Samen sterker of koning op eigen terrein?

Niet-samenwerken is inmiddels onverantwoord

Hoogleraar privaatrecht Leon Verstappen schreef in 1996 dat het over twintig jaar 'in strijd met de eer en waardigheid van het ambt van notaris zou zijn het ambt solitair uit te oefenen', vanwege de groei en complexiteit van de wetgeving en veeleisender cliënten. Verstappens latere onderzoek naar de gevolgen van de invoering van de Wna en de vrije marktwerking in 1999 bekrachtigde zijn visie. Vóór 1999 bestonden notariële samenwerkingsverbanden nog maar mondjesmaat, want toen behartigde de Koninklijke Notariële Broederschap de particuliere notariële belangen.
Maar dat jaar werd het 'broederschap' hernoemd tot Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). De nieuwe KNB was voortaan een overheidsorganisatie en moest dus tegelijkertijd het publiek belang dienen. Verstappen: 'In die context begonnen notarissen – inmiddels kersverse ondernemers – buiten de KNB om allerlei clubjes te vormen. De KNB zag haar werkterrein inkrimpen; diverse samenwerkingsverbanden schoten als paddenstoelen uit de grond en vulden de gaten op. Bijvoorbeeld Netwerk Notarissen en Nico Notarissen, maar ook specialisatieverenigingen.'

Bijbenen

De logica van de vrije markt dicteert volgens Verstappen de vorming van middelgrote en grote kantoren waaraan meerdere notarissen verbonden zijn. 'Opmerkelijk genoeg bleef het percentage eenpitters na 1999 ongeveer gelijk – rond de 50 procent – , maar dankzij het bestaan van diverse samenwerkingsverbanden is dat minder problematisch. Zo bewaakt Netwerk Notarissen de kwaliteit van de dienstverlening door onder meer productontwikkeling, bijscholing en innovatie.'
En dat is om verschillende redenen hard nodig. Om te beginnen wordt het recht alsmaar complexer en omvangrijker en moet de notaris aan steeds meer overheidsregels voldoen. Verstappen: 'Hoe houd je je know-how op peil? Het is simpelweg onmogelijk om in je eentje alle nieuwe wetgeving bij te houden.' Organisatiemanager Femke Boeijen van samenwerkingsverband Het Notarieel beaamt dat de regeldruk het lastig maakt om als zelfstandig kantoor alles bij te benen. 'Notarissen willen daarin ontzorgd worden', zegt zij.

Niemand ontkomt aan digitalisering

'Wie gaat er nog naar een reisbureau om een reis te boeken? Waar is nog een fysieke bank? Het notariaat zal bij de digitalisering van de dienstverleningssector geen uitzondering blijven, maar in je eentje investeren in digitalisering is hartstikke duur', noemt Verstappen bovendien. 'In een samenwerkingsverband heb je meer investeringsruimte en slagkracht', vertelt partner-notaris Elsbeth Zijlstra van Het Notarieel. Dat die digitaliseringsslag in samenwerking een stuk eenvoudiger verloopt, zegt ook directeur van Netwerk Notarissen Lucienne van der Geld. 'Wij ontwikkelen digitale toepassingen centraal, op ons hoofdkantoor. Bijvoorbeeld een tool die cliëntscreenings ondersteunt. Daarmee kunnen kantoren meteen aan de slag, dat neemt ze veel werk uit handen.'
Samenwerken maakt het vak ook potentieel boeiender. Administratief werk kunnen notarissen in een samenwerkingsverband namelijk eenvoudig uitbesteden, zegt Verstappen. 'Neem de Wwft-toets. Die kunnen bijvoorbeeld studenten of hbo-juristen prima doen in een backoffice. Iemand met chronische diabetes gaat ook niet telkens naar de huisarts; daarvoor heb je nu diabetesconsulenten. Het gaat de academisch gevormde jurist om het inhoudelijke werk. En dat is maar goed ook, want cliënten stellen steeds meer eisen. Je verlicht zo bovendien de werkdruk en ook dat draagt bij aan de werkvreugde van de notaris.'

Het opvolgingsvraagstuk

Een heet hangijzer in het notariaat is het gebrek aan mensen door een grote uitstroom en onvoldoende instroom. Ook daar proberen samenwerkingsverbanden een antwoord op te vinden. Zijlstra en Boeijen van Het Notarieel – dat voor 80 procent uit vrouwen bestaat – vertellen dat opvolgingsvraagstukken bij hen beter te behappen zijn. 'Samenwerking zorgt ervoor dat het ondernemerschap aantrekkelijker wordt. Je kunt bijvoorbeeld als notaris prima vier dagen werken in plaats van vijf. Generatie Z heeft een andere kijk op de werk-privébalans en als te weinig mensen de stap naar het ondernemerschap maken, dan zijn we straks echt met te weinig.'
Netwerkdirecteur Van der Geld doet een soortgelijke observatie. 'We zeggen weleens gekscherend dat we één grote netwerkfamilie zijn van tweeduizend mensen. Onderling vertrouwen en collegialiteit maken het makkelijker om samen een oplossing te zoeken voor bijvoorbeeld uitval door ziekte, want het andere kantoor functioneert waarschijnlijk grotendeels op dezelfde manier. Zo ontstaat ook meer ruimte voor parttime werken.'

'We zijn 1 grote netwerkfamilie'

Een woord van waarschuwing

Samenwerken brengt wel bepaalde risico's met zich mee, waarschuwt directeur Yolanda de Groot van Bureau Financieel Toezicht (BFT). 'Het meest in het oog springende punt is dan de onafhankelijkheid van de notaris.' Als voorbeeld haalt zij de Pels Rijckenzaak aan, waarin partner-notaris Frank Oranje via een derdenrekening 11,5 miljoen euro achteroverdrukte. 'In die zaak sprak de tuchtrechter een notaris aan op het feit dat hij voor een collega werkzaamheden verrichtte zonder eerst onafhankelijk onderzoek te doen. Sindsdien adviseren zowel de KNB als het BFT notarissen niet collegiaal voor elkaar akten op te stellen.'
Samenwerking kan het lastig maken nee te zeggen tegen je collega, legt De Groot uit. 'Soms worden collega's vrienden, dan vertrouw je elkaar en ga je geen honderden vragen stellen. Maar in zo'n professioneel samenwerkingsverband moet dat dus wél. Houd het zuiver; protocoleer de risico's en maak interne afspraken om je eigen onafhankelijkheid te waarborgen.' 'Behoud ook te allen tijde de regie in je eigen praktijk en administratie', vervolgt ze. Als voorbeeld noemt ze de unieke positie die een notaris heeft bij het beheer van een derdenrekening. 'Uit de Pels Rijckenzaak blijkt: je bent en blijft als onafhankelijk notaris verantwoordelijk voor wat er op die derdenrekening gebeurt. De neiging ontstaat ook daar bij samenwerking elkaar blind te vertrouwen, maar bij de tuchtrechter red je het daar niet mee.'

Bij bijvoorbeeld Netwerk Notarissen houden aangesloten kantoren derdenrekeningen volledig in eigen beheer. 'Maar sommige samenwerkingsverbanden gaan zo ver dat ze de administratie van derdenrekeningen uitbesteden aan een extern bureau. Onlangs nog verduisterde een boekhouder van een notariële derdenrekening 3,1 miljoen euro. Ken en ondervang die risico's.'
Verstappen merkt op dat in aamenwerkingsverbanden wel gezonde tegenspraak kan worden georganiseerd, wat ze in dat opzicht juist weer minder kwetsbaar maakt voor fraude. 'Bij verschillende vastgoedfraudezaken waren telkens weer kantoren betrokken waar die zelfcontrole ontbrak. Dat speelt vooral op de solitaire notariskantoren. Want wie durft de notaris op die kantoren tegen te spreken?'

Scherp houden

Ondanks deze risico's geldt volgens BFT-directeur De Groot zoals in ieder beroep: 'Als je op een eilandje gaat zitten, dan loop je dingen mis. In een samenwerkingsverband houd je elkaar scherp. Je kunt kennis delen, dilemma's bespreken en elkaar op die manier versterken.' Tegelijkertijd moet volgens haar de mogelijkheid blijven bestaan om als notaris alleen een kantoor te runnen. 'Samenwerken hoeft niet altijd op basis van een contract. Door regelmatig met andere notarissen te sparren en bijvoorbeeld ringvergaderingen bij te wonen, kun je ook kennis opdoen.' Ook Verstappen is 'geenszins' tegen het fenomeen eenpitters, benadrukt hij. 'Sterker nog: we willen ze juist faciliteren, onder meer door de algemene praktijk straks als specialisatie te erkennen in de beroepsopleiding. Maar ze moeten wel openstaan voor samenwerking.'

Samenwerkingsverbanden in het kort

Het Notarieel

: tien aangesloten kantoren. Er zijn geen onderlinge prijsafspraken. Ieder kantoor is een zelfstandig functionerend allround notariskantoor met zijn eigen klantgebied, marktpositie en regio. Het Notarieel Shared Services ontzorgt op het gebied van bedrijfsvoering. Het notariële proces vindt plaats op de kantoren zelf, afgezien van het beheer van derdengelden. Er is geen backoffice waar akten worden gemaakt.

Netwerk Notarissen

: met zo’n 150 kantoren landelijk het grootste notariële samenwerkingsverband, bestaat in 2025 als bv 25 jaar. Kennisuitwisseling, kwaliteit en interregionaal overleg staan centraal. Netwerk Notarissen heeft geen backoffice of gezamenlijk notarieel digitaal pakket en aangesloten kantoren houden derdenrekeningen volledig in eigen beheer. Digitale toepassingen ontwikkelt Netwerk centraal op het hoofdkantoor in Utrecht.

Andere samenwerkingsverbanden in het notariaat zijn onder meer Elan Notarissen, Formaat Notarissen, Nico Notarissen en Metis Notarissen.