Tien jaar DilemmApp: ‘Ons geweten is feilbaar’

‘Alles waar je niet zeker van bent, kan voor een dilemma zorgen’, zegt Peter Kooijman, notaris bij Kooijman Autar. ‘Ik heb er bewust voor gekozen om niet alleen de standaardopdrachten te doen. Dan horen dilemma’s erbij. Neem een buitenlandse klant die in Nederland een bedrijf wil beginnen. Dat kan een legitieme stap zijn om van hieruit makkelijker in de EU te ondernemen, maar zo’n entiteit kan ook gebruikt worden voor een btw-carrousel. En hoe weet je of iemand bij de oprichting van een vennootschap een stroman is? Als een cliënt advies bij een accountant heeft ingewonnen en een kundige indruk maakt, is het makkelijk. Maar wat als iemands cv totaal niet lijkt aan te sluiten bij zijn of haar ambitie? Dat hoeft niet per se een rode vlag te zijn, maar is wel reden voor nader onderzoek. Soms is het ook een gevoelskwestie. In zo’n situatie overleg ik vaak met een collega of de vertrouwensnotaris. Ik neem mijn gevoel serieus, maar vind het prettig om dat te toetsen.’

Bianca Geuze, notaris bij Q.G.M. en vertrouwensnotaris, merkt dat notarissen die haar benaderen met een dilemma meestal al heel goed hebben nagedacht. ‘Vaak willen ze vooral hun redenering toetsen. Een dilemma moet je stap voor stap afpellen: wat is mijn rol, welke plichten heb ik? Uiteindelijk kom je altijd tot een antwoord, al speelt daarin ook een zekere mate van subjectiviteit mee. Juist daarom is het belangrijk dat je je afweging niet alleen maakt en goed documenteert. Bespreek zo’n casus op kantoor of – als je de enige notaris bent – met een collega van een ander kantoor.’

Verzwaard onderzoek

Geuze: ‘Je leert van dilemma’s om zaken van een andere kant te bekijken. Je toetst je initiële denkrichting. Dat wil niet zeggen dat ieder dilemma voelt als een verrijking. Tegenwoordig zijn transacties met een hoog risico een dilemma. Is er bijvoorbeeld een Russische partij bij betrokken, dan moet je een verzwaard onderzoek uitvoeren. Dat is ongelofelijk tijdrovend, vaak een hele dag, en cliënten kunnen enorm aandringen.’ Een dilemma kan je ook onverhoeds besluipen, zegt notaris Rosalie van Bale van notariskantoor De Jong. ‘Bij een transactie met een buitenlandse tegenpartij bleek vlak voor het passeren van de akte dat het landenrisico was aangepast. Daardoor moesten we alsnog een verscherpt onderzoek uitvoeren. We hebben dit open en transparant aan de partijen uitgelegd. Gelukkig reageerden zij heel begripvol.’

Van Bale startte in november als zelfstandig notaris en kijkt ernaar uit dat ze binnenkort een waarnemingsbevoegde kandidaat-notaris krijgt voor twee dagen in de week. ‘Ik vind het heel belangrijk om open te zijn over dilemma’s. Als notaris moet je steeds meer controleren. Daarover moet je met elkaar in gesprek gaan. Die tijdsinvestering moet je voor lief nemen; het helpt je om een afgewogen antwoord op een vraag van een cliënt te geven.’

Ze heeft veel aan de sessies die ze met collega-notarissen heeft via het Notarieel Shared Services (HNS). ‘Dan zit je met veertig (kandidaat-)notarissen in een Teamsoverleg. Casussen die notarissen inbrengen worden besproken en jurisprudentie bestudeerd. Ik kan ook met vragen bij de compliance officer van HNS terecht.’ Ze beperkt zich niet tot haar eigen vakgebied. ‘Een keer in de maand bespreek ik met de dames van de receptie hun dilemma’s. Die zijn van een heel andere orde dan de mijne, maar net zo belangrijk. Als zij ontevreden zijn, wordt de klant niet goed bediend.’

Laaghangend fruit

Een dilemma doet pijn als je twee onverenigbare waarden moet combineren, zoals kwaliteit en snelheid. Geuze: ‘Werkdruk is een goed voorbeeld. De klant belt met een spoedklus, terwijl je medewerkers het al erg druk hebben. Zeg je ja of nee? Soms moet je nee zeggen. Of schuiven met werk. Het hoeft niet altijd A of B te zijn, soms is C ook een optie.’ Ook Van Bale heeft met dat bijltje gehakt. ‘Van een klant die voortdurend op zijn wenken wil worden bediend tegen het laagste tarief, kan je beter afscheid nemen. Dat iemand dan misschien boos wordt, brengt mij niet aan het twijfelen. Het scheelt dat we ruim in het werk zitten. Dan maak je makkelijker zulke keuzes.’

Als je alleen de makkelijke klanten aanneemt, ben je als notaris niet goed bezig

Kooijman ziet daardoor wel een ander dilemma ontstaan. ‘Er is zoveel werk dat de verleiding groot is om alleen voor het laaghangend fruit te gaan. Dan doe je bijvoorbeeld geen legalisaties of oprichtingen met buitenlandse betrokkenen meer. Maar als je alleen de makkelijke klanten aanneemt, ben je als notaris niet goed bezig.’

Dilemma’s worden kleiner als je ze deelt, benadrukt Geuze. ‘Zelf overleg ik graag met de kandidaat-notarissen op ons kantoor. Dat is een win-win: zowel zij als ik leren ervan.’ Zij pleit ervoor om vaker  dilemma’s met elkaar te delen. ‘De positie van notaris gaat mij aan het hart. We moeten de waarde van ons vak veel meer uitdragen, en dit hoort daar ook bij. Ik zou iedereen willen aanmoedigen om de dialoog aan te gaan. Als vertrouwensnotaris wil ik daar mijn steentje aan bijdragen. Wie met de vertrouwensnotaris overlegt, staat open voor die dialoog.’

Die openheid over dilemma’s heeft volgens Kooijman wel grenzen. ‘Stel dat een 23-jarige bij de aankoop van een woning onderuitgezakt aan tafel zit. Dan weet je dat er iets niet klopt; normaal zit iemand van die leeftijd op het puntje van zijn stoel bij de koop van z’n eerste huis – dat is een big deal. Zo’n anekdote moet je niet aan de grote klok hangen, want anders gaan zo iemand de volgende keer wél rechtopzitten.’

Kleine dingen

Over de DilemmApp, die dit jaar tien jaar bestaat, zijn de notarissen gematigd enthousiast. In het verleden hebben ze de app wel gebruikt, maar inmiddels is deze wat op de achtergrond geraakt. Toch moet de waarde van dit instrument niet worden onderschat, vindt Edgar Karssing, hoogleraar Filosofie, Beroepsethiek en Integriteitsmanagement aan Nyenrode Business Universiteit. ‘Een DilemmApp helpt om morele vraagstukken te herkennen. Bij ethiek denken we vaak aan grote schandalen, maar het schuilt juist in kleine dingen: hoe ga je om met anderen? De morele opdracht is om de goede dingen op de goede manier te doen. De deugden die daarvoor nodig zijn, moet je voortdurend aanscherpen. Het is gevaarlijk om daarvoor alleen op je morele kompas te vertrouwen. Ons geweten is feilbaar en kan haperen als het bijvoorbeeld slecht gaat met je kantoor. Daarom is het belangrijk om in gesprek te gaan met collega’s of een goede vriend.’

Ethiek is een zoektocht die je als beroepsgroep kan faciliteren, besluit de hoogleraar. ‘Niet alleen met een app, maar bijvoorbeeld ook met een commissie ethiek. Dan gaat het niet om een regel die is overtreden, maar over de kernwaarden die je als beroepsgroep belangrijk vindt. Morele oordeelsvorming en rechtsvinding liggen dicht bij elkaar. In beide gevallen ben je aan het wikken en wegen. Het verschil is dat je bij morele oordeelsvorming niet kan teruggrijpen op een wetboek.’

Bij de receptie spelen andere dilemma’s, maar net zo belangrijk