Zoeken

De archiefbeheersregels zijn van toepassing op het gehele archief van de ring, het ringbestuur en de ringvoorzitter.

Toelichting

Het ringbestuur moet een keuze maken op wiens kantoor het archief wordt gehouden.

De zorgdrager is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van de ring, het ringbestuur en de ringvoorzitter. Hij stelt de op dit terrein benodigde regelingen vast. In ieder geval heeft hij de in de navolgende artikelen vermelde taken.

De zorgdrager draagt zorg dat afgesloten archiefbestanddelen bewaard worden volgens de Archiefregeling.

De zorgdrager draagt zorg voor de verstrekking van voldoende financiële middelen en personeel ten behoeve van het archiefbeheer.

Toelichting

De ringen zullen met betrekking tot het beheer van hun archieven niet beschikken over hiertoe speciaal opgeleide medewerkers.

De zorgdrager draagt zorg voor de registratie van inkomende en uitgaande post in overeenstemming met de Archiefregeling.

1. De zorgdrager draagt zorg dat er een in overeenstemming met de Archiefregeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden opgesteld ordeningsplan voor het archief is. Dossiervorming en archiefordening vindt plaats op de in het ordeningsplan omschreven wijze.

Ieder jaar wordt aan de hand van de Selectielijst neerslag handelingen Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie bezien welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

De zorgdrager draagt zorg dat verzoeken door leden van de ring en derden aan de ring of de ringvoorzitter om informatie uit de archiefbescheiden te verstrekken dan wel ter inzage te geven, worden afgehandeld met inachtneming van de bepalingen uit de Wet openbaarheid bestuur en de Wet bescherming

De zorgdrager draagt zorg dat de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden na twintig jaar, in goede, geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van tien jaar worden overgebracht naar het Regionaal Historisch Centrum.

De zorgdrager draagt zorg dat, indien er sprake is van, al dan niet gedeeltelijke, digitale archiefbescheiden, regelingen worden opgesteld met betrekking tot inhoud, structuur en vorm van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden en de conversie, migratie en eventuele vervanging van blijvend te

De zorgdrager draagt zorg dat in geval van wisseling van de secretaris of de penningmeester c.q. de ringvoorzitter de archiefbescheiden in goede staat worden overgedragen aan zijn of haar opvolger.

De zorgdrager draagt zorg dat alle medewerking wordt verleend aan onderzoeken en inspecties van de Erfgoedinspectie.

1. De ambtelijk eindverantwoordelijke voor het archiefbeheer van de ringen en het ringbestuur is de penningmeester voorzover het de financiële stukken betreft, respectievelijk de secretaris met betrekking tot de overige stukken.

In geval van vervreemding van archiefbescheiden en vervanging van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, wordt door de zorgdrager een verklaring opgemaakt.

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de zorgdrager.

Deze regeling kan worden aangehaald als Archiefbeheersregels van de ring, het ringbestuur en de ringvoorzitter in het arrondissement (naam).

Deze regeling treedt in werking op een door het ringbestuur te bepalen tijdstip.

Artikel 1

1. De vergaderingen van het ringbestuur worden geleid door de ringvoorzitter.
2. De plaatsvervangend-ringvoorzitter treedt op in de plaats van de ringvoorzitter hetzij in overleg met de ringvoorzitter hetzij bij zijn afwezigheid.

Artikel 2

1. Het ringbestuur vergadert op een door de ringvoorzitter te bepalen plaats en tijd zo dikwijls als dit door de ringvoorzitter of twee ringbestuursleden nodig wordt geacht.

Artikel 3

1. Ieder ringbestuurslid kan in de vergadering van het ringbestuur één stem uitbrengen.
2. Een ringbestuurslid kan zich door een ander ringbestuurslid ter vergadering schriftelijk doen vertegenwoordigen. Niemand kan voor zich en als gemachtigde meer dan twee stemmen uitbrengen.