Aangaan nieuwe zakelijke relatie mag als UBO-opgave is gedaan

Op 27 september 2020 is het UBO-register ingevoerd. Sindsdien moeten UBO-registratieplichtige entiteiten hun UBO‘s opgeven aan de KVK ter registratie in het UBO-register. Voor vanaf deze datum opgerichte UBO-registratieplichtige entiteiten is registratie van hun UBO's in het UBO-register een voorwaarde voor registratie van de nieuwe entiteit in het Handelsregister. UBO-registratieplichtige entiteiten die zijn opgericht vóór 27 september 2020 hebben 18 maanden de tijd voor opgave ter registratie, tot 27 maart 2022.

Belemmering
In de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is bepaald dat een Wwft-instelling, zoals een notaris, bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie met een UBO-registratieplichtige entiteit als cliënt moet beschikken over een bewijs van registratie van de UBO‘s van de entiteit in het UBO-register. Is dit bewijs er niet, dan mag de notaris geen nieuwe zakelijke relatie aangaan met de entiteit. Tot 27 maart geldt dat als de UBO‘s van een UBO-registratieplichtige entiteit nog niet zijn geregistreerd, dit vanwege de overgangsperiode van 18 maanden geen belemmering vormt voor het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie met deze entiteit. Vanaf 27 maart vormt dit wel een belemmering.

UBO-opgave volstaat
De KNB heeft over de gevolgen van deze regel voor de praktijk contact opgenomen met het ministerie van Financiën en hierover haar grote zorgen geuit. Mede vanwege de beperkte vulling van het UBO-register op dit moment en de actuele verwerkingstermijn van UBO-opgaven door de KVK. In reactie hierop heeft Financiën laten weten dat in ieder geval tot 1 juli 2022 het volgende geldt. In het geval dat een UBO-registratieplichtige entiteit de UBO-opgave heeft gedaan aan de KVK, maar deze nog niet is verwerkt door de KVK, kan de notaris volstaan met de vaststelling dat de UBO-opgave is gedaan (bijvoorbeeld aan de hand van een bevestigingsmail van de KVK), met de uitleg van de cliënt welke UBO-gegevens en onderliggende documentatie daarbij zijn opgegeven. Dit geldt zowel voor gevallen waarin de UBO-opgave is gedaan voor 27 maart als voor gevallen waarin de UBO-opgave is gedaan op of na 27 maart en dus te laat. De notaris blijft verantwoordelijk voor het cliëntenonderzoek, waaronder het adequaat vaststellen van de UBO’s. Daarbij dient de cliënt de notaris te informeren zodra de UBO-registratie is voltooid.

Update 26-07-2022: De einddatum van 1 juli 2022 is inmiddels 2 keer verlengd en is nu vastgesteld op 1 januari 2023.

Geen discrepantie
Een notaris moet volgens de Wwft melding doen aan de KVK van iedere discrepantie die hij of zij aantreft tussen een aan de notaris verstrekt gegeven uit het UBO-register omtrent een UBO en de informatie over die UBO waarover hij of zij uit anderen hoofde beschikt. Deze terugmeldplicht vormt een wettelijke doorbreking van de notariële geheimhoudingsplicht. Het ministerie van Financiën heeft aan de KNB laten weten dat als een UBO-registratieplichtige entiteit haar UBO(‘s) nog niet heeft geregistreerd in het UBO-register, geen terugmelding hoeft plaats te vinden. Een volledig ontbrekende UBO-registratie levert geen discrepantie als bedoeld in de Wwft op. Dit geldt zowel tot als vanaf 27 maart.

Zakelijke relatie
Een zakelijke relatie is volgens de Wwft een zakelijke, professionele of commerciële relatie tussen een Wwft-instelling en een natuurlijke persoon, rechtspersoon of vennootschap, die verband houdt met de professionele activiteiten van die Wwft-instelling en waarvan op het tijdstip dat het contact wordt gelegd, wordt aangenomen dat deze enige tijd zal duren. Daarnaast kent de Wwft een incidentele transactie. Voor de toepassing van Wwft-cliëntenonderzoek is het relevant of er sprake is van een incidentele transactie of van een zakelijke relatie. Voor dat onderscheid zijn volgens de wetsgeschiedenis de volgende algemene uitgangspunten van belang. Bij een doorlopende dienstverlening zal er sprake zijn van een zakelijke relatie. Ook als een cliënt zich voor de tweede keer bij een Wwft-instelling meldt om gebruik te maken van haar diensten, is er sprake van een zakelijke relatie. Indien de Wwft-instelling meteen bij de eerste dienstverlening aanleiding heeft om te veronderstellen dat een cliënt in de toekomst vaker van haar dienstverlening gebruik zal maken, is er ook sprake van een zakelijke relatie. Hetzelfde geldt als er twijfel bestaat over het incidentele karakter, of als de Wwft-instelling niet kan achterhalen of de cliënt zich presenteert als nieuwe cliënt. Ook in deze gevallen ligt het voor de hand om het (eerste) contact met de cliënt te beschouwen als een zakelijke relatie. Het is de verantwoordelijkheid van de Wwft-instelling om bij een transactie onderbouwd te beoordelen of er sprake is van een incidentele transactie.

Meer informatie: KNB, Jacco Sjerps, j.sjerps@knb.nl, 070 3307226

Update 14-07-2022: