Stand van zaken opvragen uittreksel UBO-register
Sinds 1 augustus moet een Wwft-instelling bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie bij de cliënt een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register opvragen als de Wwft-instelling zelf geen toegang heeft tot het UBO-register. Wwft-instellingen kunnen inmiddels ook zelf een gewaarmerkt UBO-uittreksel opvragen bij de Kamer van Koophandel (KVK) als ze zijn aangesloten op KVK Dataservice. Daarnaast wordt een aansluiting op het UBO-register via de KNB onderzocht.
Cliënten (dat wil zeggen hun bestuurders) kunnen in veel gevallen met DigiD via Mijn KVK een uittreksel opvragen bij de KVK om aan de Wwft-instelling te verstrekken. De cliënt kan echter niet in alle gevallen een UBO-uittreksel opvragen bij de KVK. Dit kan onder meer niet in bepaalde holding-situaties en als de bestuurder van de cliënt niet over een DigiD beschikt. Het BFT heeft laten weten dat de notaris in die gevallen kan volstaan met het opvragen bij de cliënt van de bevestigingsbrief die de cliënt van de KVK heeft ontvangen na de UBO-registratie. De KVK heeft laten weten dat als een cliënt niet meer over de bevestigingsbrief beschikt om aan de notaris te verstrekken, de cliënt zich kan richten tot het servicecenter van de KVK en kan vragen om een kopie van de bevestigingsbrief.
KVK Dataservice
Notarissen en andere Wwft-instellingen kunnen bij de KVK een directe aansluiting op KVK Dataservice aanvragen. Via KVK Dataservice heeft de instelling een rechtstreekse aansluiting op het UBO-register en kan de instelling zelf UBO-uittreksels opvragen bij de KVK. Voor KVK Dataservice betaal je eenmalig aansluitkosten van 1204 euro. Daarnaast is een certificaat vereist van ongeveer 550 euro voor 3 jaar. Per uittreksel betaal je vervolgens 2,95 euro. De aansluiting op KVK Dataservice is echter een technisch complexe koppeling die de gebruiker zelf moet maken en alleen te gebruiken is in combinatie met hiervoor geschikte eigen software. Deze oplossing is daarom naar verwachting voor veel kantoren niet geschikt.
NSL's en KNB
Voorlopig kunnen notarissen alleen rechtstreeks aansluiten op het UBO-register en niet indirect via een notariële softwareleverancier (NSL). NSL's zijn geen Wwft-instelling en hebben daarom geen toegang tot het UBO-register. Dit verandert misschien na inwerkingtreding van de Wijzigingswet beperking toegang UBO-registers, als NSL's mogelijk worden aangemerkt als partij met een legitiem belang bij inzage van het UBO-register. Deze inwerkingtreding wordt op zijn vroegst per 1 juli 2025 verwacht. De KNB is in gesprek met de KVK en het ministerie van Justitie en Veiligheid over een mogelijke aansluiting van het notariaat op het UBO-register via de KNB. Zodra hierover meer bekend is, zal de KNB u informeren.
Terugmeldplicht
Als uit het van de cliënt ontvangen of zelf opgevraagde gewaarmerkte UBO-uittreksel een verschil blijkt tussen een gegeven in het UBO-register en de informatie over die uiteindelijk belanghebbende waarover de Wwft-instelling zelf beschikt, moet dit worden teruggemeld aan de KVK. Het gaat dan om ontbrekende UBO's in het UBO-register, personen die onterecht in het UBO-register staan of een onjuist belang of onjuiste omvang van het belang van een UBO. De terugmeldplicht is niet van toepassing in voormelde gevallen waarin de bevestigingsbrief wordt gebruikt.
Meer informatie: KNB, Jacco Sjerps, j.sjerps@knb.nl, 070 3307226
Gerelateerde artikelen
Het kabinet heeft in een Kamerbrief gereageerd op de gezamenlijke beleidswensen van de KNB, de Nederlandse Vereniging van Banken (NVB), Stichting Fraudebestrijding Hypotheken (SFH) en de politie. Afgelopen woensdag stond de brief ook op de agenda tijdens een commissiedebat.
Notarissen kunnen hun UBO-opgave altijd digitaal indienen bij de Kamer van Koophandel (KVK). Ook als de gelijktijdige opgave aan het Handelsregister per post wordt ingediend.
De Wijzigingswet beperking toegang UBO-registers is op 15 juli grotendeels in werking getreden. Notarissen mogen UBO-informatie inzien voor hun Wwft-cliëntenonderzoek. Binnenkort krijgt het notariaat hiervoor rechtstreeks toegang.