Juiste documenten belangrijk bij registratie UBO
De verwerking van UBO-registraties neemt soms enkele dagen in beslag. Notarissen sturen niet altijd de vereiste belangdocumenten mee. Dit zijn enkele van de eerste ervaringen van notarissen en de Kamer van Koophandel (KvK) met het UBO-register sinds de inwerkingtreding van het register.
Op 27 september is het UBO-register van start gegaan. Het register wordt gehouden door de KvK. Notarissen hebben er vooral mee te maken na oprichting van UBO-registratieplichtige juridische entiteiten, zoals bv’s en stichtingen. Registratie van hun UBO('s) in het UBO-register is een voorwaarde voor registratie van de nieuwe juridische entiteit in het Handelsregister. Meestal verzorgt de notaris de UBO-registratie. In het algemeen verlopen het registratie- en verwerkingsproces goed. Maar er is ook ruimte voor verbetering.
Juiste documenten
De KvK heeft laten weten dat notarissen niet altijd de juiste documenten meesturen bij UBO-registratie. In het Handelsregister moeten afschriften van documenten of relevante delen daarvan worden gedeponeerd waaruit de aard en omvang van het economisch belang van een UBO blijken. Notarissen sturen soms een UBO-verklaring van de UBO, de entiteit of door henzelf opgesteld mee. Zo’n verklaring kwalificeert echter niet als belangdocument. Verder moet van elke UBO een kopie van een geldig identiteitsdocument worden meegestuurd. Notarissen dienen soms een datacard in. Een datacard kwalificeert echter niet als kopie van een geldig identiteitsdocument. UBO-registraties die niet aan de hiervoor geldende eisen voldoen, worden door de KvK afgewezen.
Verwerking
Notarissen hebben aangegeven problemen te ervaren bij onder meer de verwerking van UBO-registraties. Dit neemt soms enkele dagen in beslag. Ook komt voor dat (eenvoudige) complete registraties worden afgewezen. En identieke gevallen worden soms verschillend verwerkt. De ene registratie wordt afgewezen, de andere registratie wordt geaccepteerd.
Ervaringen delen
De KNB heeft de afgelopen weken veel contact gehad met de KvK over UBO-registratie en de verwerking van UBO-registraties. Signalen die zij ontving van notarissen over waar zij tegenaan lopen bij de registratie heeft de KNB doorgegeven aan de KvK. De KvK nam contact op met de KNB over wat niet goed gaat aan de kant van het notariaat. Dit heeft bijgedragen aan oplossing van diverse problemen. En dit heeft geleid tot nadere informatievoorziening op knb.nl. Ook de komende tijd zullen de KNB en de KvK praktijkervaringen delen ter verbetering van het registratie- en verwerkingsproces.
Meer informatie: KNB, Jacco Sjerps, j.sjerps@knb.nl, 070 3307226
Gerelateerde artikelen
Het kabinet heeft in een Kamerbrief gereageerd op de gezamenlijke beleidswensen van de KNB, de Nederlandse Vereniging van Banken (NVB), Stichting Fraudebestrijding Hypotheken (SFH) en de politie. Afgelopen woensdag stond de brief ook op de agenda tijdens een commissiedebat.
Notarissen kunnen hun UBO-opgave altijd digitaal indienen bij de Kamer van Koophandel (KVK). Ook als de gelijktijdige opgave aan het Handelsregister per post wordt ingediend.
De Wijzigingswet beperking toegang UBO-registers is op 15 juli grotendeels in werking getreden. Notarissen mogen UBO-informatie inzien voor hun Wwft-cliëntenonderzoek. Binnenkort krijgt het notariaat hiervoor rechtstreeks toegang.