Vernietig persoonsgegevens na verstrijken bewaartermijn
Odido is vorige week getroffen door een groot datalek. Deze week kwam naar voren dat het telecombedrijf mogelijk het eigen privacybeleid heeft overtreden. Dit is ook een aandachtspunt voor notariskantoren: vernietig gegevens zodra de bewaartermijn afloopt.
Cybercriminelen maakten vorige week persoonsgegevens van 6,2 miljoen accounts van Odido buit. Het Financieel Dagblad ontdekte vervolgens dat Odido persoonsgegevens van voormalige klanten langer bewaart dan het bedrijf in de eigen privacyverklaring noemt: maximaal 2 jaar na einde contract.
Onvoldoende gegevensbeheer
In de krant wijzen deskundigen erop dat te lang bewaren kan duiden op onvoldoende gegevensbeheer en een mogelijke overtreding van privacyregels. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft als uitgangspunt dat organisaties moeten doen wat zij in hun privacyverklaring beloven.
Aandachtspunt notariaat
Ook voor notarissen is dit een belangrijk aandachtspunt. Zij verwerken veel gevoelige gegevens, waaronder identiteitsgegevens en financiële gegevens. Hoe langer notariskantoren gegevens bewaren, hoe groter de hoeveelheid informatie is die zij moeten beveiligen. Gegevens die zij niet meer bewaren, kunnen ook niet uitlekken.
Bewaartermijnen notariaat
Richt uw archief daarom zo in dat u eenvoudig gegevens kunt vernietigen zodra een termijn afloopt. Werk bijvoorbeeld (in uw software) met (sub)mappen en koppel daaraan bewaartermijnen. In de Selectielijst voor het notariaat staan de bewaartermijnen die van toepassing zijn, zoals de termijn voor dossiers (veelal 20 jaar; milieuzaken 30 jaar), jaarstukken (7 jaar) en bevoegdheidsverklaringen (20 jaar). Voor kopieën van legitimatiebewijzen geldt: 1 jaar bij legalisaties van handtekeningen en 5 jaar bij cliëntenonderzoek op grond van de Wwft.
Aan de slag
Vraag uw softwareleverancier hoe bewaartermijnen uit de selectielijst zijn ingericht en zet automatische signalen aan voor zover dit nog niet het geval is. Meer weten? Bekijk dan ook onze speciale informatiepagina over Bewaren en archiveren.
Meer informatie: KNB, Irene van Holst
avg@knb.nl
070 3307143