De vertalende notaris
‘Leg de materie uit aan een goede vriend
‘“Heden verscheen voor mij…” Dat klinkt alsof de heilige maagd Maria voor je verschijnt. Is dat echt nodig? Kan je niet gewoon zeggen: “Vandaag waren aanwezig…”? Is het gewoonte? Onmacht? Romantiek? Status? Gemakzucht? Je bent er als notaris voor de burger. Voor de klant die iets bij jou wil regelen. Het toelichten van zo’n ingewikkeld juridisch document is gemakkelijk in de praktijkkamer, maar als een klant het jaren later terugleest, snapt hij er niks meer van. Daar is soms bijna een advocaat voor nodig. Ik vind het jammer dat die afstand tussen notaris en klant bestaat. Het excuus “maar de akte moet juridisch kloppen”, is niet meer van deze tijd. Een akte moet helder zijn en geen dode zeerol.’
Borstvoeding
‘De meeste mensen zullen mij kennen als columnist van het NRC. Ik heb een wekelijkse column waarin ik schrijf over werk, carrière en (kantoor)taal. Volgend jaar ben ik 25 jaar in dienst bij NRC. Begonnen als mediaredacteur, vervolgens als verslaggever. Tegenwoordig doe ik de eindredactie. In oktober komt mijn zevende boek uit. “De 19 dingen die je nooit met collega's moet doen” is een boek dat helemaal vol “lijstjes” staat, met carrièretips. Zo geef ik bijvoorbeeld zes tips voor een hoger salaris, negentien smoezen voor op het werk, maar ook negen tips voor duidelijker schrijven op je werk.’
‘Een akte moet helder zijn en geen dode zeerol’
Foto van de klant
‘Natuurlijk heb ik coulance voor bepaalde uitdrukkingen waar je niet onderuit kan omdat het anders juridisch niet meer klopt, of die anderszins verwarring opleveren. Maar een heleboel kan eenvoudiger. In jargon blijven praten, is lekker makkelijk; iets in heldere taal uitleggen, het moeilijkste dat er is. Ik heb wel een aantal tips. Om te beginnen: hoe korter hoe beter. Echt! Dwing jezelf tot de kern te komen. Tip twee is om voordat je begint met schrijven de materie aan een goede vriend uit te leggen. Dus niet een collega die net als jij goed in het onderwerp zit, maar een leek. En ook geen medewerker die geen commentaar durft te geven. Gebruik vervolgens heldere taal. Geen jip-en-janneketaal, dat is kleutertaal, maar gewoon heldere en duidelijke woorden. Dan tip vier: hang een foto van je klant aan je computer. Misschien niet letterlijk, maar houd haar of hem in ieder geval voortdurend in gedachten en vraag jezelf af of diegene het zou snappen. Dit is bij een testament anders dan bij het oprichten van een bv. Val je in slaap bij het schrijven? Dan valt de lezer ook in slaap bij het schrijven. Dat is tip vijf. En als laatste: schrijf eens wat vaker niet. Vraag jezelf af of je dit echt op moet schrijven.’
Bewijzen en verdoezelen
‘En denk nu niet dat dit iets is van deze tijd. Al in 1940 riep Winston Churchill zijn kabinet op korter en bondiger te schrijven. Eén A4’tje was het maximum. Hij vond het moeten lezen van veel te veel tekst tijdverspilling. Waarom doet niet iedereen het dan? Omdat mensen vaak te weinig weten om iets helder uit te kunnen leggen. Of omdat ze denken dat moeilijk taalgebruik belangrijk maakt. Maar ook iets willen verdoezelen, is een reden om vaag te blijven. Verder is moeilijke taal ook vaak een verdienmodel: veel mensen denken dat als je moeilijke woorden gebruikt, je er meer geld voor kunt vragen. En vergeet niet: kort en bondig schrijven, is hard werken. Daar heeft niet iedereen zin in.’