Collegiale e-mails zijn geen verklaring in een geschil

Casus

Klaagster is sinds 2018 eigenaar van stadion GelreDome in Arnhem. Zij is in 2021 in een civiele procedure verwikkeld geraakt over de vraag of het stadion ter beschikking moest worden gesteld aan [bedrijf 2] op basis van een eeuwigdurend speelrecht, zoals beschreven in een leveringsakte van het stadion uit 1996. Klaagster is van mening dat zij dit niet hoefde te doen, mede op basis van een door de notaris in 2003 gepasseerde leveringsakte van het stadion. In de civiele procedure heeft [bedrijf 2] twee e-mails overgelegd van de notaris aan een kandidaat-notaris van een ander kantoor (waarvan de advocaten [bedrijf 2] bijstonden) over de inhoud van de leveringsakte uit 2003. Uiteindelijk is in 2023 tussen klaagster en [bedrijf 2] een minnelijke regeling over (het niet meer bestaan van) het speelrecht getroffen.

De klacht

Klaagster verwijt de notaris dat zij vragen over de leveringsakte uit 2003 heeft beantwoord van een kandidaat-notaris van een ander kantoor. Zij heeft dus een verklaring afgelegd aan [bedrijf 2] over deze akte, terwijl ze wist of hoorde te weten dat daarover een geschil bestond. Verder heeft zij nagelaten om klaagster op de hoogte te brengen van het voornemen tot het geven van de verklaring en om klaagster in de gelegenheid te stellen hierop te reageren. Ook zou de notaris onvoldoende zorgvuldig zijn geweest bij het opstellen en passeren van de leveringsakte in 2003.

Uitspraak: deels ongegrond en deels niet-ontvankelijk

Het oordeel

De notaris heeft terecht aangegeven dat zij geen verklaring heeft afgelegd aan één van de betrokken partijen, maar een vraag heeft beantwoord van een kandidaat-notaris van een ander kantoor. Het hof stelt vast dat de notaris de twee e-mails heeft gestuurd aan notariële medewerkers van het kantoor van de kandidaat-notaris. Het beschouwt dit niet als een formele verklaring, maar als collegiaal overleg. Bovendien heeft de notaris geen inhoudelijk oordeel gegeven. De vraag ging slechts over welke bijlage aan de leveringsakte 2003 was gehecht, en niet over de inhoud van de akte. De kandidaat-notaris heeft bij de notaris niet aangegeven dat er een geschil speelde en dat hij namens één van de betrokken partijen belde. Nu de notaris dit niet wist, hoefde zij hiermee ook geen rekening te houden.

Het hof beslist, net als de kamer voor het notariaat, dat de klacht voor een deel ongegrond en voor een deel niet-ontvankelijk is.

Gerechtshof Amsterdam 25 november 2025, ECLI:NL:GHAMS:2025:3110