Kan digitalisering de werkdruk verlichten?

Lynn van der Wel

Toegevoegd notaris bij Van Eeten Notarissen in ’s Hertogenbosch
‘Laatst zei iemand dat het notariaat van alle dienstverleners het minst ‘verhipt’. De vraag is of dat terecht is, want het notariaat heeft flinke stappen gezet om te moderniseren. Zo kun je tegenwoordig een bv digitaal oprichten en is het mogelijk mensen op afstand te identificeren. Daarnaast speelt AI een steeds grotere rol. Er zijn nu programma’s die een koopovereenkomst uitlezen, inboeken en automatisch een dossier aanmaken, gekoppeld aan partijen. Wij zijn dat hier op kantoor aan het implementeren. Maar van een stoffig imago raak je blijkbaar niet zo snel af.

Digitalisering helpt zeker om de drukte op een notariskantoor het hoofd te bieden. Niet echt bij het werk dat de notaris zelf doet: gesprekken voeren en akten passeren. Maar in het voorbereidende en ondersteunende werk geeft digitalisering tijdwinst en daarmee helpt het bij het personeelsgebrek. Alles wat AI oplevert, moet je natuurlijk controleren, maar al met al denk ik dat de inzet van AI de werkdruk op kantoor zeker verlaagt.

De notaris-ondernemers bepalen in hoeverre een kantoor digitalisering omarmt. De notarissen bij ons op kantoor zijn daar vooruitstrevend in. We zijn niet zo groot, waardoor de lijnen kort zijn, dat maakt het makkelijker. Concrete voorbeelden: als je thuiswerkt kun je via een beveiligd systeem inloggen in je dossiers, en we printen hier zo min mogelijk. Correspondentie gaat digitaal. We maken wel fysieke dossiers aan, maar daar zitten alleen de hoogstnodige stukken in. Toch zal papier altijd blijven bestaan in dit vak. Ons eindproduct is nu eenmaal de notariële akte. Ik kan me niet voorstellen dat je ooit digitaal een testament kunt maken, want daarbij moet je je als notaris vergewissen van de wil van je cliënt. Contact met de cliënt is niet te vervangen.’

Lucienne van der Geld

Oprichter en directeur van Netwerk Notarissen, docent aan de Radboud Universiteit en raadsheer-plaatsvervanger bij het gerechtshof Den Haag
‘Tegenover een dalend aantal notarissen staat een groeiend aantal toegevoegd en kandidaat-notarissen. Maar de werkdruk is en blijft hoog. Dat heeft ook te maken met de demografie. Er is sprake van dubbele vergrijzing. Oudere mensen gaan vaker naar de notaris, denk aan (levens)testamenten. Mensen hebben bovendien een complexere levenswandel, onder meer door samengestelde gezinnen en meer welvaart. Vermogens zijn groter én complexer. Tegenwoordig zijn mensen actiever met hun geld; ze schenken bij leven of lenen kinderen geld voor een huis, dat moet ook fiscaal goed geregeld zijn.

Digitalisering kan zeker helpen om de drukte het hoofd te bieden, op verschillende manieren. AI kan informatie sneller toegankelijk maken, bijvoorbeeld door een selectie uitspraken door te lezen en samen te vatten. Uiteraard moet je daarbij kritisch blijven. ‘ChatGPT-jurisprudentie’ is inmiddels een woord in onze taal geworden. Helaas. Verder zijn er allerlei handige tools en pakketten om je te ondersteunen. Je kunt bijvoorbeeld snel en makkelijk vertalen. Het punt is: hoe ga je die notariële pakketten gebruiken? Juist in tijden van grote werkdruk is het niet haalbaar om grote veranderingen in één keer door te voeren. Het brein wil daar simpelweg niet aan. Je kunt beter kleine stapjes zetten. Een kleine verandering doorvoeren en kijken wat dat oplevert. Bereik je tijdwinst, dan stimuleert dat om weer een stapje te zetten. Ga je te hard, dan krijg je mensen niet mee en ontstaat weerstand. Vergeet niet: wie in het notariaat werkt, is servicegericht. De cliënt gaat altijd voor. Het is en blijft mensenwerk.

ChatGPT-jurisprudentie’ is inmiddels een woord in onze taal geworden. Helaas.

Ook is nog tijdwinst te boeken in kleine dingen. Sommige notarissen maken bij het eerste gesprek aantekeningen met pen en papier. Doe je dat digitaal, dan heb je de informatie direct in je dossier en kun je die gebruiken voor je eerste brief. Snel en efficiënt.’

Maaike Vrielink-Jacobs

Notaris bij Hof Notarissen in Goor
‘De slag naar efficiënter werken door digitalisering is natuurlijk al jaren aan de gang. Het begon met het automatiseren van werkprocessen. Nu komen daar mogelijkheden die AI biedt bij. Dat gaat veel verder dan automatiseren. Van AI verwacht je iets nieuws, iets slims. Maar onze geheimhoudingsplicht en de AVG zorgen ervoor dat we hier heel terughoudend mee moeten omgaan. Op dit moment maken we nog vrijwel geen gebruik van AI. Dat gaat wel veranderen binnenkort, verwacht ik.

Een hbo-rechtenstudent van de Saxion Hogeschool doet bij ons een afstudeeronderzoek naar het gebruik van AI op onze afdeling onroerend goed. Zijn voorlopige conclusie is dat het heel behulpzaam kan zijn om efficiënter te werken. Zo kun je bijvoorbeeld een gespreksverslag van een bespreking genereren. Maar de grote vraag is: hoe kun je dat veilig doen, gelet op alle regelgeving? Zolang je eerst alle persoonsgegevens moet verwijderen voordat je iets invoert, is de tijdwinst niet zo groot. Wat wel mogelijk is nu: een chatbot installeren, net als banken en webshops. Misschien is dat handig voor algemene vragen. Meer dan algemene informatie kan daar niet in, en ik vraag me af of het dan wat toevoegt voor de klant. Zelf erger ik me nogal eens aan chatbots.

Zoals de meeste kantoren gebruiken wij een gecertificeerd softwarepakket. Het zou het veiligst zijn om AI-toepassingen via een bestaand pakket te laten lopen. Aanbieders zijn daar nu mee bezig. In zo’n pakket zitten al klantgegevens, resultaten van onderzoek en controles van ID-gegevens. De werkdruk is heel hoog, dus het zou fijn zijn als je functie als notaris meer controlerend wordt en je het ‘productiewerk’ kunt digitaliseren met behulp van AI. Het is en blijft moeilijk aan ervaren kandidaten en medewerkers te komen. Onze afstudeerstudent komt helaas niet bij ons werken, hij wil verder studeren.’