Van 250 naar 775 euro: als declareren uit de hand loopt
Notarissen streven doorgaans naar de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Ze moeten echter altijd afwegen of de daarvoor te maken kosten in verhouding staan tot het doel. Dat gaat niet altijd goed, blijkt uit een tuchtuitspraak over excessief declareren.
Een dochter en een zoon zijn erfgenamen van hun vader. Zijn weduwe is niet de moeder van de erfgenamen. De erfgenamen benaderen een notaris om hen te helpen met de afwikkeling van een nalatenschap. De werkzaamheden worden verricht door twee medewerkers van de notaris. De erfgenamen hebben daarvoor een volmacht gegeven. De erfgenamen geven de notaris toestemming om de verschuldigde notariskosten te verrekenen met de nalatenschapsgelden.
Erflaters werkgever heeft een overlijdensuitkering overgemaakt op de laatst bekende bankrekening van erflater, inmiddels de ervenrekening. Omdat de uitkering toekwam aan de weduwe alleen, heeft de werkgever die later alsnog rechtstreeks aan haar overgemaakt. De werkgever heeft het eerder overgemaakte bedrag aan de notaris teruggevraagd op grond van onverschuldigde betaling. Terugbetaling vanaf de ervenrekening lukte echter niet meer omdat er onvoldoende saldo overbleef nadat het notariskantoor daarvan eerst de eigen declaraties had voldaan. De werkgever benaderde de erfgenamen met het verzoek om na te gaan waarom de notaris nog altijd niet aan het verzoek tot terugbetaling had voldaan. Daarop hebben de erfgenamen de volmacht aan de stichting ingetrokken.
De erfgenamen hebben een klacht ingediend tegen de notaris. Zij vinden onder meer dat de notaris exorbitant hoge kosten in rekening heeft gebracht. Ook is er gedreigd met het nemen van stappen als de declaraties niet binnen zeven dagen zouden worden betaald, zonder daar een verdere uitleg bij te geven.
Twee medewerkers
De kamer voor het notariaat oordeelt dat de notaris excessief heeft gedeclareerd. Een notaris moet de vereiste zorgvuldigheid in acht nemen, maar ook de kosten van zijn werkzaamheden afwegen tegen de noodzaak van die de werkzaamheden (vergelijk Hof Amsterdam 25 maart 2025, ECLI:NL:GHAMS:2025:701). Die afweging is hier niet gemaakt.
De notaris heeft in totaal een bedrag van 39.963,54 euro inclusief btw en 6 procent dossierkosten in rekening gebracht. De kosten zijn onder meer zo hoog opgelopen omdat de notaris verschillende werkzaamheden steeds door twee medewerkers samen heeft laten uitvoeren. Dat was volgens de notaris nodig omdat het om een gevoelige zaak ging. De onderlinge verhouding tussen de erfgenamen en de weduwe was verstoord. Bovendien zou er zo altijd ‘achtervang’ zijn.
De kamer oordeelt dat het niet nodig was om standaard twee medewerkers in te zetten. Het ging om een lichte vereffening van een positieve nalatenschap met maar twee erfgenamen die geen onenigheid met elkaar hadden. De weduwe – die er na het plotselinge overlijden van erflater eerst van uitging dat zij (mede-)erfgename was – vertrok binnen drie maanden uit de echtelijke woning nadat ze wist wat er in het testament stond. De erfgenamen waren het er toen al over eens dat en door wie de woning moest worden verkocht. In feite was alleen nog niet duidelijk wat ze met de auto zouden doen.
Uit de urenspecificaties blijkt dat de medewerkers vaak samenwerkten en overlegden, steeds tegen 250 euro per uur per persoon. Als zij overleg hadden met de notaris, bracht ook hij de tijd in rekening, soms tegen 275 euro. Door deze dubbele en driedubbele declaraties liep het uurtarief effectief op tot 775 euro.
Overzichtelijk dossier
De kamer is van oordeel dat de erfgenamen ervan uit mochten gaan dat voldoende gekwalificeerde medewerkers hun werkzaamheden in beginsel zelfstandig zouden verrichten. Het was een overzichtelijk dossier. Dat werkzaamheden samen worden opgepakt om te zorgen voor ‘achtervang’, rechtvaardigt evenmin dubbel declareren. Met een behoorlijke dossiervoering wordt evengoed bereikt dat een eventuele opvolger/invaller snel op de hoogte kan zijn van de stand van zaken.
Dubbel declareren kan bij bijzondere werkzaamheden soms gerechtvaardigd zijn, maar hier was dat niet het geval. De notaris had moeten afwegen of de kosten opwogen tegen de noodzaak van de werkzaamheden. Hij heeft excessief gedeclareerd door een aanzienlijk aantal werkzaamheden dubbel (en soms driedubbel) te declareren. De kamer vindt dit temeer tuchtrechtelijk verwijtbaar omdat dit vast kantoorbeleid lijkt.
De kamer vindt de betalingstermijn van zeven dagen ongepast en onzorgvuldig. Dat geldt ook voor het dreigen met maatregelen als de achterstallige, nog openstaande declaraties niet binnen die termijn zou worden betaald. Het kan niet aan de erfgenamen worden toegerekend dat er een betalingsachterstand was ontstaan. De volmacht gaf de notaris vooraf de bevoegdheid om declaraties te verrekenen met de aan de (gezamenlijke) erfgenamen toekomende nalatenschapsgelden, zodat de erfgenamen erop mochten vertrouwen dat dit correct zou gebeuren.
Tot slot verliep de overdracht van het dossier aan de opvolgend notaris onnodig stroef. De notaris beweerde dat onduidelijk was welke stukken nodig waren, terwijl erfgenamen en opvolgend notaris het volledige dossier hadden gevraagd. De kamer oordeelt dat het de verantwoordelijkheid van de notaris en zijn medewerkers was om het dossier snel en compleet over te dragen.
Vertrouwen geschaad
Al met al is de kamer van oordeel dat de notaris het vertrouwen heeft geschaad dat rechtzoekenden in het notariaat moeten kunnen stellen. Omdat daardoor sprake is van schending van een kernwaarde, acht de kamer een berisping passend en geboden. Uit het oogpunt van preventie besluit de kamer bovendien tot openbaarheid van deze tuchtmaatregel (kamer voor het notariaat ’s-Hertogenbosch 24 november 2025, ECLI:NL:TNORSHE:2025:19).
'Dat werkzaamheden samen werden opgepakt om te zorgen voor ‘achtervang’, rechtvaardigt geen dubbele declaraties'