Dossiervoering bepalend bij tuchtklacht
Het niet goed bijhouden van een dossier is bepalend voor de uitkomst van een tuchtuitspraak. Gebeurt dit niet goed, dan wordt dat de notaris aangerekend. Dat blijkt uit een analyse van tuchtzaken in het kader van textmining in het tuchtrecht.
'Een onvolledige dossiervoering en het ontbreken van dossieraantekeningen komen dan ook voor risico van de notarissen', laat een tuchtrechter weten in een van de 20 geanalyseerde tuchtrechtzaken. Het niet documenteren van aantekeningen kan bovendien ook meewegen in de strafmaat.
Bewaartermijn
Het is dus belangrijk dat de notaris documenten van een dossier goed bewaart. Maar hoelang dienen die stukken bewaard te worden? Gegevens die zijn gebruikt voor het cliëntenonderzoek door de notaris moeten 5 jaar worden bewaard. Denk daarbij aan het vastleggen van de stappen die in het kader van het onderzoek zijn genomen en de resultaten daarvan. Voor financiële stukken geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Alle voorbereidende handelingen voor akten moeten 20 jaar bewaard blijven. Gaat het om een milieuzaak? Dan geldt zelfs een termijn van 30 jaar.
Meer informatie: KNB, Brenda Takken, b.takken@knb.nl, 070 3307114
Gerelateerde artikelen
Het ingrijpen van de voorzitters van de Kamers voor het Notariaat blijkt zeer effectief in het verminderen van het aantal klachten dat volledig door de tuchtprocedure moet gaan. In de periode 2019-2023 strandden jaarlijks gemiddeld 72 tuchtklachten na ingrijpen van de voorzitter. Wel is er nog ruimte voor verbetering. Dat blijkt uit een analyse tuchtrechtuitspraken.
Iemand kan niet tweemaal voor hetzelfde vergrijp worden berecht en bestraft. 'Ne bis in idem' heet dit rechtsprincipe. Uit een analyse van tuchtrechtuitspraken blijkt dat sinds 2018 dit beginsel minder vaak wordt toegekend dan in de periode daarvoor.
Is een klacht tegen een (kandidaat-)notaris ingediend door een professionele klager, zoals het Bureau Financieel Toezicht (BFT), dan is de kans op een maatregel een stuk groter dan bij een door een particuliere klager ingediende klacht. Dat blijkt uit een analyse van tuchtzaken in het kader van textmining in het tuchtrecht.