikel 29 lid 10 Wet op het notarisambt.

De overdracht dient op ordelijke en zorgvuldige wijze te geschieden.

Toelichting

Het uitgangspunt moet zijn dat de cliënt er zo min mogelijk last van heeft dat een wisseling van het protocol plaatsvindt. Voorts moet de overdracht op ordelijke en zorgvuldige wijze geschieden, zulks met het oog op de continuïteit van de dienstverlening, in het belang van de zekerheid van het rechtsverkeer. Dit brengt o.m. de verplichting mee als verwoord in artikel 4.

(Toelichting van 27 juni 2000)

De overdracht dient plaats te vinden zo spoedig mogelijk nadat de verplichting daartoe is ontstaan.

Toelichting

Dit artikel is een uitvloeisel van de vereisten geformuleerd in artikel 2. Het doorgeven aan de kredietinstelling van 'de aanwijzing' (zie artikel 15 lid 2 WNA) kan al voor de dag van bevoegdheid plaatsvinden.

(Toelichting van 21 juni 2000)

Bij de overdracht onderzoekt de protocolontvanger of alle minuten en overige delen van het protocol aanwezig zijn. De protocolhouder dan wel degene die het protocol onder zich heeft wordt ten minste drie dagen tevoren opgeroepen om bij dat onderzoek tegenwoordig te zijn. Bij het onderzoek moeten medewerkers van het Bureau Financieel Toezicht desverlangd worden toegelaten.
Van het onderzoek wordt door de protocolontvanger een verklaring opgemaakt die door alle aanwezigen wordt ondertekend. Er worden zoveel exemplaren van deze verklaring opgemaakt als noodzakelijk zijn ter overhandiging aan de aanwezigen en aan het Bureau Financieel Toezicht.

Toelichting

Na overlijden van een notaris zijn in principe diens erfgenamen de protocolhouder geworden. Deze zullen in principe bij het onderzoek aanwezig moeten zijn. Het kan echter zijn dat op moment van overlijden een ander het protocol feitelijk onder zich heeft gekregen zonder dat een formele overdracht heeft plaatsgevonden, bijvoorbeeld indien de notaris tijdens een lichte waarneming is overleden. Dan zal - indien het protocol aan een ander wordt overgedragen - (ook) de waarnemer moeten worden opgeroepen om bij het onderzoek aanwezig te zijn.

Uit bewijsoogpunt verdient het aanbeveling de oproep bijvoorbeeld bij aangetekend schrijven te doen.

Wat de verklaring moet inhouden kan nader uitgewerkt worden door het bestuur op grond van artikel 13 van deze verordening.

In artikel 58 WNA is geregeld dat de aangetroffen minuten, enz. ouder dan 30 jaar naar de algemene bewaarplaats moeten worden overgebracht. De opvolger is bevoegd dat ook te doen t.a.v. protocollen ouder dan 20 jaar. Van de mogelijkheid voor de Minister om aan de overbrenging nadere regels te stellen is gebruik gemaakt bij Regeling van 14 september 1999 /Nr. 785695/99/6 (Staatscourant 1999, nr. 181 pag. 7).

Dit is de regeling overbrenging notariële archiefbescheiden naar de algemene bewaarplaats (bew.).

(Toelichting van 21 juni 2000)

Sinds 1 januari 2013 is het Bureau Financieel Toezicht verantwoordelijk voor het toezicht op notarissen. Zij heeft daarmee de toezichtstaken overgenomen van de oude Kamers van toezicht (inmiddels kamers voor het notariaat).

(Toelichting van 8 april 2015)

Met de vermelding van het Bureau Financieel Toezicht als een van degenen aan wie de verklaring van de protocolontvanger dient te worden overhandigd is aangesloten bij de wijziging van de toezichthouder voor het notariaat per 1 januari 2013.

(Toelichting van 16 september 2020)

Bij de overdracht dient de protocolhouder voorzover mogelijk aan de protocolontvanger alle gegevens te verschaffen die nodig zijn ter verdere behandeling van de lopende zaken. Door protocolhouder en protocolontvanger wordt in dat kader met de meeste spoed een overzicht gemaakt van die lopende zaken. Zo spoedig mogelijk nadat de verplichting tot overdracht is ontstaan brengt de protocolontvanger de cliënten uit de lopende dossiers op de hoogte van zijn overname van het protocol en de lopende dossiers.

Toelichting

Vooral t.a.v. de lopende zaken zal het continuïteitsvereiste spelen. Bij het zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen van de cliënten kan gedacht worden aan een termijn van 1 maand na de dag van bevoegdheid.

(Toelichting van 21 juni 2000)

1. Ook de kantoor- en dossieradministratie - tevens bevattende een lijst van crediteuren - moeten tegelijk met de overdracht dan wel zo spoedig mogelijk daarna worden overgedragen. Voor zover deze niet per de dag waarop de protocolontvanger bevoegd wordt akten te passeren zijn bijgewerkt, moet dit binnen een maand zijn geschied.
2. De protocolhouder dient aan de protocolontvanger een verklaring te overleggen dat alle gelden van derden en derdengelden onder beheer van de opvolger zijn gebracht.

Toelichting

Onder de crediteuren vallen i.c. zowel de crediteuren van de onderneming als degenen die rechthebbenden zijn van de kwaliteitsrekening(en) dan wel die rechthebbenden zijn tot gelden van derden.

Het valt aan te bevelen t.a.v. de gelden van derden waarover de protocolhouder krachtens volmacht de beschikkingsbevoegdheid heeft, reeds voor de overdracht met de cliënten in overleg te treden met het oog op wijziging van de volmacht.

De protocolhouder zal de protocolontvanger de benodigde informatie moeten verschaffen over alle lopende bijzondere rekeningen opdat deze de betreffende kredietinstanties op de hoogte kan stellen van zijn benoeming. Indien van toepassing zal de protocolhouder net voor de overdracht naar een verkeerde rekening overgemaakte gelden naar de juiste, bijzondere rekening moeten overboeken. Op grond van het tweede lid dient de protocolhouder expliciet te verklaren dat met het bevoegd worden over de bijzondere rekeningen, bedoeld in artikel 25 WNA en de wijziging van de volmachten t.a.v. gelden van derden de protocolontvanger het beheer heeft gekregen van alle onder de protocolhouder vallende cliëntengelden.

(Toelichting van 21 juni 2000)

De protocolhouder dient ter gelegenheid van zijn defungeren de door hem verrichte werkzaamheden en gemaakte verschotten in rekening te brengen.

Toelichting

De notaris mag met het oog op zijn defungeren niet meer in rekening brengen dan overeenstemt met de verrichte werkzaamheden en de afspraken die hierover met de cliënt zijn gemaakt: bijvoorbeeld de gemaakte uren, dan wel een percentage van de totale afgesproken som, zulks naar verhouding van de verrichte t.o.v. de totale werkzaamheden.

Ook de gemaakte verschotten moeten in rekening worden gebracht. Een en ander geldt ook voor een (zware) waarnemer (zie artikel 11). De protocolhouder en de protocolontvanger zijn gezamenlijk gebonden aan de geldende maximumtarieven.
Het in rekening brengen kan geschieden aan de cliënten, maar ook kan met de protocolontvanger een afspraak worden gemaakt dat deze in zijn nota aan de cliënten zowel het deel van hemzelf als het deel van zijn voorganger in rekening brengt, waarna onderling wordt verrekend.

Indien de notaris plotseling is komen te overlijden zullen de erfgenamen en de opvolger (maar meestal is er eerst een waarnemer) een en ander achteraf zoveel mogelijk overeenkomstig deze uitgangspunten moeten afwerken. Dit kan zowel d.m.v. verrekening (terwijl de opvolger de volledige nota zendt) als d.m.v. aparte nota's door de erven en de opvolger. De opvolger mag voor deze werkzaamheden aan de erven een redelijke vergoeding in rekening brengen.

Ingeval van verschil van mening zal dit in principe door de civiele rechter moeten worden opgelost, tenzij er sprake is van tuchtrechtelijk onjuist handelen of artikel 55 lid 2 WNA van toepassing is.

(Toelichting van 21 juni 2000)

Met het oog op de overdracht als in de artikelen 2 tot en met 7 aangegeven is de protocolhouder verplicht zoveel mogelijk de voorbereidende werkzaamheden te verrichten voorafgaand aan de overdracht. Is dit niet c.q. niet voldoende geschied en heeft de protocolhouder een maand na de dag van bevoegdheid nog steeds niet aan zijn verplichtingen terzake voldaan, dan is de protocolontvanger bevoegd deze werkzaamheden voor rekening van de protocolhouder te (doen) verrichten.

Met het oog op de voortzetting van de notariële praktijk is de protocolhouder verplicht gedurende maximaal 6 maanden nadat de protocolontvanger de praktijk heeft overgenomen het kantoorpand waarin de notariële praktijk door hem werd gevoerd en de inventaris van die praktijk - waaronder de apparatuur - ter beschikking te stellen van de protocolontvanger, zulks tegen een redelijke vergoeding. Indien het kantoorpand en/of de inventaris worden gehuurd of geleasd dient de protocolhouder zoveel mogelijk te bevorderen dat de protocolontvanger in de huur-/leaseverhouding kan treden.
Indien uitsluitend het protocol wordt overgenomen, dient de protocolhouder het kantoorpand zolang ter beschikking te stellen van de protocolontvanger als redelijkerwijs nodig is voor het overbrengen van de tot het protocol behorende zaken naar het kantoor van de protocolontvanger.

Toelichting

Het kan aanbeveling verdienen een en ander al in de huur-/leaseovereenkomst te regelen. Vanaf het moment van overname komen de kosten voor rekening van de opvolger.
Op grond van deze bepaling heeft de protocolontvanger ook toegang tot de gecomputeriseerde bestanden voorzover dat voor de voortzetting van de onderneming dan wel de overname van het protocol noodzakelijk is. Voor zover nodig voor de behandeling van 'lopende zaken' zullen ook modellen e.d. beschikbaar moeten zijn ten behoeve van de protocolontvanger.

(Toelichting van 21 juni 2000)

De protocolontvanger is verplicht de protocolhouder inzage te verlenen in door laatstgenoemde opgemaakte akten en de daarbij behorende dossiers en andere relevante stukken, indien dit noodzakelijk is in verband met procedures of verzoeken om informatie die tot procedures zouden kunnen leiden dan wel met het oog op de afwikkeling van diens onderneming.

Toelichting

Ook de boekhouding valt onder andere relevante stukken.

In verband met deze regel zal met de notaris respectievelijk degene die als (zware) waarnemer de akte heeft gepasseerd moeten worden overlegd indien de protocolontvanger tot vernietiging van stukken wil overgaan - dan wel deze op andere gegevensdragers wil overzetten - op een wijze dan wel binnen een termijn die niet overeenstemt met hetgeen gebruikelijk is.

(Toelichting van 21 juni 2000)

De artikelen 2 tot en met 10 zijn van toepassing indien een notaris is aangewezen om een protocol over te nemen als bedoeld in artikel 15 lid 1 Wet op het notarisambt, indien een waarnemer is benoemd in de in artikel 28 onderdelen c, d en e Wet op het notarisambt bedoelde gevallen alsmede indien de schorsing van een notaris wordt opgeheven.
Een waarnemer benoemd in een in artikel 28 onderdeel c Wet op het notarisambt bedoeld geval, alsmede een waarnemer benoemd ter vervanging van een waarnemer in de in artikel 28 onderdelen c, d en e Wet op het notarisambt bedoelde gevallen kunnen van een of meer van de verplichtingen als vermeld in de artikelen 2 tot en met 4 worden ontheven in het besluit tot benoeming van de voorzitter van de kamer voor het notariaat.

Toelichting

In deze artikelen (11 en 12 bew.) wordt aangegeven in welke gevallen de hieraan voorafgaande artikelen ten volle van toepassing zijn, wanneer de mogelijkheid bestaat van de daarin verwoorde verplichtingen ontheffing te verlenen en wanneer deze bepalingen in het geheel niet gelden omdat men hiervan is vrijgesteld.
Mede als gevolg hiervan kan indien een waarnemer optreedt onderscheid gemaakt worden tussen:

1. de bevoegdheid om akten te passeren en de verplichting deze in het protocol van de vervangen notaris op te nemen (in alle gevallen; artikel 29 lid 9 WNA);
2. de aansprakelijkheid jegens derden voor de als waarnemer verrichte werkzaamheden of gepleegde verzuimen (hoofdelijke aansprakelijkheid voor de vervangen notaris en de 'vaste' waarnemer in geval van nietambtshalve benoeming en uitsluitend aansprakelijkheid voor de waarnemer in de overige, ambtshalve benoemingen; artikel 29 lid 8 WNA);
3. de noodzaak van overdracht en overname van het protocol en de overige notariële bescheiden (uitsluitend indien er sprake is van een benoeming als bedoeld in artikel 28 onderdelen c, d en e - tenzij men daarvan bij de benoeming is ontheven);
4. voor wiens rekening en risico de onderneming wordt voortgezet (altijd voor rekening van de vervangen notaris in geval van een lichte waarneming; bij zware waarneming indien in het benoemingsbesluit een honorarium voor de waarnemer is vastgesteld). Ook indien een zware waarnemer tijdelijk, met ontheffing van de overdrachtsplicht, wordt vervangen door een andere zware waarnemer waarna de oorspronkelijke zware waarnemer wederom tot waarnemer wordt benoemd, blijft de onderneming indien deze voor rekening van de oorspronkelijke waarnemer kwam, voor diens rekening doorlopen.

Uiteraard zal de notaris indien geen formele overdracht en overname van het protocol en de overige notariële bescheiden hoeft plaats te vinden, er toch voor moeten zorgen dat de waarnemer zijn werkzaamheden naar behoren kan verrichten. De notaris zal de benodigde inlichtingen moeten verschaffen en de waarnemer in staat moeten stellen zijn taak op het notariskantoor met gebruik van alle apparatuur uit te voeren.

(Toelichting van 21 juni 2000)

Een waarnemer benoemd in een van de gevallen als in artikel 28 onderdelen a en b Wet op het notarisambt aangegeven, is vrijgesteld van de in deze verordening aan andere waarnemers opgelegde verplichtingen. De protocolhouder dient er in deze gevallen voor te zorgen dat de waarnemer in staat wordt gesteld de waarneming naar behoren te vervullen.

Toelichting

Het door de ledenraad vastgestelde tweede lid luidde: "De waarneming door een niet-ambtshalve benoemde waarnemer alsmede een ambtshalve waarneming waarbij gebruik is gemaakt van het bepaalde in artikel 29 lid 2, derde zin Wet op het notarisambt, geschieden voor rekening van de notaris."

Goedkeuring is onthouden door de Staatssecretaris van Justitie o.g.v. de artikelen 89, tweede lid, en 91, eerste lid, tweede zin Wet op het notarisambt met de volgende toelichting: "Het voorschrift is namelijk niet strikt noodzakelijk voor de verwezenlijking van het doel dat met deze verordening wordt beoogd. Bovendien is reeds in artikel 29, tweede lid, derde zin, van de wet bepaald dat voor de ambtshalve lichte waarneming de voorzitter van de kamer voor het notariaat zo nodig een regeling omtrent het honorarium treft. Het kan niet anders dan dat dit honorarium ten laste van de vervangen notaris komt. Voor de vaste waarneming is geen regeling in de wet opgenomen omdat in dit geval in onderling overleg zo nodig een regeling omtrent het honorarium kan worden vastgesteld."

De KNB is in beroep gegaan van de weigering. De rechtbank 's-Gravenhage heeft het beroep in zijn uitspraak van 14 oktober 2002 ongegrond verklaard. Justitie kon volgens de rechtbank de goedkeuring aan de bepaling onthouden. (bew.) "Naar het oordeel van de rechtbank heeft deze bepaling niet tot doel het regelen van een zorgvuldige overdracht van het protocol, maar wordt met deze bepaling "het financiële belang van de notaris zelf gediend. De bepaling is derhalve niet strikt noodzakelijk in de zin van artikel 89 van de Wna. " (Rb. 's-Gravenhage, 14 oktober 2002)
De KNB heeft berust in de uitspraak van de rechtbank (bew.).

Het bestuur van de KNB is bevoegd om met betrekking tot de in deze verordening behandelde onderwerpen nadere regels te geven. Over het ontwerp daarvan wordt de ledenraad geraadpleegd.
De regels worden zo spoedig mogelijk na vaststelling ter kennis van het ministerie van Justitie gebracht.

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening overdracht protocol.

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2000 of zoveel later als de termijn van tien dagen na publicatie in de Staatscourant als bedoeld in artikel 91 lid 2 Wet op het notarisambt is verstreken.

In de Wet op het notarisambt (WNA) is op twee plaatsen aangegeven dat bij verordening nadere voorschriften gegeven worden over de wijze waarop de overdracht en de overname van het protocol en de overige notariële bescheiden dienen te geschieden. De eerste plaats is in artikel 15 lid 1, waar is geregeld de aanwijzing door de Minister van Justitie van een (al dan niet nieuw benoemde) notaris die protocol en bescheiden (definitief) moet overnemen. De tweede plaats is artikel 29 lid 10 welk artikel de waarneming van de notaris in een aantal gevallen regelt. Artikel 29 lid 10 opent tevens de mogelijkheid vrijstelling en ontheffing te verlenen van de in de verordening gegeven nadere voorschriften.
Op grond van artikel 28 WNA kan in vijf gevallen een waarnemer voor de notaris optreden:

1. in geval van afwezigheid of verhindering van de notaris;
2. wanneer de notaris niet in staat is zijn ambt uit te oefenen wegens ziekte
3. in geval van schorsing in de uitoefening van zijn ambt
4. in geval van ontslag;
5. in geval van zijn overlijden.

In alle gevallen zal een notaris of kandidaat-notaris als waarnemer moeten optreden opdat de ambtsbediening, die met de benoeming van de notaris is beoogd, voortgang vindt. Artikel 29 WNA geeft aan hoe de benoeming plaatsvindt en welke eisen worden gesteld. Onderscheid wordt gemaakt tussen een 'lichte' en een 'zware' waarneming (ook wel 'vakantie'- of 'vacature'waarneming genoemd). De waarneming in de gevallen onder a en b van artikel 28 is de zogenaamde lichte waarneming in welke gevallen een op verzoek van de notaris door de voorzitter van de kamer voor het notariaat benoemde 'vaste' waarnemer kan optreden. Op grond van artikel 29 lid 8 zijn in zo'n geval de notaris en de vaste, niet-ambtshalve benoemde waarnemer ieder voor de door de laatste als zodanig verrichte werkzaamheden of gepleegde verzuimen jegens derden voor het geheel aansprakelijk. De waarneming in de gevallen onder c, d en e is de zogenaamde zware waarneming, in welke gevallen een ambtshalve benoemde notaris of kandidaat-notaris als waarnemer optreedt. Nu artikel 29 lid 8 niet van toepassing is, is uitsluitend de ambtshalve benoemde waarnemer jegens derden aansprakelijk voor de door hem als waarnemer verrichte werkzaamheden of gepleegde verzuimen.

Tussen de gevallen in artikel 28 onder c, d en e genoemd bestaat in die zin nog een verder onderscheid dat in de gevallen onder d en e de notaris zelf niet meer in functie is. Desondanks moet worden aangenomen dat - zolang geen aanwijzing heeft plaatsgevonden van een notaris die het protocol en de overige notariële bescheiden overneemt, als bedoeld in artikel 15 WNA - een waarnemer in het protocol benoemd dient te worden teneinde de continuïteit van de ambtsbediening te garanderen en dat nog akten in diens protocol kunnen worden gepasseerd (zie artikel 29 lid 9 WNA).

Artikel 29 lid 10 geeft t.a.v. de waarneming aan dat bij verordening nadere voorschriften worden gegeven over de wijze waarop de overdracht en de overname van het protocol en de overige notariële bescheiden dienen te geschieden, alsmede de mogelijkheden van vrijstelling en ontheffing daarvan.

Bij de uitwerking daarvan is de praktijk t.a.v. waarneming zoals de oude Notariswet deze kende, als uitgangspunt genomen, nu uit de wetsgeschiedenis van de nieuwe Notariswet niet blijkt dat t.a.v. die praktijk een wijziging beoogd is. Dit brengt mee dat in geval van de lichte waarneming het uitgangspunt geldt dat deze waarneming in beginsel van zodanig tijdelijke aard is dat een formele overdracht en overname van het protocol en de andere bescheiden niet hoeft plaats te vinden. Dat is anders bij een zware waarneming als bedoeld onder c, d en e van artikel 28, met dien verstande dat in geval van schorsing (onder c) de mogelijkheid bestaat de waarnemer van de overnameverplichting te ontheffen.

In beginsel brengt een zware waarneming tevens mee dat de waarnemer de onderneming van de notaris overneemt zodat deze voortaan voor zijn rekening wordt gevoerd. In geval van een schorsing ligt dit minder voor de hand, maar ook bij een waarneming in geval van (al dan niet vrijwillig) ontslag of overlijden (onder d en e) kan het gewenst zijn een uitzondering op deze regel te maken, zeker nu op grond van artikel 29 lid 4 een notaris of kandidaat-notaris slechts wegens gegronde redenen zijn benoeming kan weigeren. Als gegronde reden zou kunnen worden aangevoerd dat de benoemde waarnemer geen enkel inzicht heeft in de onderneming die hij als gevolg van de benoeming moet overnemen en/of hij niet weet of deze onderneming, onder normaal bestuur, levensvatbaar is. Nu op den duur de tarieven die de notaris in rekening brengt voor zijn werkzaamheden, niet aan tariefvoorschriften gebonden zullen zijn, is ook inzicht in het terzake door de notaris gevoerde beleid essentieel. Aan de andere kant is de bepaling van artikel 29 lid 4 erop gericht te voorkomen dat de justitiabele hinder ondervindt van de gebeurtenis als gevolg waarvan het optreden door een waarnemer noodzakelijk is geworden. De ambtsbediening dient derhalve in principe zoveel mogelijk voortgang te vinden. De voorzitter kan in verband hiermee besluiten een regeling omtrent het honorarium van de ambtshalve benoemde waarnemer te treffen (artikel 29 lid 2 derde zin), welk honorarium komt ten laste van de geschorste of gedefungeerde notaris dan wel diens rechtverkrijgenden en in welk geval de onderneming voor rekening en risico van deze laatste(n) zal worden voortgezet. Gedurende een redelijke termijn dient de waarnemer dan te onderzoeken hoe de onderneming er uit ziet, waarna alsnog besloten kan worden of de waarneming in een honorarium wordt omgezet tegen een waarneming voor eigen rekening en risico. Op deze wijze wordt ook recht gedaan aan het uitgangspunt dat in de nieuwe Notariswet wordt gehanteerd namelijk dat een kandidaat-notaris pas tot notaris benoemd kan worden indien op redelijke gronden mag worden verwacht dat na drie jaren de - in overeenstemming met de eisen van het ambt gevoerde - praktijk kostendekkend kan worden uitgeoefend.

Op gelijke wijze mag van de notaris worden verwacht dat in een geval als in artikel 28 onder c, d of e aangegeven, een praktijk niet naar een ambtshalve benoemde waarnemer zal worden doorgeschoven voordat is vastgesteld dat deze, nog steeds, kostendekkend is. Blijkt dit niet het geval dan zullen de consequenties in beginsel voor rekening van de notaris moeten komen.

Ongeacht of er sprake is van een - ten laste van de notaris komend - honorarium voor de ambtshalve benoemde waarnemer, zal deze laatste te allen tijde, gedurende een redelijke termijn het gebruik moeten hebben van alle bedrijfsmiddelen die de waargenomen notaris ten dienste stonden (zie artikel 9 van deze verordening). Een 'opvolger' (een notaris die op grond van artikel 15 lid 1 is aangewezen om het protocol en de overige notariële bescheiden over te nemen) kan in voormelde opzichten met een ambtshalve benoemde waarnemer worden gelijkgesteld.

Onder protocol dient o.g.v. artikel 1 sub e WNA te worden verstaan: de minuten, notariële verklaringen, registers, afschriften, repertoria en kaartsystemen die onder de notaris berusten.

Onder de overige notariële bescheiden vallen volgens de memorie van toelichting: kopieën successiememories, kladrepertoria en notariële boekhouding.

Blijkens de Nota n.a.v. het nader verslag vallen onder 'alle bescheiden' alle bescheiden die door de notaris als zodanig zijn ontvangen en aangelegd, derhalve ook de dossiers.
Blijkens de MvT, p. 23, houdt de overname van het protocol en de overige notariële bescheiden in feite overname in van de gehele notarispraktijk. De artikelen 7:662 en 663 BW zijn daarop volgens de MvT van toepassing. Dit betekent, aldus nog steeds de MvT, "dat de arbeidsovereenkomsten van het personeel van rechtswege overgaan indien de betrokken notarispraktijk haar identiteit behoudt. Een rechtstreekse overeenkomst tussen de oude en de nieuwe notaris is dus niet vereist." De MvT verwijst hierbij naar HR 9 februari 1990 NJ 1990, 393. In dit arrest (het ging niet om de voortzetting van een notarispraktijk) besliste de HR dat de art. 1639 aa en bb (7:662, 663) toepasselijk zijn "telkens wanneer in het kader van de contractuele betrekkingen een wijziging plaatsvindt in de natuurlijke of rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de exploitatie van de onderneming en dat daarbij een rechtstreekse overeenkomst tussen de oude en de nieuwe ondernemer niet is vereist." Dit geldt ook wanneer de overgang van de onderneming in twee fasen plaats vindt "doordat de eerdere exploitant zijn hoedanigheid van ondernemer verliest (...) en een derde de hoedanigheid van ondernemer verkrijgt. Voorwaarde daarbij is wel dat (...) kan worden gezegd dat de betrokken onderneming haar identiteit behoudt, hetgeen het geval is wanneer het gaat om een lopend bedrijf waarvan de exploitatie door de nieuwe ondernemer wordt hervat of voortgezet met dezelfde of soortgelijke bedrijfsactiviteiten."
In de Nota naar aanleiding van het verslag, p. 38, is ook op deze vraag ingegaan. Naar aanleiding van de vraag of bij overname van het protocol en de overige notariële bescheiden door een al gevestigde notaris artikel 1639aa BW van toepassing is, zodat de arbeidsovereenkomsten van het personeel van rechtswege overgaan, werd gesteld dat artikel 1639aa alleen geldt "indien de betrokken notarispraktijk haar identiteit behoudt. Dit zal bij overname van de notarispraktijk door een reeds gevestigde notaris meestal niet het geval zijn. Veelal zal in die situatie het kantoor worden opgeheven en zullen alleen het protocol en de overige notariële bescheiden aan de desbetreffende notaris worden overgedragen."

Op grond van artikel 15 lid 2 WNA volgt de opvolger m.i.v. de "dag van aanwijzing" de notaris van rechtswege op m.b.t. de bijzondere rekeningen bij de financiële onderneming (die hij "terstond" op de hoogte stelt). De notaris stelt de financiële onderneming op de hoogte van de waarneming door een 'vaste' waarnemer. De ambtshalve benoemde waarnemer moet zelf de financiële onderneming inlichten (artikel 29 lid 6).

(Toelichting van 21 juni 2000)