Digitaal werken dagelijkse praktijk in notariaat
Notariskantoren werken steeds meer digitaal. Dat blijkt uit een enquête van de KNB onder haar leden. Een ruime meerderheid doet klantidentificatie ook digitaal, maakt gebruik van digitale archivering en voert naast fysieke gesprekken ook gesprekken via beeldbellen.
Tegelijkertijd laat de enquête onder 316 (kandidaat-)notarissen en toegevoegd notarissen zien dat verdere digitalisering niet vanzelf gaat. Veiligheidszorgen, wet- en regelgeving en beperkte tijd en capaciteit blijven belangrijke drempels. De uitkomsten geven daarmee niet alleen een stand van zaken, maar ook een duidelijke richting voor verdere ondersteuning door de KNB.
Artificiële intelligentie
Twee op de drie respondenten gebruikt artificiële intelligentie (AI) in het werk. Wie AI inzet, doet dat bovendien intensief: 82 procent van de AI-gebruikers gebruikt de tools meerdere keren per week. Naast bekende toepassingen zoals ChatGPT en Microsoft Copilot worden ook juridisch-specifieke tools gebruikt, zoals Zeno Law, DonnaJames, Legora en GeniAL. De toepassingen zijn breed: van het opzoeken van wet- en regelgeving tot het maken van samenvattingen en in een kleiner deel van de gevallen ook risico- en compliance checks.
Duidelijke kaders voor AI
Tegelijkertijd blijft governance een aandachtspunt. Ruim 33 procent van de AI-gebruikers geeft aan dat er op kantoor geen formele regels bestaan voor het gebruik van AI. De behoefte aan duidelijke kaders is groot. Onder niet-gebruikers wordt vooral veiligheid genoemd als reden om nog niet met AI te werken (ongeveer de helft), gevolgd door onzekerheid over hoe ermee te werken (ongeveer een derde).
AI-training en kennisdeling
De behoefte aan ondersteuning is duidelijk praktisch van aard. Ruim 70 procent van de respondenten wil vooral leren hoe AI concreet kan worden toegepast in het dagelijkse werk. De voorkeur gaat daarbij uit naar training in groepsverband, zowel online als op locatie. De KNB onderzoekt momenteel passende vormen van scholing en kennisdeling.
Meer grip op data- en cloudopslag
Op de vraag of men weet waar notariële data is opgeslagen en wie daar technisch toegang toe heeft, geeft 88 procent van de notarissen aan het te weten. Tegelijkertijd geeft 72 procent van deze groep respondenten aan behoefte te hebben aan meer grip op opslag, toegang en beveiliging van data.
Amerikaanse technologie
Over de afhankelijkheid van Amerikaanse technologie, zoals Microsoft 365 en grote cloudleveranciers, zijn de meningen verdeeld. Een kwart van de respondenten maakt zich hier in hoge mate zorgen over. De meerderheid ziet deze systemen als noodzakelijk, maar spreekt wel de wens uit dat de KNB hier een actieve rol in pakt. Bijvoorbeeld door het ontwikkelen van richtlijnen en het verkennen van alternatieven zoals een collectieve notariële cloudoplossing.
Duidelijke uitdagingen
Verdere digitalisering van het notariaat, zoals de digitale ondertekening van onderhandse stukken en volmachten, wordt door veel respondenten ondersteund.
De belangrijkste belemmeringen zijn duidelijk: veiligheidszorgen (177 respondenten), wet- en regelgeving (171 respondenten) en gebrek aan tijd en capaciteit (155 respondenten). De veiligheidszorgen spelen bijvoorbeeld bij het inzetten van nieuwe tools. De respondenten vragen zich af in hoeverre ze een nieuws systeem of aangeboden tool kunnen vertrouwen en hoe ze de veiligheid van een systeem kunnen controleren. Verder geven de respondenten aan dat meer duidelijkheid vanuit de KNB over wat wel en niet is toegestaan hen zou helpen bij verdere stappen.
Rol KNB
Uit de enquête blijkt verder dat leden van de KNB niet alleen duiding verwachten, maar vooral ook concrete ondersteuning. Denk daarbij aan praktische tips voor digitale tools, meer instructie over gebruik in de praktijk en heldere stappenplannen. De resultaten van de vragenlijst worden meegenomen in de ontwikkelingen en projecten die lopen binnen de KNB.
Bekijk alle resultaten (pdf, 584 kB)
Meedenkpanel
Hoe ervaart u de digitalisering in uw dagelijkse praktijk? Wat werkt goed en wat kan beter? Die inzichten zijn voor ons van grote waarde. Daarom zoeken we notarissen die af en toe een korte online vraag willen beantwoorden.
Wat levert deelname op? Inzichten in de praktijk (voorbeelden van concullega's) en u bent betrokken bij de ontwikkeling van digitalisering binnen het notariaat. Het kost u slechts een paar minuten, maar uw input helpt ons om betere keuzes te maken.
Interesse? Mail naar digitaalnotariaat@knb.nl.
Meer informatie: KNB, Roxane Kusnadi-de Hoon
r.kusnadi@knb.nl
070 3307148