KNB kaart problemen met SYVAS aan bij Kadaster

De ingebruikname van SYVAS heeft een aantal veranderingen met zich meegebracht, waaronder het aanleveren van extra informatie en een aantal technische en inhoudelijke eisen waaraan voldaan moet zijn vóórdat een akte bij het Kadaster ingediend kan worden. Dit leidt tot weigering van aktes aan de poort zonder dat in alle gevallen duidelijk is waarom.
Na overleg met het Kadaster is besloten de tekst van de foutmeldingen te verbeteren, zodat duidelijker wordt waarom een document wordt afgekeurd. Daarnaast heeft het Kadaster een faciliteit ter beschikking gesteld aan de notariële softwareleveranciers, waarmee zij voorafgaand aan de indiening van een stuk kunnen controleren of hier fouten in zitten die tot afkeuring zouden kunnen leiden.
De KNB is van mening dat het Kadaster een akte niet mag weigeren vanwege administratieve problemen die los staan van de taak die de notaris uitvoert. Zaken die spelen tussen het Kadaster en een notariskantoor moeten uiteraard zo snel mogelijk worden opgelost, maar mogen nooit ten koste gaan van een cliënt.

Coulanceregeling
Het Kadaster is verplicht om gegevens van mensen die een persoonlijk risico lopen of worden bedreigd af te schermen in de Basisregistratie Kadaster. Om deze gegevens geautomatiseerd te kunnen vinden, is het van belang dat alle aangeleverde akten en bijlagen tekstueel doorzoekbaar zijn. De KNB onderschrijft dit belang, maar vindt het niet de taak van de notaris om bijlagen die door derden worden aangeleverd machine-leesbaar te maken.
Gesprekken hierover tussen het Kadaster en de KNB hebben geleid tot de zogenoemde ‘coulanceregeling’. Deze regeling houdt in dat de sanctie (Bericht van Afkeuring) bij stukken van derden, als deze niet voldoen aan de eis dat documenten tekstueel doorzoekbaar moeten zijn, wordt opgeschort. Deze coulanceregeling, die zou gelden tot 1 oktober 2022, is inmiddels voor onbepaalde tijd verlengd. De KNB pleit ervoor om deze regeling permanent te maken.
Het Kadaster heeft de KNB toegezegd om zelf te zoeken naar alternatieven om te voldoen aan haar verplichting om gegevens van specifieke personen af te schermen. Daarnaast gaan het Kadaster en de KNB met onder andere de makelaarsorganisaties in gesprek om eerder in de keten tekstueel doorzoekbare documenten op te stellen.

Digitaal ondertekenen bijlages
Een nog lopend probleem vormt het digitaal ondertekenen van een bijlage die niet in kleur is ingescand. De oorzaak hiervan ligt bij de ondertekentool die de KNB gebruikt en heeft te maken met een fout in de software van een derde partij. Deze bug komt naar voren op het moment dat een stuk via SYVAS bij het Kadaster wordt ingediend. Softwareleveranciers en het Kadaster zijn op de hoogte van deze bug. Tot de KNB deze fout heeft hersteld, op zijn vroegst deze maand, moeten bijlagen in kleur worden aangeleverd of worden geconverteerd.

Ondersteuning bij problemen
Loopt u bij het gebruik van SYVAS tegen problemen aan? Hier kunt u terecht voor ondersteuning:

• bij de servicedesk van het Kadaster in geval van problemen bij het inschrijven;
• bij uw notariële softwareleverancier als u problemen ervaart met uw softwarepakket bij het inschrijven;
• bij de KNB als u structureel tegen problemen blijft aanlopen, ondanks de hulp van het Kadaster of uw notariële softwareleverancier.

Meer informatie: KNB, Ilona Altuntaş, i.altuntas@knb.nl, 070 3307111