Digitaal afschrift mogelijk dankzij digitale zegel
Een door de notaris met zijn beroepscertificaat getekend afschrift voldoet aan de eisen van de wet als daarin ook een digitale afdruk van zijn zegel is geplaatst. Dat stelt de KNB vast. Op die manier kunnen notarissen digitale afschriften afgeven zonder dat daar een directe wetswijziging voor nodig is.
De ondertekening van een afschrift moet voorzien zijn van een handtekening van de notaris en een zegel. De handtekening geeft aan dat de notaris daadwerkelijk het afschrift heeft afgegeven en de zegel bevestigt dat dit is gebeurd in zijn hoedanigheid van notaris.
Digitaal
Momenteel is het niet mogelijk om een dergelijk afschrift digitaal af te geven. Het beroepscertificaat, dat al wordt gebruikt om digitale versies van akten aan bijvoorbeeld het Kadaster en ECH aan te bieden, voldoet als een gekwalificeerde digitale handtekening. Het beroepscertificaat kan echter niet ook als zegel worden gebruikt. Volgens het ministerie van Justitie en Veiligheid moet een zegel worden geplaatst met het Rijkswapen, de naam van de notaris en de plaats van vestiging. Het ministerie geeft aan dat deze zegel digitaal mag worden geplaatst.
Aanpassing tools
Om een digitale zegel te plaatsen, is een aanpassing nodig van de tools die voor ondertekening worden gebruikt. Denk daarbij aan de Central Signing Service (CSS) van de KNB. De notariële softwareleveranciers hebben aangegeven dat zij hun software zo kunnen aanpassen dat het aanbrengen van het eigen zegel digitaal mogelijk is. Uiteraard zal de KNB bij toekomstige wijzigingen van de Wet op het notarisambt de inmiddels verder gedigitaliseerde werkwijze van het notariaat onder de aandacht brengen bij het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Meer informatie: KNB, Praktijkzaken, praktijkzaken@knb.nl, 070 3307111