Adviezen en handvatten KNB voor corona vervallen in beginsel per 1 februari

Op 5 december 2022 heeft de minister voor Rechtsbescherming, Franc Weerwind, bekendgemaakt dat de meeste bepalingen van de spoedwet niet opnieuw worden verlengd per 1 februari 2023. De reden hiervoor is dat de omstandigheden niet meer van dien aard zijn dat het behoud daarvan nog langer noodzakelijk is. Onder meer het verlijden van notariële akten op afstand (artikel 26 van de spoedwet) is niet meer mogelijk vanaf die datum. Het vervallen van deze regeling heeft ook gevolgen voor de adviezen en praktische handvatten die de KNB haar leden vanaf de uitbraak van corona heeft gegeven.

In beginsel
Deze adviezen en praktische handvatten gelden in beginsel niet meer vanaf 1 februari. Ook hiervoor is de reden dat de omstandigheden niet meer van dien aard zijn dat het behoud daarvan nog langer noodzakelijk is. In beginsel, omdat zich ook vanaf deze datum coronagevallen kunnen voordoen of situaties die hiermee vergelijkbaar zijn. De coronaperiode heeft immers inzichten en werkwijzen doen ontstaan die ook buiten coronasituaties van nut kunnen zijn en kunnen worden toegepast. Waarbij het steeds aan de (toegevoegd of kandidaat-)notaris is om binnen de grenzen van de notariële wet- en regelgeving aan de hand van de feiten en omstandigheden van het individuele geval te beoordelen en te bepalen of toepassing hiervan daadwerkelijk kan plaatsvinden. Voor identificatie en legalisatie geldt het volgende.

Identificatie
In artikel 39 lid 1 Wna staat dat de notaris de identiteit van de personen die de eerste maal voor hem verschijnen moet vaststellen aan de hand van een bepaald identiteitsdocument. De notariële wet- en regelgeving schrijft niet voor hoe de notaris de identiteit van personen die blijkens de akte daarbij als partij optreden maar niet bij het verlijden van de akte verschijnen (volmachtgevers) moet vaststellen. In verband met het coronavirus is de praktijk ontstaan om in gevallen die niet onder artikel 26 van de spoedwet vallen als passerend notaris contact te leggen met een volmachtgever door middel van audiovisuele communicatiemiddelen. Op deze wijze wordt de volmachtgever geïdentificeerd en wordt nagegaan of hij inderdaad de bewuste volmacht heeft afgegeven en de inhoud en gevolgen hiervan begrijpt. Ook komt voor dat de volmacht tijdens dit audiovisuele contact wordt ondertekend. De handtekening onder de volmacht wordt in deze gevallen doorgaans niet gelegaliseerd door een collega-notaris of buitenlandse autoriteit. In gevallen waarin wordt getwijfeld aan de identiteit van de volmachtgever wordt het laten legaliseren van de handtekening onder de volmacht door een collega-notaris of een autoriteit in het buitenland aanbevolen. In geval van een vermoeden van fraude, misbruik of witwassen is het uiteraard raadzaam om de volmachtgever uit te nodigen op kantoor.

Legalisatie
Legalisatie van een handtekening door de notaris houdt in dat hij op het aangeboden stuk of op een daaraan aangehecht stuk – meestal een onderhandse volmacht – een door hem gedagtekende en ondertekende verklaring stelt waarin hij de echtheid van de handtekening bevestigt (artikel 52 lid 2 Wna). In verband met het coronavirus is de praktijk ontstaan om te legaliseren op digitale wijze. Dat wil zeggen waarneming van het zetten of verificatie van de handtekening door middel van audiovisuele communicatiemiddelen. Dit wordt gelet op de risico’s die dit kan meebrengen door de KNB ontraden, met name als de legaliserend notaris de volmachtgever niet kent. Het als passerend notaris laten legaliseren van een handtekening onder een volmacht is niet verplicht volgens de notariële wet- en regelgeving. Maar het is raadzaam en een goed gebruik binnen het notariaat om, met name als de passerend notaris de niet-verschijnende partijen niet kent, hun handtekeningen onder een volmacht door een collega-notaris of een autoriteit in het buitenland te laten legaliseren. Het komt voor dat een legalisatieverklaring geclausuleerd wordt afgegeven. Dat wil zeggen omkleed met kwalificaties of voorbehouden. De KNB vindt dat een legalisatieverklaring duidelijk en ongeclausuleerd moet zijn. De legaliserend notaris moet, in de woorden van Waaijer in WPNR 2017/7143, klare wijn schenken en geen 'halfbakken' verklaring afgeven. Oftewel: of de notaris geeft een ongeclausuleerde legalisatieverklaring af waarvoor hij ten volle verantwoordelijk is, of de notaris geeft geen verklaring over de handtekening af.

Meer informatie: KNB, Praktijkzaken, pz@knb.nl, 070 3307111