Zoeken

De stichting is bevoegd aan ieder afzonderlijk de overeenkomstig artikel 2 gemandateerde beslissingen op te dragen aan de leden van het bestuur van de stichting, de directeur van het CPO en de opleidingsmanagers SBN van het CPO.

Het bestuur van de KNB verleent aan de leden van het bestuur van de stichting, de directeur van het CPO en de opleidingsmanager SBN van het CPO aan ieder afzonderlijk de bevoegdheid de namens het bestuur van de KNB in mandaat genomen besluiten te ondertekenen.

De stichting legt jaarlijks verantwoording af van de door haar in mandaat genomen besluiten en verschaft het bestuur van de KNB op diens verzoek inlichtingen. Het verslag bevat voorts een verantwoording van het beheer van de archiefbescheiden die betrekking hebben op de in mandaat uitgevoerde werkzaamheden.

Dit besluit wordt aangehaald als Mandaatsbesluit onderwijs en examen.
Het treedt in werking op een door het bestuur van de KNB te bepalen tijdstip.

Ten aanzien van de opleiding en het examen wordt de mogelijkheid van mandaat gegeven in het reglement. Daardoor is een apart mandaatsbesluit nodig. In het Vrijstellingenreglement is het mandaat in het reglement zelf opgenomen in de artikelen 2, tweede lid, 6, tweede lid, en 7, tweede lid.

In dit besluit wordt verstaan onder:

1. zorgdrager: het bestuur van de Ring (naam) KNB;
2. ring: de afdeling van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, zoals bedoeld in artikel 62 Wet op het notarisambt;
3. ringbestuur: het bestuur van de ring, zoals bedoeld in artikel 82, derde lid, Wet op het notarisambt;
4. ringvoorzitter:

De archiefbeheersregels zijn van toepassing op het gehele archief van de ring, het ringbestuur en de ringvoorzitter.

Toelichting

Het ringbestuur moet een keuze maken op wiens kantoor het archief wordt gehouden.

De zorgdrager is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van de ring, het ringbestuur en de ringvoorzitter. Hij stelt de op dit terrein benodigde regelingen vast. In ieder geval heeft hij de in de navolgende artikelen vermelde taken.

De zorgdrager draagt zorg dat afgesloten archiefbestanddelen bewaard worden volgens de Archiefregeling.

De zorgdrager draagt zorg voor de verstrekking van voldoende financiële middelen en personeel ten behoeve van het archiefbeheer.

Toelichting

De ringen zullen met betrekking tot het beheer van hun archieven niet beschikken over hiertoe speciaal opgeleide medewerkers.

De zorgdrager draagt zorg voor de registratie van inkomende en uitgaande post in overeenstemming met de Archiefregeling.

1. De zorgdrager draagt zorg dat er een in overeenstemming met de Archiefregeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden opgesteld ordeningsplan voor het archief is. Dossiervorming en archiefordening vindt plaats op de in het ordeningsplan omschreven wijze.

Ieder jaar wordt aan de hand van de Selectielijst neerslag handelingen Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie bezien welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

De zorgdrager draagt zorg dat verzoeken door leden van de ring en derden aan de ring of de ringvoorzitter om informatie uit de archiefbescheiden te verstrekken dan wel ter inzage te geven, worden afgehandeld met inachtneming van de bepalingen uit de Wet openbaarheid bestuur en de Wet bescherming

De zorgdrager draagt zorg dat de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden na twintig jaar, in goede, geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van tien jaar worden overgebracht naar het Regionaal Historisch Centrum.

De zorgdrager draagt zorg dat, indien er sprake is van, al dan niet gedeeltelijke, digitale archiefbescheiden, regelingen worden opgesteld met betrekking tot inhoud, structuur en vorm van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden en de conversie, migratie en eventuele vervanging van blijvend te

De zorgdrager draagt zorg dat in geval van wisseling van de secretaris of de penningmeester c.q. de ringvoorzitter de archiefbescheiden in goede staat worden overgedragen aan zijn of haar opvolger.

De zorgdrager draagt zorg dat alle medewerking wordt verleend aan onderzoeken en inspecties van de Erfgoedinspectie.

1. De ambtelijk eindverantwoordelijke voor het archiefbeheer van de ringen en het ringbestuur is de penningmeester voorzover het de financiële stukken betreft, respectievelijk de secretaris met betrekking tot de overige stukken.

In geval van vervreemding van archiefbescheiden en vervanging van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, wordt door de zorgdrager een verklaring opgemaakt.