KVK scherpt regels vestigingsadres aan
De Kamer van Koophandel (KVK) heeft de criteria voor het accepteren van een toestemmingsverklaring voor gebruik van een vestigingsadres door een bedrijf of organisatie aangescherpt. Voor gebruik van bedrijfspanden accepteert KVK alleen nog huurovereenkomsten en eigendomsbewijzen. De KNB roept notarissen op dit ook toe te passen bij het vestigingsadres van rechtspersonen.
Een bedrijf of organisatie (rechtspersoon) wordt soms gevestigd op een ander adres dan het woonadres van de ondernemer of bestuurder in de BRP. Tot voor kort vroeg de KVK dan om een huurovereenkomst, eigendomsbewijs of toestemmingsverklaring waaruit blijkt dat het andere adres gebruikt mag worden als vestigingsadres. Sinds kort verlangt de KVK als het andere adres een bedrijfspand is een huurovereenkomst of eigendomsbewijs en accepteert de KVK in dat geval niet meer een toestemmingsverklaring. Dit om te voorkomen dat huurders van bedrijfspanden zonder medeweten van de eigenaar ervan toestemming verlenen om ook andere ondernemingen op het adres te laten vestigen. Alleen als het andere adres een woonadres is, accepteert de KVK onder voorwaarden een toestemmingsverklaring.
Aandachtspunten
Notarissen geven vaak het vestigingsadres – oftewel het bezoekadres en eventueel een afwijkend postadres – op aan de KVK ter inschrijving in het Handelsregister. Met name na oprichting van een rechtspersoon, zoals een bv. Vorig jaar heeft de KNB samen met de KVK een aantal aandachtspunten op een rij gezet over het vestigingsadres van rechtspersonen. Het vestigingsadres kan wijzen op een risico van fraude of witwassen rond de rechtspersoon, met name bij zogenoemde domicilieadressen.
Toegestaan gebruik
Als het vestigingsadres van de rechtspersoon niet overeenkomt met het woonadres van de bestuurder ervan, moet de notaris aan de hand van een huurovereenkomst, eigendomsbewijs of toestemmingsverklaring controleren of het adres mag worden gebruikt. Dit blijkt uit uitspraken van het Gerechtshof Amsterdam, de Kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden en de Kamer voor het notariaat Amsterdam.
Toestemmingsverklaring
De KNB roept notarissen op om net als de KVK een toestemmingsverklaring niet te accepteren voor gebruik van bedrijfspanden maar alleen te accepteren bij gebruik van een woonadres, onder de voorwaarden die de KVK hiervoor hanteert. Dit komt op het volgende neer:
- Wordt de rechtspersoon gevestigd op het woonadres van de bestuurder? Dan is geen bewijs nodig dat het adres mag worden gebruikt.
- Wordt de rechtspersoon gevestigd op een woonadres van iemand anders? Dan is een huurovereenkomst of eigendomsbewijs nodig en kan een toestemmingsverklaring worden gebruikt, mits de toestemmingsverlener woont op het adres volgens de BRP of eigenaar is van het adres volgens het Kadaster.
- Wordt de rechtspersoon gevestigd in een bedrijfspand? Dan is een huurovereenkomst of eigendomsbewijs nodig.
Meer informatie: KNB, Jacco Sjerps, pz@knb.nl, 070 3307111
Gerelateerde artikelen
De Kamer van Koophandel (KVK) wil notarissen helpen met het actueel en betrouwbaar houden van het Handelsregister. Daarom heeft de KVK enkele tips op een rij gezet om hen daarbij te ondersteunen.
De KNB heeft in overleg met de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU) en Bureau Financieel Toezicht (BFT) voor het notariaat handvatten voor het herkennen van mogelijk malafide oprichtingen en aandelenoverdrachten op een rij gezet.
De Kamer van Koophandel (KVK) is van plan haar beleid voor vestigingsadressen aan te scherpen. Notarissen moeten dan bij inschrijving van een rechtspersoon in het handelsregister in bepaalde gevallen bewijs meesturen dat het vestigingsadres mag worden gebruikt. Bij onterechte adresregistraties lopen notarissen het risico hierop tuchtrechtelijk of civielrechtelijk te worden aangesproken. Het is daarom van belang dat notarissen beschikken over het benodigde bewijs.