Verplichting gebruik WID-scanner: vragen en antwoorden
Moet je vanaf 1 januari ook cliënten identificeren die je al eerder hebt geïdentificeerd? En wat te doen bij legalisaties? Het Reglement gebruik WID-scanner treedt volgend jaar in werking. Vanaf dat moment moeten notarissen bij identificatie van cliënten gebruik maken van een WID-scanner. De KNB beantwoordt een aantal vragen.
Een cliënt is al eerder door de notaris geïdentificeerd, maar daarbij is geen gebruik gemaakt van een WID-scanner. Die verplichting was er immers nog niet. Wat nu? Het antwoord volgt uit artikel 19A Verordening beroeps- en gedragsregels 2011 (Vbg2011) en artikel 1 Reglement gebruik WID-scanner, die beide aansluiten bij lid 1 van artikel 39 Wna. In deze 2 bepalingen staat dat de verplichting geldt ten aanzien van de bij het verlijden van een akte voor de eerste maal voor de notaris verschijnende personen. Bij cliënten die eerder voor de notaris zijn verschenen en waarvan de notaris de identiteit al eens heeft vastgesteld, geldt voor de notaris geen verplichting deze opnieuw te identificeren. En hiermee ook geen verplichting een WID-scanner te gebruiken.
Legalisatie
Bij legalisatie van een onderhandse volmacht is artikel 39 lid 1 Wna niet van toepassing. Hiermee geldt ook geen verplichting een WID-scanner te gebruiken. Weliswaar moet de notaris de identiteit van de volmachtgever vaststellen – hij moet immers weten wie hij voor zich heeft – maar niet op grond van lid 1 van artikel 39 Wna. De notaris mag de WID-scanner gebruiken, maar is hiertoe niet verplicht.
Coronavirus
Als een cliënt vanwege het coronavirus niet voor de notaris verschijnt en de akte wordt gepasseerd met toepassing van artikel 26 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, vindt identificatie plaats door middel van een audiovisuele verbinding. Van het fysiek tonen van een identiteitsdocument aan de notaris op zijn kantoor is dan geen sprake. Controle van het identiteitsdocument van de cliënt op diefstal, vermissing, geldigheid en echtheid met gebruikmaking van een WID-scanner is dan niet mogelijk. Deze situatie dient te worden beschouwd als een uitzonderingsgeval, zoals bedoeld in de toelichting bij artikel 19A Vbg2011.
Weigering door cliënt
Weigert een cliënt zijn legitimatiebewijs te laten scannen door de notaris, terwijl dit feitelijk wel mogelijk is en er geen sprake is van een uitzonderingsgeval? Dan kan de notaris niet voldoen aan de voor hem geldende verplichting volgens artikel 1 Reglement. Als een cliënt de notaris niet in staat stelt zich te houden aan de voor de notaris geldende wet- en regelgeving, zal de notaris zijn dienst moeten weigeren. Anders handelt de notaris in strijd met een bij of krachtens de Wna gegeven bepaling. Hiervoor is de notaris onderworpen aan tuchtrecht (artikel 93 lid 1 Wna).
Meer informatie: KNB, Praktijkzaken, pz@knb.nl, 070 3307111
Gerelateerde artikelen
De Tweede Kamer heeft dinsdag een amendement aangenomen waarbij de Financiële inlichtingen eenheid (FIU) notarissen kan verzoeken bepaalde transacties te blokkeren. Ook gaat de minister van Justitie en Veiligheid (JenV) in gesprek met het notariaat over het meldproces en centrale registratie van aandelen.
De Kamer van Koophandel (KVK) is van plan haar beleid voor vestigingsadressen aan te scherpen. Notarissen moeten dan bij inschrijving van een rechtspersoon in het handelsregister in bepaalde gevallen bewijs meesturen dat het vestigingsadres mag worden gebruikt. Bij onterechte adresregistraties lopen notarissen het risico hierop tuchtrechtelijk of civielrechtelijk te worden aangesproken. Het is daarom van belang dat notarissen beschikken over het benodigde bewijs.
Criminelen maken op grote schaal gebruik van schijnbedrijven en katvangers om het financiële stelsel te misbruiken. Dit schrijft de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU) naar aanleiding van zijn jaaroverzicht 2024.