Schendingen poortwachtersrol en Belehrungsplicht

Wees als notaris niet naïef

Casus

Naar aanleiding van een melding van de belastingdienst doet het BFT onderzoek op het kantoor van de notaris (inmiddels oud-notaris). Het onderzoek omvat vijftien dossiers, uit de periode januari 2017 tot en met maart 2018, betreffende de oprichting van besloten vennootschappen en de overdracht van aandelen.

De klacht

De klacht is uitgesplitst in vier (hoofd-)klachtonderdelen:

1. schending van de rechtszekerheid;
2. schending van de poortwachtersverplichtingen;
3. schending van de Belehrungsplicht; en
4. overige onzorgvuldigheden.

'Gegrond met oplegging van een maatregel'

Het oordeel

1. In dossier tien was er geen rechtsgeldige overdracht van aandelen door het opnemen van een beschikkingsonbevoegde verkoper in zowel de originele akte als de gerectificeerde akte. De als verkoper vermelde partij stond weliswaar vermeld als verkoper in de koopovereenkomst, maar houder van de aandelen was haar dochtermaatschappij, wat ook uit het aandeelhoudersregister bleek.
2. Dossier veertien bevat geen waardebepaling van de bv. De waardebepaling van 1 februari 2018 ziet op een vennootschap met een andere naam, maar is bovendien gebaseerd op een jaarrekening uit 2015.
   In een aantal oprichtingen heeft de notaris slechts genoegen genomen met de door een tussenpersoon summier verstrekte gegevens, terwijl er redenen waren voor nader onderzoek naar het motief en de reden(en) van partijen. Onder meer de volgende signalen riepen op tot nader onderzoek:

• • oprichters hebben niet de Nederlandse nationaliteit en zijn niet woonachtig in Nederland;
  • de dossiers komen binnen via een tussenpersoon;
  • er vindt geen schriftelijke correspondentie plaats met de oprichters en het adres van de vennootschappen is gelegen in een bedrijfsverzamelgebouw;
  • sommige van deze vennootschappen zijn zelfs gevestigd op hetzelfde adres, terwijl in enkele gevallen de doelstellingen zijn gelegen in de groothandel, detailhandel, import en export, zodat kan worden getwijfeld of die activiteiten wel vanuit een bedrijfsverzamelgebouw kunnen worden uitgeoefend;
  • de oprichter woont op een adres waar dak- en thuislozen zich kunnen melden voor hulp.

In elf dossiers ontbrak een (voldoende) gelegaliseerd legitimatiebewijs. Bij een legalisatie door een Noorse notaris ontbrak een apostille. In een aantal dossiers had verscherpt cliëntenonderzoek plaats moeten vinden. Verder had de notaris in negen dossiers niet onverwijld melding bij de FIU gedaan.

3. Het passeren van een Nederlandse akte aan de hand van een standaard Engelstalig model is niet toereikend. Ook kon de niet Nederlands sprekende cliënt de akte niet van tevoren bestuderen. Er is geen gebruikgemaakt van een tolk.
   Verder had de notaris niet kunnen volstaan met het belehren van de verwijzers, in plaats van de cliënten zelf.
4. Een bovengemiddeld aantal dossiers bevat fouten die moeten worden gerectificeerd. In twee dossiers is een proces-verbaal van verbetering gepasseerd, waarvan geen aantekening is gemaakt op de oorspronkelijke akte. In dossier vijftien heeft de notaris de bestuurder uitgeschreven en een nieuwe bestuurder ingeschreven in het handelsregister, zonder een geldig besluit.

De notariskamer legt de maatregel schorsing voor zes maanden op. De kamer ziet in de persoonlijke omstandigheden van de oud-notaris reden om geen boete op te leggen en de kostenveroordeling te beperken tot 2.000 euro.

Kamer voor het notariaat Amsterdam 2 september 2021 ((nog) niet gepubliceerd)

Opmerking

Wees als notaris niet naïef bij oprichtingen van bv’s en leveringen van aandelen. Doe altijd onderzoek naar alle signalen en stel je daarbij op de hoogte van de achtergrond van partijen en de branche en regio waarin ze actief zijn.