De 9 valkuilen van het erfgenamenonderzoek
Familierechtnotarissen kennen het fenomeen. Een overledene heeft geen testament opgemaakt en voor het opstellen van een verklaring van erfrecht moeten de wettelijke erfgenamen in kaart worden gebracht. Zeker als het om kinderrijke gezinnen gaat, kan dat een hele klus zijn. En het gaat makkelijk fout.
Veel notarissen wenden zich tot allerlei verschillende gemeenten om informatie op te vragen over de (groot)ouders van een kinderloos overleden erflater. Afgezien van het feit dat dit helemaal niet nodig is, zijn er ook risico’s aan verbonden. Jacqueline Verkleij, erfgenamenonderzoeker bij het CBG|Centrum voor familiegeschiedenis, zet de belangrijkste valkuilen bij de zoektocht naar erfgenamen op een rij.
1. Zes miljoen persoonskaarten
Persoonskaarten zijn de vorm van bevolkingsregistratie die in 1939 in Nederland werd ingevoerd. Iedere inwoner kreeg een eigen kaart, met gegevens van zichzelf, zijn of haar ouders en kinderen. De kaarten werden bewaard bij de gemeente en verhuisden mee als iemand ging verhuizen. Na overlijden werden ze overgebracht naar het CBG|Centrum voor familiegeschiedenis. In het depot aan het Prins Willem-Alexanderhof in Den Haag liggen dan ook bijna zes miljoen kaarten, die inmiddels allemaal zijn gescand.
Erfgenamenonderzoekers van het CBG kunnen de kaarten van álle inwoners van Nederland die tussen 1939 en oktober 1994 zijn overleden met één druk op de knop raadplegen. Zo krijgen zij snel een compleet overzicht van alle gerechtigden in een nalatenschap, zonder dat het nodig is om verschillende gemeenten aan te schrijven. Dat scheelt de notaris een hoop (wacht)tijd en geld.
2. Persoonslijst niet compleet
De Basisregistratie Personen (BRP) is in oktober 1994 gedigitaliseerd. Persoonskaarten van mensen die toen nog leefden, bleven achter bij de gemeente waar ze op dat moment woonden. Het CBG beschikt over een digitaal Nationaal Register van Overledenen (NRO), dat is gekoppeld aan de BRP. Hierin staan de gegevens van mensen die zijn overleden na oktober 1994. Ook deze lijsten worden gebruikt voor erfgenamenonderzoek, maar er is één probleempje: bij de digitalisering waren gemeenten niet verplicht om de namen van kinderen geboren vóór 1 januari 1966 te koppelen aan de gegevens van de ouders. Als deze kinderen dus al voor die datum zijn getrouwd, bestaat in een enkel geval het risico dat de gegevens in de BRP en in het digitale NRO niet compleet zijn. Dan moet u alsnog de originele persoonskaart bij de betreffende gemeente opvragen. De BRP is dus niet altijd betrouwbaar.
3. Persoonskaart niet compleet
Let op! Ook persoonskaarten kunnen hiaten bevatten. Kinderen staan doorgaans alleen vermeld op de kaart van het gezinshoofd, meestal de man. Enkel de kaart van de moeder opvragen, heeft dus geen zin. Als je voor je onderzoek ver terug in de tijd moet en nakomelingen wilt traceren van personen die in 1920 of eerder trouwden, is er nog een ander risico. Persoonskaarten werden namelijk pas in 1939 ingevoerd. Een kind dat vóór 1920 geboren is, kan tegen die tijd al getrouwd zijn en het ouderlijk huis hebben verlaten. In dat geval wordt het kind niet meer vermeld op de kaart van de vader, en zult u verder in andere bronnen moeten zoeken.
4. Stiefkinderen
Kinderen staan vermeld op de achterkant van de persoonskaart. Daarbij staat hun geboorteplaats en -datum vermeld, plus de letter ‘z’ voor ‘zoon’ en ‘d’ voor ‘dochter’. Soms staat er echter ‘sz’ of ‘sd’ voor stiefzoon of -dochter. Hier kijk je makkelijk overheen, maar dit kan tot vervelende fouten leiden. Stiefkinderen zijn namelijk niet erfgerechtigd.
5. ‘Gerritbachjes’
Vernoemd naar het eerste paar personen met exact dezelfde naam, geboortedatum en geboortegemeente die onderzoekers van het CBG in het NRO tegenkwamen, kan een ‘Gerritbachje’ je heel wat hoofdbrekens bezorgen. Gerrit Bach en Gerrit Bach zijn beiden geboren in Den Haag op 1 september 1872. Hun vaders waren broers, die hun eerste zoon allebei hebben vernoemd naar de grootvader. Inmiddels zijn 69 van dit soort paren in het NRO aangetroffen. Het risico is reëel aanwezig dat je in een dergelijk geval de verkeerde kinderen tot erfgenaam bestempelt.
6. Fantasieloze ouders
Het komt vaker voor dan je denkt: twee kinderen uit hetzelfde gezin die dezelfde geboortenamen hebben. Ongetwijfeld zijn de roepnamen verschillend, maar die vermeldt de bevolkingsregistratie niet. Let dus goed op het geboortejaar (bijvoorbeeld bij de twee dames Hillechien Witvoet, dochters van dezelfde ouders en op dezelfde dag jarig – alleen is de een geboren in 1891 en de ander in 1894)!
7. Moeilijke afkortingen
Vanaf 1941 verplichtte de Duitse bezetter alle inwoners van Nederland ouder dan 15 jaar om een persoonsbewijs bij zich te dragen. Verwarrend genoeg werd het nummer van dit bewijs vermeld in het vak ‘Gemeente en adres’ op de persoonskaart, voorafgegaan door de afkorting ‘Pb’. Soms staat daar in potlood de afkorting ‘ing.’ achter, wat betekent dat het bewijs om wat voor reden dan ook was ingenomen. Onderzoekers van het CBG kregen ooit de vraag van een notaris die een persoonskaart had opgevraagd om welke ING-postbus in Maastricht dit ging. Verkeerde interpretatie van de afkorting ‘Pb’ komt vaker voor, maar in de oorlog bestond de ING toch echt nog niet.
8. Bijzondere situaties
Zoals gezegd staan kinderen in de regel vermeld op de persoonskaart van het gezinshoofd. Bij echtscheiding of overlijden van de man worden zij bijgeschreven op de kaart van de moeder. Maar wat als de moeder zwanger was toen haar man overleed en hertrouwde voordat het kind geboren werd? Dan staat het kind niet op de kaart van de overleden man, ook niet op die van de vrouw, maar op de kaart van de tweede man, die ten tijde van de geboorte gezinshoofd was geworden. Let wel: dit voorbeeld is niet gefingeerd!
Nog een bijzonder praktijkvoorbeeld: in de BRP staat van een overledene soms slechts de moeder vermeld. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij buitenechtelijke kinderen. Gewoonlijk krijgen zij de achternaam van de moeder, maar in één geval blijkt uit de originele persoonskaart van de erflaatster (opgevraagd bij de gemeente) dat zij drie achternamen heeft gehad: die van haar moeder, van de eerste man van haar moeder én van de tweede man van haar moeder. Wie is nu de biologische vader? Volgens de gemeente de man wiens naam ze uiteindelijk droeg. Maar op zijn persoonskaart staat ze duidelijk als stiefdochter aangegeven, terwijl ze op de kaart van de andere man als dochter staat. In zo’n geval zit er niets anders op dan de geboorteakte van erflaatster op te vragen, in de hoop dat die uitsluitsel geeft.
9. Onderzoek in het buitenland
Erfgenamenonderzoek in Nederland gaat dankzij de centrale databases van onder andere het CBG een stuk sneller dan over de grens. Soms zijn onderzoeksvragen in het buitenland redelijk eenvoudig op te lossen, maar het kan ook een behoorlijke uitdaging zijn. In Duitsland bijvoorbeeld kan een onderzoek tot wel vijf jaar in beslag nemen. Dat komt doordat de bevolkingsregistratie heel anders is ingericht. Persoonskaarten zoals we die in Nederland kennen en waarop de volledige levensloop vermeld staat, heeft men er niet; de gegevens moeten stapje voor stapje worden verzameld. In België moet zo ongeveer elke gemeente apart worden aangeschreven. Daarnaast is de privacywetgeving in ieder land anders. Wees daar dus alert op!
Hulp nodig?
De onderzoekers bij het CBG voeren al dertig jaar erfgenamenonderzoeken uit en er worden nog steeds nieuwe valkuilen ontdekt. Door hun ervaring, zorgvuldige manier van werken en toegang tot allerhande aanvullende bronnen zijn ze echter goed in staat deze te herkennen en te vermijden. Hulp nodig bij het opstellen van een erfgenamenoverzicht? Bespaar tijd en stuur een mail naar expertise@cbg.nl.