Digitalisering van het notariaat: Hulpmiddel, geen heilige graal
Personeelstekort, toegankelijkheid en de eisen van de moderne cliënt: het notariaat staat voor verschillende uitdagingen. In hoeverre kan digitalisering helpen om deze het hoofd te bieden?
Voor een toekomstbestendig notariaat is verdere digitalisering nodig, vindt de KNB. Er komt een aantal uitdagingen en ontwikkelingen af op de beroepsgroep (zie kader, red.), waarvoor digitalisering mogelijk een oplossing kan bieden. Natuurlijk is digitalisering belangrijk in het moderne notariaat, maar het is wel goed om duidelijk te hebben wat je daaronder verstaat, nuanceert notaris Anne Heijnen van Verhees Notarissen in Katwijk. ‘Digitalisering is vooral een stuk gereedschap. Wij zijn als kantoor heel ver in onze automatisering, we zijn ook bezig met AI. Daarmee kopen we vooral tijd en ruimte om meer persoonlijke aandacht te kunnen geven aan onze cliënten. Juist het persoonlijke contact is de toegevoegde waarde van het notariaat. Tijdens corona gingen veel notariskantoren in de omgeving over op geheel digitaal werken en sloten ze hun kantoren. Wij hebben toen juist een van onze vestigingen zo ingericht dat we veilig mensen konden blijven ontvangen. We hebben het nog nooit zo druk gehad.’
Experimenteren
Op het kantoor van Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen in Doetinchem is toegevoegd notaris Emile Bosveld druk aan het experimenteren met AI. Binnenkort komen de met behulp van AI ingesproken informatiefolders op de website, ondersteund met beeld. Infographics over specifieke onderdelen van testamenten zijn in de maak. ‘Ik wil graag laagdrempeliger communiceren met cliënten en geïnteresseerden. Aanbieders van notariële software houden zich bezig met workflow-oplossingen, de KNB met veilige opslag, maar die kennis heb ik niet. Ik zie vooral veel mogelijkheden om aan de voorkant, in de communicatie, een grote slag te maken.’
‘Digitalisering is vooral een stuk gereedschap’
Daarom werkt hij aan AI-producten, met gesproken tekst, infographics en filmpjes die zorgen dat cliënten veel beter voorbereid op kantoor komen. ‘Zo hebben ze al basiskennis en hoeven ze zich niet door ingewikkelde folders of ontwerpakten te worstelen die niet in spreektaal zijn geschreven. Bij standaardzaken ben je dan sneller klaar met de passeerafspraken en besprekingen. Belangrijk, want het was druk, het is druk en het wordt alleen maar drukker.’
Bijkomend voordeel is volgens Bosveld dat het vak dankzij dit soort digitale oplossingen aantrekkelijker wordt voor instromers in het vak. ‘Het werk wordt leuker als je niet alleen standaardteksten aan het toelichten bent tijdens besprekingen en passeerafspraken. Als je van tevoren laagdrempelige informatie hebt gegeven, kom je veel sneller tot de kern en door de stof en heb je meer tijd voor de specifieke bijzonderheden van de cliënt. Dan kun je je onderscheidende kennis en kunde laten zien. In het notariaat moeten we niet alleen maar doen wat er gevraagd wordt. We moeten mensen ook laten zien waar ze zelf nog niet aan hebben gedacht.’
Wiel uitvinden
Of digitale oplossingen gaan bijdragen aan vermindering van werkdruk en het oplossen van het opvolgingsvraagstuk, betwijfelt Heijnen. ‘Door de jaren heen hebben wij op technologisch vlak al flinke stappen gezet. Veel van wat te automatiseren valt, hebben we inmiddels ook daadwerkelijk geautomatiseerd.’ Dat heeft ook te maken met het verdienmodel dat je hanteert, vindt zij, want een notaris is ook een ondernemer. ‘Als ik wil investeren in automatisering omdat het mijn onderneming succesvoller maakt, dan is dat een besluit dat ik als ondernemer neem. Als mijn beroepsorganisatie mij daar regels voor oplegt, dan vind ik dat prima als de basis waaraan we allemaal moeten voldoen hetzelfde is. Kies ik ervoor om iets extra’s te doen, dat is mijn eigen keuze.’
De oplossing voor bijvoorbeeld het opvolgingsvraagstuk ligt volgens Heijnen veel meer in samenwerking dan in automatisering of digitalisering. ‘De tijd dat je elkaars concurrenten was, zijn we ruimschoots voorbij; we zijn eerder lotgenoten. Samen moeten we de basis van ons vak overeind houden. Dus niet allemaal zelf het wiel uitvinden, maar kennis delen. Automatisering en digitalisering helpen daarbij, maar zijn geen heilige graal en ook niet de redding van ons vak.’ In de regio is een aantal kantoren daarom met elkaar om de tafel gaan zitten. ‘Van oudsher ligt dat in het notariaat wat ingewikkeld, maar wij geloven dat samenwerking en collegialiteit heel belangrijk gaan worden de komende jaren.’
Op het kantoor van Bosveld zijn veel ideeën nog experimenteel, maar er wordt hard gewerkt aan toepassing in de praktijk. ‘Het zou mooi zijn als de KNB hierbij iets kon betekenen. Die heeft het geld, de kennis en de mensen – nu nog de wil om die stap vooruit te zetten om het beroep echt toekomstbestendig te maken. Anders worden we voorbijgelopen door allerlei commerciële partijen die online diensten aanbieden.’
‘We moeten mensen ook laten zien waar ze zelf niet aan hebben gedacht’
5 uitdagingen voor het notariaat
De KNB ziet vijf uitdagingen en ontwikkelingen op het notariaat afkomen:
- omarming door de beroepsgroep van digitale middelen voor efficiënt werken;
- opvangen van werkdruk, personeelstekort en het opvolgingsvraagstuk;
- de wensen van de moderne cliënt;
- toenemende complexiteit van het werk;
- weerbaarheid en veiligheid ten aanzien van geopolitieke en digitale dreigingen.
Digitalisering kan een rol spelen om deze uitdagingen samen met de beroepsgroep het hoofd te bieden, stelt KNB-bestuurslid Jan Janssens. De KNB zet in op ‘slimme digitale ondersteuning’ om het notariaat toekomstbestendig te maken. ‘We moeten nu doorpakken: de wereld digitaliseert en cliënten verwachten digitale oplossingen. De grootste uitdaging is hoe wij onze beroepsgroep hierin meekrijgen. Iedereen ziet het belang, maar de waan van de dag maakt het lastig om je er echt in te verdiepen.’
‘Digitalisering helpt ons bij het oplossen van de problemen waarmee we te kampen hebben: de werkdruk in het notariaat en de steeds complexere dossiers. Door processen te digitaliseren, kunnen we zorgvuldiger en efficiënter werken. De foutkans wordt kleiner en het wordt gemakkelijker om samen te werken met onze ketenpartners, zoals Kadaster, Kamer van Koophandel en Belastingdienst.’
Uniformiteit
‘De KNB heeft de kennis om de notaris te faciliteren en te ondersteunen bij die digitale processen. Daardoor zorgen we voor een bepaalde uniformiteit, de kaders binnen het landschap: waar moet ik als notaris wel en niet mee aan de slag? Waar de markt geen oplossing biedt, voorzien wij in een aanvulling. Zo voorkomen we een wirwar aan systemen.’
De KNB heeft al veel klaarliggen dat kan worden gebruikt: digitale cliëntidentificatie (DCI), poortwachtersondersteuning (later dit jaar), verdere vorming van een notariële private cloud, het digitaal ondertekenen en opslaan van onderhandse stukken en data en koppeling met het UBO-register. ‘Eigenlijk is alles al gereed om het digitaal doornemen van stukken en het ondertekenen op afstand mogelijk te maken. Nu wachten we vooral op aansluiting van de notariële softwareleveranciers en op wetgeving voor de digitale akte.’