'Zorg ervoor dat je kunt aantonen wat je stelt'

'Van een academisch opgeleide volwassene mag je zelfreinigend vermogen verwachten'

'De kamer van toezicht toetst iemands deontologische benadering van een dossier. Hierin staat het professionele gedrag van een ingeschakelde notaris centraal, met als belangrijk aspect de betekenis die de notaris toekent aan de signalen die hij of zij krijgt tijdens de werkzaamheden aan het dossier en bovenal hoe die worden vastgelegd in het dossier. Het lijken misschien grove penseelstreken, maar het zijn cruciale aspecten bij de beoordeling van het gedrag van een notaris als onderwerp van een tuchtprocedure.'

Belangrijkste linie

Als beginnend notaris was ik al behoorlijk alert om niet voor het hekje te hoeven verschijnen, zoals we dat noemen. Daarom verplaats ik me in gedachten vaak in de situatie dat ik verantwoording zou moeten afleggen voor de afslagen die ik neem tijdens de behandeling van een zaak. Als notaris kom je dan direct bij de vervolgvragen: hoe zou ik dat doen en wat wil ik in mijn dossier hebben waarmee ik dat ook adequaat kan aantonen? Wie zich aanleert om dit tot een automatisme te verheffen, creëert een belangrijke linie die ervoor zorgt dat je niet snel met het tuchtrecht in aanraking komt, hoewel je dat nooit kunt uitsluiten. Maar mocht dat toch gebeuren, dan ben je voorbereid en is je dossier op orde.'
'Mijn werk in de kamer heeft bijgedragen aan mijn alertheid en de notie dat een klacht iedereen kan overkomen. Dit geef ik uiteraard door aan de volgende generatie (kandidaat-)notarissen op kantoor. Recent verzorgde ik samen met een andere notaris een voordracht over hoe het tuchtrecht werkt. Hoe je deontologisch je roer rechthoudt, alert blijft op de risico’s die er nu eenmaal zijn en de wijze waarop je het best je dossier kunt inrichten.'

Geen nazorg

'Een straf of maatregel behoort in mijn ogen niet te worden gelardeerd met een workshop of cursus op het persoonlijke vlak. Van iemand die de opleiding tot notaris heeft afgerond, verwacht ik een zelfreinigend vermogen zonder dat hij hierin begeleid wordt via een vorm van nazorg van de kamer. Zorgvuldig en professioneel gedrag behoren tot het normale attentiekader van elke notaris. Van een academisch opgeleide volwassene met een maatschappelijk verantwoordelijke functie verwacht ik dat je zelf inziet waar jouw aandachtspunten liggen.'
'Mijn belangrijkste tip: zorg ervoor dat je alles kunt aantonen wat je stelt. Als je stelt: ik heb mijn cliënt meerdere malen gewezen op vul-maar-in, zorg er dan voor dat je een dossiernotitie of e-mail kunt overleggen waaruit dit blijkt. Want ten overstaan van de kamer van toezicht moet je dat kunnen aantonen.'