Eerste indruk
Uit onderzoek blijkt dat mensen zich al binnen enkele seconden een eerste indruk vormen. Die is vaak gebaseerd op uiterlijk, kleding, gezichtsuitdrukking en lichaamstaal. Deze razendsnelle inschatting speelt een grote rol bij de vraag of iemand als betrouwbaar en competent wordt gezien. Notarissen spreken vrijwel dagelijks mensen die ze nog niet kennen. Een goede eerste indruk is voor ons dus van groot belang. Niet alleen om opdrachten te krijgen, maar ook bij het verloop en de afronding van dossiers.
In seconden beslist een cliënt: vertrouwen of niet
Het eerste visitekaartje is de receptioniste die de afspraak inplant, het moment waarop een cliënt de website bezoekt of de eerste stap over de drempel zet. Juist daarom is het belangrijk stil te staan bij vragen als: wat voor notariskantoor zijn wij – en wat willen wij uitstralen? Modern of klassiek? Laagdrempelig of juist meer exclusief? En minstens zo belangrijk: sluit dat beeld aan bij wat wij daadwerkelijk naar buiten toe laten zien?
Handshake
Gelukkig is corona inmiddels voorbij en kunnen mensen weer gewoon handen schudden. Bij het ophalen van cliënten uit de ontvangstruimte gebeurt dit dan ook vaak, hoewel er soms ook nog wel een boks of ellenboog wordt gegeven. Dit moment is het eerste voorstelrondje.
Het komt regelmatig voor dat cliënten mijn naam niet goed verstaan of niet kennen, terwijl het in bepaalde delen van de wereld best een veelvoorkomende naam is. Vaak stellen ze vragen over mijn naam of roots, soms al aan het begin van de bespreking, soms pas aan het einde. Afhankelijk van het moment en de indruk die ik van de cliënten heb, probeer ik deze vragen zo zorgvuldig mogelijk te beantwoorden, zodat er een goede en vertrouwde indruk achterblijft.
Gastarbeiders
Soms vertel ik over de letterlijke betekenis van mijn naam, soms over de oorsprong ervan. Vaak vertel ik ook iets over mijn opa die in de jaren zestig naar Nederland kwam. Ik merk dan dat eigenlijk maar weinig mensen weten over de reis en de uitdagingen die deze gastarbeiders hebben (door)gemaakt. Bijzonder, omdat het toch om een relatief grote groep in Nederland gaat. Een enkele keer krijg ik ook de vraag of ik van de hugenoten afstam. Af en toe wordt mijn achternaam verkeerd gelezen of getypt in een mail: ‘Tuson’ of ‘Tuscon’ in plaats van Tosun. Dan is het mijn beurt om een (eerste) indruk te vormen: ‘Deze persoon denkt vast dat ik van de hugenoten afstam.’ Zo zijn onze hersenen constant bezig met het vormen van gedachten over de ander.
Voetbalshirt
Laatst vroeg een cliënt, met wie ik erg leuk contact had, of Tosun een Turkse naam is. Spontaan zei ik: ‘Ja, maar ik ben geen familie van de profvoetballer’, alsof ik al een vervolgvraag verwachtte. Daarop antwoordde hij: ‘Ik ben wél familie van de profvoetballer en heb pas twee voetbalshirts aan hem gevraagd. Ik maak er drie van, en dan krijg jij er ook één.’ Die reactie zag ik niet aankomen. Ik ben erg benieuwd of hij zijn belofte nakomt.